Három lépés cégeknek, hogy olajozott legyen a hibrid munkavégzés

Folytatni a távmunkát vagy visszatérni az irodába? Ez a kérdés számos céget foglalkoztat a járvány lezárulta óta. Az utóbbi három év nagy változást hozott a vállalati munkakultúrában. Sok munkavállaló szeretné például az általa megszokott technikai megoldásokat használni, akár az irodában dolgoznak, akár otthonról. A vállalatoknak reagálniuk kell a változásokra, különben elveszíthetik a dolgozóikat a rugalmasabb cégek javára.

Az arany középút is kihívásokkal teli

Az arany középútnak tűnő megoldás a hibrid modell, de számos kihívással is jár. Egy felmérés szerint a hibrid modellben dolgozók 36 százaléka nem tud ugyanolyan produktív lenni az irodában, mint otthon. Ennek ellentmond viszont, hogy a dolgozók több mint 25 százaléka nehezen tud kapcsolatot tartani és együttműködni a távolról dolgozó kollégákkal. Az ellentmondás feloldása nagy körültekintést és tervezést követel a vállalatoktól. Ahhoz, hogy a hibrid munkahely sikeresen működjön, a vállalatnak biztosítania kell, hogy az irodában és otthonról dolgozó munkaerő közötti együttműködés zökkenőmentes legyen. Ha romlik a munkavállalói élmény minősége, csökken a produktivitás, és ez idővel az üzleti eredményeken is meglátszik.

A problémák nem kizárólag, de gyakran technológiai természetűek. A pandémiás időszak arra kényszerítette a cégeket, hogy gyorsan, korábbi tapasztalatokat nélkül alkalmazzanak valamilyen felhőalapú egységes kommunikációs rendszert (UCaaS), mint amilyen a Microsoft Teams vagy a Zoom. Ebből azonban számos új nehézség származott – az Unisys elemzése szerint a dolgozók 49 százaléka hetente akár öt óra produktív munkaidőt is elveszít az IT-nehézségek megoldásával.

Három lépés a zökkenőmentes munkahelyi együttműködésért

Hogy e nehézségekkel megküzdjenek, a vállalatoknak átfogó tervet kell kidolgozniuk, amely a munkavállalói élmény javítását helyezi a középpontba. Mindez alapos újragondolást igényel, bizonyos vállalatok esetében pedig új informatikai infrastruktúra kialakítását is szükségessé teheti, ami akár több hónapot is igénybe vehet. Szakértőink három pontban foglalták össze, hogyan növelhető a munkavállalói produktivitás és a kiemelkedő végfelhasználói élmény a hibrid munkahelyen.

1. Tervezés: világítsuk át az infrastruktúra repedéseit!

Megtörtént eset: egy nagy online meetingen az ügyfél konferenciaszobája, ahonnan több munkatársuk becsatlakozott a hívásba, valamilyen helyi műszaki probléma miatt lecsatlakozott. Az eredmény 60 percnyi tévedések vígjátéka: ötven ember nem tudta, hogy miért nem szólal meg senki, és hogy miért megy el fél óra a technikai problémák megoldására – egy szó, mint száz: jobb lett volna bemenni az irodába.

Vagy képzeljük el ennek a helyzetnek az ellentétét: egy nagyvállalat sok hónapnyi távmunka után újra megnyitja az irodát, és mindenki összegyűlik egy nagy értekezletre, de a konferenciaszoba videófelszerelése nem működik, ezért mindenki visszamegy a saját íróasztalához, és külön-külön csatlakozik be – épp úgy, mintha távmunkában tennék, vagyis semmi értelme nem volt bejönni.

Ezekből az esetekből is látható, mennyire fontos, hogy az IT-csapatnak pontos cselekvési terve legyen. Fel kell mérni, mekkora sávszélességre lesz szükség a megnövekedett videókonferencia-forgalomhoz. Ezután részletes értékelést kell készíteni a cég internetkapcsolatáról, a proxy szerverekről, tűzfalakról. Fel kell készülni rá, hogy gyorsan felismerjük a produktivitást csökkentő technikai problémákat, és mindezt azelőtt, hogy a felhasználók nagy tömegben visszatérnének az irodába. Készüljünk továbbá a fluktuáció okozta nehézségekre. Várható, hogy az irodába való visszatérési arány ingadozni fog, és lesznek olyan napok, amikor jóval többen vannak bent. Ilyenkor lehetséges, hogy a sávszélesség nem elég, és ez lefagyasztja a videóhívásokat.

2. Rugalmasság: legyünk készen a változtatásra a visszajelzések alapján!

Ahhoz, hogy egy hibrid munkahely gördülékenyen működjön, a cégeknek folyamatosan figyelemmel kell kísérniük a használati adatokat, statisztikákat, hogy azonosítsák azokat a területeket, ahol további fejlesztés szükséges. Ezek alapján az IT-csapat például felismerheti, hogy a konferenciaszobákkal kapcsolatos eredeti sávszélesség-becsléseik a legforgalmasabb napszakokban túl kevésnek bizonyultak. Vagy kiderülhet, hogy bizonyos földrajzi helyekről becsatlakozó kollégák számára nehézkesen működik egy új platform. Bármire mutassanak is az adatok, a vállalatoknak képesnek kell lenniük gyorsan reagálni a végfelhasználói igényekre, és biztosítani, hogy a munkavállalói élmény egyformán jó az irodában és otthonról. Ez a megközelítés nem kizárólag a hibrid iroda bevezetésekor szükséges, hanem a munkavégzés során folyamatosan.

3. Kényelem: biztosítsunk vonzó munkahelyi tereket!

Amikor a dolgozók az irodában vannak, olyan vagy jobb munkahelyi élményt várnak el, mint amihez a home office-ban hozzászoktak. A technológiai kérdések felől nézve ez azt jelenti, hogy hozzá akarnak férni a megszokott és bevált konferenciaszoftverekhez és digitális eszközökhöz. Tartsuk szem előtt, hogy a három évvel ezelőtti helyzetben tervezett meeting roomok nem fogják kielégíteni a mai munkavállalói igényeket. Ugyanígy fejleszteni kell az iroda audiovizuális felszereltségét mind szoftver, mind hardver terén.

A munkahelyi kényelem növelése igényelhet egy sor olyan változtatást, mint pluszmonitor, állóasztal, ergonomikus szék beszerzése vagy bármilyen más produktivitást és kényelmet növelő beruházás. Helytelen szemlélet azonban az, ha a megegyező minőségű munkahelyi élményt összekeverjük a megegyező élménnyel. El kell engedni azt, hogy az irodai munka teljesen olyan legyen, mint a távmunka: ehelyett inkább valami más kell, ami legalább olyan jó. Például felszabadítható nagy mennyiségű hely úgy, hogy az asztali telefont és más eszközöket egyetlen hot space-re redukáljuk a benn lévő munkahelyi alkalmazottaknak, az így nyert teret pedig kis csoportos együttműködési térré alakítjuk.

Konklúzió: aki időben alkalmazkodik, lépéselőnyben van

Soha nem volt még ilyen fontos a munkavállalók élményeinek figyelembevétele, mint most, a pandémia utáni új világban. Ebben a világban a vállalatok azért küzdenek, hogy kielégítsék a munkavállalók szükségleteit és igényeit otthoni, munkahelyi vagy hibrid környezetben egyaránt. Azok a vállalatok, amelyek már az előtt meg tudják oldani a kommunikációs és kollaborációs gondjaikat, hogy az eljutna a végfelhasználóhoz, nagy lépéselőnybe kerülnek.