Miért okos döntés felhőbe költöztetni a céged?

A felhőtechnológia néhány éve forradalmat hozott a nemzetközi kis- és középvállalkozások életébe, köszönhetően annak, hogy ezeket a csúcskategóriás szolgáltatásokat mindenki számára elérhető áron forgalmazzák. A magánfelhasználású piacon gyakoriak az ingyenes verziók, de az üzleti csomagok is igen kedvező konstrukcióban érhetők el, például a Microsoft 365 (Office programcsomagok) esetében. De mi mindenre is nyújt megoldást a felhő, és miért vált nélkülözhetetlenné a pandémia alatt? Nos, elsősorban az adatok digitális tárolása, a kapcsolattartás, a munkafolyamatok szervezése, az ügyfelekkel való kommunikáció és az üzleti folyamatok elemzése az a terület, ahol alkalmazzák. Olyan népszerű platformokra kell gondolni itt, mint a Teams, a Power BI, a Microsoft 365 vagy a OneDrive. Ezek önállóan is nagyon felhasználóbarát alkalmazások, de akkor teremtenek igazán nagy értéket a cégnek, ha az üzleti folyamatok szerves részévé válnak, és segítenek a konkrét, számszerűsíthető eredmények elérésében a nap végén. Az első igazán nagy érték maga az IDŐ – a felhőszolgáltatások közvetítésével foglalkozó Kvazar.cloud szakértői a cikksorozat első részében ezzel a szemlélettel vizsgálták meg a fejlesztések alkalmazási területeit.

Eddig több száz, több ezer munkaóra ment a „levesbe”, itt az ideje a megújulásnak

Magától értetődő, de mégis ezzel kell kezdeni: az online térben folytatott megbeszélések, tárgyalások rengeteg időt szabadítanak fel a vállalkozások életében. A távmunka világszintű bevezetésével csak a Teams például 75 millió napi felhasználót regisztrált már áprilisban (több mint kétszeres növekedés az előző évi eredményhez képest), és volt egy olyan nap is kora tavasszal, amikor több mint 200 millióan vettek részt online meetingben egy 24 órás időszakban. Óriási számok, mégis egyszerű a logika mögötte. Ha csak egy értékesítő kolléga heti munkarendjét nézzük, aki eddig minden tárgyalására személyesen ment, akkor egy nap alatt átlagosan három vagy négy eredményes üzleti találkozót tudott teljesíteni. A munkaideje többi részét rendszerint utazással töltötte, ami a cégnek nettó veszteség. Az online térben akár napi hat ilyen meeting is kényelmesen megszervezhető, vagy a munkaidő többi része tisztán az utánkövetésre és egyéb feladatokra fordítható. Furcsa belegondolni, hogy eddig mennyi idő is ment el a „levesbe”: a munkába járással dolgozóként minimum napi egy óra (heti 7), a személyes találkozókkal heti 30, ami már egy tízfős vállalkozásnál is jelentős veszteség.

A rugalmasság lett a legfőbb érték

Több kutatás is rávilágított arra a tényre, hogy az alapvetően elutasító magyar vezetők is sokkal nyitottabban állnak hozzá a rugalmas munkavégzéshez. Az eddig megszokott 8–16-ig vagy 9–17-ig való munkarendben az számított, hogy az irodában egy légtérben együtt dolgozzanak a kollégák, és fegyelmezetten betartsák a protokollt akkor is, ha egyébként éppen kevesebb feladatuk volt. Ezzel a rendszerrel az a baj, hogy a munkatársak nem mindig érdekeltek abban, hogy gyorsabban végezzenek egy adott projekttel, hiszen az időben nekik nem jelent semmilyen megtakarítást. Ezzel szemben a rugalmas munkavégzés lehetővé teszi a dolgozóknak, hogy idejükkel saját maguk gazdálkodjanak, és ez sok esetben ahhoz vezetett, hogy ugyanazok az emberek tulajdonképpen több munkát végeztek el otthonról, mint a munkahelyükről. Ráadásul gyorsabban.

Indítson MOST új Microsoft szolgáltatásokat, és nyerjen!

A Kvazar és a Microsoft november hónapban közös akciót hirdetett, melynek keretében a magyar vállalkozások most kedvezménnyel indíthatnak új távmunka-szolgáltatásokat. A nyereményjáték fődíja egy videókonferencia-rendszer, emellett az első 15 jelentkező garantált ajándékban részesül. Az akcióról bővebben ITT tájékozódhat.

Igazságtalanok lennénk, ha csak munkáltatói oldalról vizsgálnánk meg a lehetőségeket, hiszen a technológia előnyeit az ügyfelek is élvezhetik. Ha valamilyen „szakit” rendeltünk, eddig rendszerint ki kellett fizetnünk a kiszállási díjakat már az állapotfelméréshez is. Ha egy chatbot vagy bármilyen más beépített problémafelmérő rendszert (sokszor igencsak egyszerűt) is üzemeltet egy adott vállalkozás, akkor az első kiszállást gyakran mellőzhetjük, és csak a hibaelhárítást kell végeznünk. A vevő számára ez megtakarításként jelentkezik, ezért minket választ: mi pedig okosabban tudunk gazdálkodni az erőforrásainkkal, mert időt spórolunk meg a számosságban kevesebb, de összességében több értéket termelő hibaelhárító kiszállásokkal.

Mindig van feljebb

Ahová még kevés magyar kis- és középvállalkozás jutott el: az automatizáció beépítése. Ez a közeljövő kulcskérdése, amiben a felhő óriási segítséget és többletértéket nyújt. Használatával szinte minden munkafolyamat ideje drámaian csökkenthető. Egy korábban két napig tartó számlázási procedúra például akár két órára. Az időpontfoglalás, az e-mail-visszaigazolások, a készletgazdálkodás vagy a ticketing mind-mind olyan terület, ahol a manuális erőforrások kiválthatók, és ezzel egyébként az emberi mulasztásból eredő hibák is megelőzhetők. A fejlesztések bevezetéséhez egyre kevésbé szükséges széles körű informatikai szakértelem, hiszen megjelentek a különböző low-code/no-code applikációk is – ennek egyik tipikus példája a Wordpress honlapkezelő platform, amely milliók számára tette lehetővé az online jelenlétet, szinte ingyen. A szervezetfejlesztésben sem kell sokáig várni, és ugyanilyen forradalom következik be: az automatizáció olyan magától értődő lesz, mint hogy van honlapunk. Az egyszerűség a gyártók számára is prioritás, a Microsoft Teams például nemcsak kapcsolattartásra használható, hanem nagyban hasonlít az okostelefonok működésére. Rengeteg szolgáltatást építhetünk bele attól függően, hogy milyen üzleti folyamatokban akarjuk használni. A legjobb az egészben az, hogy ezek gyártófüggetlenek. Nem kell mindegyiknek Microsoft-alappal rendelkeznie, hiszen a gyártók a rivális termékeket is elérhetővé tették egymásnak, hiszen közös érdekük a minél nagyobb felhasználói bázis kiépítése világszerte.

Nem a legokosabb vagy a leggazdagabb nyer, hanem aki legjobban tud alkalmazkodni

A legnagyobb hiba, amit a vállalkozók most elkövethetnek, hogy megelégednek a tavasszal bevezetett fejlesztésekkel, és évekre megállnak a fejlődés útján. A vírus kirobbanásakor megtörtént a tűzoltás, de az csak ideig-óráig tartja versenyben a céget. Most, amikor a munkavállalók és az ügyfelek is nyitottabbak az újdonságokra, kockázatmentesebben lehet nagyobb fejlesztéseket eszközölni. Elképzelhető, hogy nem 2020-ban húz majd leginkább a vállalkozás, de meg lehet alapozni annak, hogy bármilyen külső változás is érje a céget, a vezetőség gyorsan és hatékonyan tudjon reagálni rá. Ahogy a természetben, úgy az üzleti életben is igaz, hogy nem a legerősebb vagy a leggazdagabb marad életben, hanem aki a legjobban alkalmazkodik. Aki gyorsan lép, figyel a külső változásokra, és mer változtatni, az most versenyelőnybe kerül. A felhő ebben segít, és nyújt világszintű hátteret az üzletfejlesztéshez. Ha a Forma–1-ben és a nagy amerikai bankoknál esküsznek rá, nem lehet olyan rossz. Itt az ideje a következő fokozatba kapcsolni!