Kisebb tortán kell osztozniuk a rendezvényszervezőknek

Háromezer nagyvállalat vezetőivel készített interjút a Promo Direkt Kft. a szokásos kutatása keretében, s az eredmény a rendezvények szervezéséből profitálók számára lehangoló lett. Míg ugyanis a korábbi években a megkeresett több mint háromezer cég mintegy 45 százaléka jelezte valamilyen rendezvény lebonyolítását, tavaly már csak 31 százaléka, az idén pedig kevesebb, mint egynegyedük. A válaszadó cégek 35 százaléka volt budapesti, további 11 százaléka pest-megyei.
Különösen érzékenyen érintette tavaly a válság a szállást nyújtó hoteleket és panziókat, amelyek bevételének egyharmada származik az üzleti turizmusból.

Mint Szentirmay László, a kft. ügyvezetője elmondta: felméréseik szerint korábban a rendezvényt tervezők több mint egyharmada mondta, hogy szükséges a szállásfoglalás, most alig több mint egynegyedük, az idén már „csak” 24 százalékuk. Így a magánszemélyek megszerzéséhez hasonlóan a céges szállóvendégekért is igen nagy harcra lehet számítani. 2008-ban még 490 vállalat, tavaly már csak 260, most pedig mindössze 160 rendezvényese jelezte, hogy többnapos programot terveznek és szállást is kérnek. Sokat elárul: az ajánlatot szívesen fogadó 816 cég rendezvényfelelősei - kettő kivétellel - mind megadta közvetlen e-mail címét is, amelyre legálisan lehet ajánlatot küldeni (és ez nem jelent törvényellenes spamelést).

A tavalyihoz hasonlóan az idén is az derült ki, hogy a vállalatok több mint 90 százalékának nincs elkötelezett partnere. Vagyis bármennyire is fontosak a személyes kapcsolatok, de a cégek nyitottak, és – mivel a megszorítások miatt csökkennek a rendezvényes költségvetések  - egyre jobban megnézik, hogy milyen helyszínen és kivel bonyolítják le az eseményt.

A cégek fele tudja, mennyit kíván e célra költeni, egyharmadának még nincsenek pontos számai. Ez annyiban érdekes, hogy tavaly az arány pont ennek fordítottja volt. A konkrét összegeket említők által elmondottakból az derül ki, hogy a még a megtartandó rendezvények büdzséje is kisebb lesz: tavaly nem egészen a felük, (47 százalék), az idén viszont már kétharmaduk egymillió forint alatt terveznek költeni, ezen belül összesen 45 százalék félmilliónál is kevesebbet. A cégek 9 százaléka szán 5 millió forintnál is többet rendezvényre. 

A korábbi években a szakemberek még gyakran a különböző telefonkönyvekben, szaknévsorokban próbáltak utána nézni, hogy kit is lenne érdemes megkeresni, mint tervezett rendezvényük helyszínét vagy szolgáltatóját. Napjainkban azonban egyre inkább az interneten keresgélnek, ahol pár perc alatt kaphatják meg a választ, méghozzá sokkal részletesebb információval

Tervezett rendezvények
- A rendezvényben gondolkodó tervező cégek 40 százaléka fogadást, partit, vacsorát tervez, 19 százaléka kiállítást, bemutatót, 16 százaléka ügyfél- vagy vevőtalálkozót, promóciós rendezvényt;
- Az idén is csak 11 százalék lesz a tréningek, továbbképzések csapatépítések aránya, és a tavalyinál 5 százalékponttal kevesebb, 10 százalék tervez a konferenciát, kongresszust.

Mennyit szánnak a rendezvényre?
(Forint Arány, százalék)
< 500 ezer 45
500 ezer    1 millió 20
1-2 millió   13
2-4 millió     8
4-5 millió     5
> 5 millió     9
tudja 335 50
nem tudja 215 32
nincs válasz 121 18

Mennyi ez a tavalyihoz képest?
kevesebb         7
ugyanannyi    84
több                8
ninxcs válasz 1 0