Így spórolhat meg napi három órát a munkaidejéből

Egy irodista élete gyakran számokból és különféle adatokból áll, hiszen nyilvántartásokat, listákat, elszámolásokat vezet, erre pedig sokan valamilyen táblázatkezelő programot használnak. És bár az elérhető rendszerek már több évtizede gazdagítják a munka ezen eszköztárát, a szakértők megállapítása szerint a felhasználók 80 százaléka még mindig csak alapszinten használja az egyébként jóval nagyobb potenciállal rendelkező programokat. 

Rendkívüli módon visszavetheti a vállalkozások hatékony működését, ha a munkatársak nem tudják a táblázatokat megfelelően kezelni. Aki egy jól beállított Excel vagy Google táblázattal dolgozik, kétszer hatékonyabban él, hisz egy nap akár két-három órát is megspórolhat az idejéből

– fejtette ki Juhász Viktor, a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

Sokan még mindig „kockás füzetként” használják az Excelt.

A szakértő szerint egy táblázat akkor tud hatékony támogatást nyújtani, ha képes arra, hogy egyszerre többen dolgozzanak benne. Ezáltal az is rendkívül fontossá vált, hogy a táblázatkezelő megbízható biztonsági és mentési beállításokkal rendelkezzen. Elengedhetetlen funkció, a naplózás is, ami megmutatja, hogy ki, mikor és mit szerkesztett benne, hiszen csak így válnak mindenki számára lekövethetővé a különböző munkafolyamatok. Emellett egyre lényegesebb elvárás, hogy a különálló táblázatok egymásba integrálhatóak legyenek. 

Az öt leggyakoribb hiba

• Nem használnak adattípusokat – Aranyszabály, hogy még mielőtt bármihez nekilátunk a táblázatban, állítsuk be a cellák adattípusait. Így elkerülhető, hogy a táblázat félreértelmezze és átírja az adatokat.
• Egy cellába több értéket tesznek. Táblázatszerkesztés szempontjából nagyon fontos, hogy egy cellában csak egy érték legyen, mert csak így fogja tudni később elvégezni a kívánt műveleteket.
• Mindent külön munkalapon kezelnek. Tízből kilenc felhasználó biztosan beleesik ebbe a hibába. Számukra bizonyára hasznos tanács, hogy a különböző hetek, hónapok, évek külön munkafüzeten történő vezetése helyett inkább egy munkafüzeten belül külön oszlopokban kezelje őket. Ugyanis műveleteket csak az egy munkalapon lévő adatokkal lehet elvégezni, tehát egy éves elszámolás, vagy leltár alkalmával rengeteg plusz munkája lesz annak, aki a hónapokat külön füleken vezette.
• A táblázatokat a vizualitás szintjén kezelik. Gyakori hibába esik az a felhasználó, aki a táblázatot csupán szépre szeretné megcsinálni, miközben nem veszi figyelembe annak valódi funkcióját. A probléma, hogy ilyenkor csak az ábrázolás szintjén fog működni a táblázat, de a műveletek elvégzésére már nem lesz képes.
• Nem használják a Pivot funkciót. A kimutatás varázsló az egyik leghasznosabb funkciója a táblázatkezelő rendszereknek, ami az Excelben és a Google táblázatban is megtalálható. Ez a beállítás képes arra, hogy több ezer sorban és oszlopban elhelyezkedő adathalmokat pár kattintással elemezzen. Aki ezt a funkciót megismeri, az már tényleg csodákra képes a táblázatok kezelése során.