Hogyan válasszunk irodát?

Ha irodát keresünk, az első és legfontosabb teendő, hogy kellően felmérjük az igényeinket és pontosan ismerjük a bérleménnyel szemben támasztott elvárásainkat. A CA IMMO szerint akkor kezdődhet az opcionális bérlemények megtekintése, ha a cég rendelkezik elegendő pénzügyi forrással ahhoz, hogy új irodába költözzön, esetleg egy jobb minőségű vagy nagyobb területre kössön bérleti szerződést.

Kisebb helyigénnyel rendelkező - 100 négyzetméter alatti -, vagy kezdő vállalkozásoknak megfelelő megoldást nyújthat a szolgáltatott vagy kis irodák bérlése. Ez a bérleti konstrukció rugalmasabb feltételeket tud kínálni, és alacsonyabb költségterhet jelent, illetve határozatlan időre is igényelhető (Pl. berendezések, irodatechnikai eszközök költségét meg tudják spórolni). Mikro vállalkozások akár napi díjban is bérelni tudnak egy-egy munkaállomást vagy kis irodahelyiséget. 

A CA IMMO szerint „A” kategóriás irodaházaknál a bérbeadó minimum 3 éves határozott idejű szerződéseket köt a piaci sztenderd alapján, de hosszabb; 5 vagy 10 éves elköteleződés esetén kedvezőbb ajánlatot kaphatunk: több bérleti díjmentes időszakot, vagy alacsonyabb nominális bérleti díjat. 

A bérleti díjak és üzemeltetési költség esetén fontos szem előtt tartani, hogy a fizetendő összeget a bruttó terület alapján számolják, azaz az irodaház közös területi szorzóját is figyelembe kell venni. Érdemes a kapott ajánlatot átbeszélni a bérbeadóval vagy az ügynökséggel, így könnyen össze tudjuk vetni a kapott összköltséget a saját rendelkezésre álló forrással.

Ha a megtekintett területre vonatkozó ajánlat megfelel pénzügyi oldalról a cég elvárásának, kérjünk be egy ültetési tervet, ahol a tervező kollégák a terület adottságait figyelembe véve az ügyfél igényeinek megfelelően választják le a munkaállomásokat és igyekeznek meghatározni az optimális elrendezést. Jól megtervezett, hatékony irodakialakítás esetén akár több tíz négyzetmétert is megtakaríthatunk, mellyel számszerűsíthető összeget spórolunk. A kialakításnál felmerülhetnek extra költségek, melyek nem az alap kiépítés részeit képezik (pl. üvegelemek, színes falfelületek, saját bérleményen belüli kamerarendszer stb.). Ezeknek az összegét rendszerint a cég saját maga fizeti, vagy egy részét, bizonyos tételeket átvállal a bérbeadó.

A ház műszaki állapotáról és az üzemeltetésről se feledkezzünk meg szerződéskötés előtt, véli a CA IMMO. Nem feltétlenül kell csak új épületben gondolkodni, hiszen a jól karbantartott 10 éves épület is teljes mértékben meg tud felelni az „A” kategóriás igényeknek. A gépészet folyamatos karbantartása és az esetleges felmerülő problémák azonnali vagy rövid időn belüli javítása sok kellemetlenségtől mentheti meg a bérlőket, ami egy már működő, több éves ház estében gördülékenyen zajlik. A helyi, épületen belüli üzemeltetés (on site facility management) rövidebb reakció időt garantál és a bérlőknek is kényelmesebb helyzetet teremt, ha házon belül tudnak segítséget kérni, vagy bejelenteni az észlelt hibákat.