Számlák papíralapon

Drága és pazarló a hazai cégek számlakezelési gyakorlata – állapította meg az LLP legfrissebb felmérése, amelyet olyan hazai cégeknél végzett el, amelyek legalább 100 és legfeljebb 1000 bejövő számlát dolgoznak fel havonta.

A kutatás eredményei szerint az átlagosan 1000 forintos költséggel feldolgozott számlákat a válaszadók 70 százaléka még mindig papíralapon továbbítja, csatolt formanyomtatványok és űrlapok segítségével. A cégek negyedénél több mint hat dolgozó bevonásával zajló manuális jóváhagyatási folyamat, a jelentős munkaidő- és költségráfordítás sokszor átláthatatlanná teszi a számlák feldolgozásának menetét.

A megkérdezett pénzügyi vezetők válaszaiból az is kiderül, hogy a vállalatok egyötöde nem centralizáltan, hanem több helyen végzi számláinak érkeztetését és feldolgozását. Az ilyen pénzügyi rendet követő társaságok többsége úgy nyilatkozott, hogy nem elégedettek a vállalatuknál jelenleg alkalmazott gyakorlattal. A kutatásban részt vevő vállalatok 20 százaléka a papíralapú igazoltatáson kívül a főbb pénzügyi adatokat elektronikus formában is eljuttatja a jóváhagyatási folyamatban érintett vezetőknek, és mindössze egytizedük végzi teljes mértékben digitalizáltan – valamilyen pénzügyi szoftver segítségével – a számlák igazoltatását.

Az LLP számításai szerint egy átlagos hazai vállalkozás már havi 1000 feldolgozott számlánál is legalább félmillió forint megtakarítást érhet el, ha a szoftveres megoldással támogatja a számlakezelési folyamatot.
– Az elektronikus számlakezeléssel a vállalkozások közvetlen megtakarítást érhetnek el a munkaerőköltségeken, mivel a papírokat szükségtelen személyesen jóváhagyásra átadni, és a számlák státusára vonatkozó, leigazolt beszerzésekhez, teljesítésigazolásokhoz kapcsolódó visszakeresések és kimutatások is azonnal rendelkezésre állnak.

Az automatizálással számottevően mérséklődik a papír- és a nyomtatási költség is. Ezeken kívül igen komoly közvetett megtakarítás érhető el az elveszett számlák és a hibák előfordulásának jelentős csökkentésével – mondta a kutatás kapcsán Fábián Zoltán, az LLP Hungary értékesítési vezetője.