Üzleti szabálykezelés egy gyorsuló világban

Mivel a külső körülmények döntően befolyásolják egy cég életét, ezért a piaci követelmények, törvényi szabályozók állandó változását rögtön követniük kell folyamataikban, amihez nagy mennyiségű szabályt kell egyszerre kezelniük. Az IT részéről ezek a kihívások egy merőben új szemléletmódot igényelnek az üzleti szabálykezelés területén.  Úgy kell ugyanis az üzleti szabályokat az informatikai rendszerekben implementálni, hogy azok maximális rugalmassággal támogassák a vezetőség által megfogalmazott üzleti célok eléréséhez szükséges változások végrehajtását, és a külső körülmények által diktált feltételek teljesítését.

A szemléletmód-váltás megértéséhez először vizsgáljuk meg a hagyományos megközelítés esetén alkalmazott szabálykezelési gyakorlatot. Eddig az volt az eljárás, hogy miután az üzleti folyamatok elemzése során beazonosítottuk a döntési pontok mögött meghúzódó üzleti szabályokat, azokat szétszórva különböző alkalmazásokba ”égetve” valósítottuk meg.  Az üzleti felhasználók számára így a szabályok változtatásának lehetősége korlátozott volt. Egy-egy paraméter módosításán túl, az informatika bevonása nélkül nem volt lehetőség jelentősebb beavatkozásra – teszi hozzá Rácz Imre. A szabályok változtatási sebességét ezért valójában az IT korlátozottan rendelkezésre álló erőforrásai határozták meg.

Azzal, hogy a vállalat rendszereiben elszórva implementálták, a szabályok újrafelhasználási lehetősége minimálissá szűkült.  A közös központi szabálytár hiányában egy változtatási igény esetén gyakran nagyon hasonló, esetenként teljesen azonos szabályokat is három-négy különböző rendszerben kellett módosítani a konzisztens állapot megteremtéséhez.

 A hagyományos szabálykezelési gyakorlatból fakadó problémák összefoglalóan:

- Lassú reagálás a gyorsan változó igényekre

- IT bevonást igényelnek a változtatások

- Kontrol hiánya

- Magas fejlesztési költség

- Hosszadalmas és bonyolult tesztelés

- Limitált az alkalmazások ismerete

Mindezeket a problémákat felismerve egyre nagyobb szerephez jutnak a BRM- (Business Rule Management) rendszerek. A BRM-rendszerek teljekörű eszközkészletet nyújtanak a szabályok kezeléséhez. Egyszerűsítik, és rugalmassá teszik az üzleti folyamatok életciklusát, az üzleti szabályokat pedig kiemelik az elszórt rendszerekből és centralizálják azok kezelését. Központi szabálytár alkalmazásával biztosítják az ”egy szabály egy helyen” elvet, ami nélkülözhetetlen feltétele a konzisztencia ellenőrzésnek. Használatukkal párhuzamosan, egymástól gyakorlatilag függetlenül fejlődhetnek az alkalmazások és az üzleti szabályok.

 A BRMS-rendszerek mögött meghúzódó szabálykezelési jó-gyakorlatok az alábbi négy alapelvre épülnek.

 Leválasztás

A leválasztás azt jelenti, hogy a szabályokat külön, az alkalmazás egyéb aspektusaitól függetlenül kezeljük. Ennek köszönhetően a szabályok módosítása, bővítése önállósodik a rendszer többi részétől, és így lehetővé válik, hogy a fejlesztésekkel párhuzamosan végezzük el ezeket a feladatokat . A szabályok minőségének javítása céljából pedig optimalizálási technikákat alkalmazunk a teljesség, a redundancia, az átfedés és konzisztencia ellenőrzésével.

 Nyomon követés

A nyomon követéssel egy üzleti szabály kapcsolatai válnak átláthatóvá. Egyik irányból a szabály kapcsolatát vizsgáljuk az üzleti stratégiával, operatív tervekkel, valamint üzleti motivációkkal. Teljesítmény mutatószám rendszer felállításával tesszük lehetővé az üzleti célok elérésében játszott szerepének mérését, s így időben észlelhetővé válnak a problémák, s korrigálhatók, finom hangolhatók a szabályok.

A szabályt vizsgáljuk még implementációjával kapcsolatban is. Gyakran egy szabály implementációjának módosítását követően, a működés során gyűjtött adatok felhasználásával szimulációkat futtatunk, és az eredmények kiértékelésével győződünk meg a változtatás helyességéről.

 Elkülönítés

Elkülönítés alatt egy közös központi szabálytárban összegyűjtött, az ületi oldal felhasználói számára is érthető nyelven és formában megvalósított szabálykezelést értünk. Ezzel az üzleti felhasználóknak elérhetővé válnak a működési és döntési szabályok, saját maguk képesek elemezni azokat, hiszen tudják, hogy hol vannak a szabályok, és azt is értik, hogy mik a szabályok.

 Változtathatóság

A változásra való felkészülés fontosságát hangsúlyozza ez az alapelv. Az üzleti felhasználóknak az IT bevonása nélkül, azonnal kell reagálniuk a külső és belső körülmények változásaira. Az üzleti szabályokat tehát úgy kell megvalósítani, hogy azok könnyen módosíthatók és karbantarthatók legyenek. Itt a változtathatóság alatt már nem csak a szabályok paraméterezhetőségét értjük, hanem azok szerkezeti átalakítására vonatkozó módosításokról is beszélünk.

 Jól látható tehát, hogy egy sikeres vállalatnak felül kell vizsgálnia üzleti szabályainak kezelését. A hagyományos megközelítés helyett, mely elrejti a szabályok implementációit és így az üzleti döntési logikát az üzleti felhasználók elől, a szabályok tervezését és menedzselését az üzleti oldalra kell bízni. Természetesen mind az IT-nek, mind az üzleti felhasználóknak ehhez hatékony eszközkészletre van szüksége, napjainkban a BRM-rendszerek jelentenek előrelépést ebben.