Irodai panaszok: a felesleges meetingek a dolgozók egyik legnagyobb baja

Számos dolog hathat arra, hogy a munkavállaló mennyire érzi jól magát a munkahelyén, és milyen mértékben fenyegeti a kiégés veszélye. E tényezők közé tartozik, hogy megfelelően van-e megszervezve a munka, mennyi idő megy el felesleges értekezletekre, hogyan találnak utat a jó ötletek, továbbá az, mennyire hatékony a cégen belüli információáramlás, és ennek hogyan tud részese lenni maga a dolgozó – derült ki egy felmérésből, melyet a Meta-INF készített az NRC piackutató közreműködésével.

Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna

Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna – az irodai kultúrában szállóigévé vált mondat kifejezően írja le az egyik legelterjedtebb céges jelenséget: a felesleges értekezleteket, megbeszéléseket. A megkérdezettek közel kétharmada legalább heti egy-két alkalommal sóhajt fel így, de 12 százalékuk heti három-négy találkozót is inkább e-maillel váltana ki.

E téren a frusztráltság mértéke nem független a vállalatmérettől: az ötven fő alatti cégeknél a válaszadók fele soha nem érzett így, az ennél nagyobbaknál viszont kétharmaduk legalább heti egy-két meetinget tart időpocsékolásnak. A legritkábban az IT-fejlesztésen és a programozásban dolgozók panaszkodnak a felesleges találkozókra, a leggyakrabban pedig a hagyományosan állandó időnyomás alatt dolgozó menedzserek.

A felesleges meetingek versenyében az építőipar vezet, ahol 

A személyes találkozóknak bizonyos esetekben fontos hatása lehet egy cég életében, sok helyen azonban egyfajta hagyományalapú automatizmus diktálja az összeülést akkor is, amikor nincs rá szükség – mondta Gáspár Attila, a Meta-INF társügyvezetője. – „Régen a kevésbé fontos meetingekre is volt idő, ma viszont akkor teszünk jót a kollégáinkkal, ha inkább megkíméljük őket tőlük. Ehhez nemcsak az ismert online eszközök állnak rendelkezésre, de azok a távolról elérhető kollaborációs platformok is, ahol az állandó meetingelés helyett aszinkron módokon tud folyni a közös munka” – tette hozzá.

Amitől mindenki kiég: nincs meg a dokumentum

A megkérdezettek kétharmadának heti szinten fél-két órát, minden huszadik válaszadónak két-három órát vesz el a munkaidejéből, hogy olyan el nem mentett vagy rosszul rendszerezett dokumentumok, e-mailek, fontos információt tartalmazó anyagok után kutat, amelyekre sürgősen szüksége lenne. Meglepő, hogy a legrosszabb helyzet éppen azoknál az 500 főnél nagyobb cégeknél tapasztalható, ahol feltételezhetnénk, hogy profi dokumentumkezelési rendszerek állnak a dolgozók rendelkezésére.

A rosszul elmentett dokumentumok okozta kárnak csak a kisebb része az elvesztegetett idő, a valódi problémát az jelenti, hogy kiesünk abból a lendületből és flow-ból, amivel a munkánkat végezzük. Gyakran alábecsüljük ennek jelentőségét, pedig fontos lenne tenni ellene, nemcsak a cég produktivitása, de a kollégák jóléte érdekében is. Erre jók a dokumentumkezelésre kifejlesztett rendszerek, valamint tudásbázisok: felszabadítanak az idő- és energiarabló feladatok alól, és segítenek az alkotásra, az értelmes munkára koncentrálni – mondta Gáspár Attila.

Elakadó üzenetek, fiókba szorult ötletek

A belső kommunikációs akadályok is súlyos problémát okoznak a dolgozóknak. A magyar fehérgallérosok csaknem ötöde úgy érzi, hogy kimarad a vállalati információs körforgásból, és nem értesül időben a fontos eseményekről. A részlegek közötti kommunikáció minőségével és gyorsaságával 18 százalékuk elégedetlen, 20 százalék pedig egyszerűen nem fér hozzá távolról a munkájához szükséges információkhoz. Mindez nem fest túl jó képet a Covid utáni hibrid munkavégzésre berendezkedett cégek működéséről.

Az pedig már egyenesen az üzleti versenyképességet érintő probléma, hogy a kutatás szerint a magyar cégek jó részében nem találják a megfelelő platformokat az alulról érkező új ötletek, innovációk becsatornázására. A válaszadók 19 százaléka nem tudott egyetérteni az állítással, hogy ha valakinek van egy jó ötlete a vállalatnál, az könnyen utat talál magának a megvalósításhoz, 31 százalékuk pedig semlegesen nyilatkozott erről.

Nemcsak az üzlet számára veszteség, ha az ötletek a fiókban maradnak, de a dolgozók motivációjára is károsan hat. Ez pedig hosszú távon a munkavállalók teljesítményének és elkötelezettségének gyengüléséhez is vezethet. Az alkalmazottak lojálisabbak azokban a szervezetekben, ahol azt érzik, hozzájárulhatnak a cég alakulásához, fejlődéséhez. Ez önmagát jó értelemben gerjesztő folyamatot szül:

– mondta Ádám Annabella, a BeBalanced Pszichológiai Pont munka- és szervezetpszichológusa.

Nem segít a helyzeten az sem, hogy a válaszadók 56 százaléka saját bevallása szerint a munkaideje legalább 10 százalékában olyan munkát végez, amelyet egy nála alacsonyabb képzettségű, kevesebb tapasztalattal rendelkező kolléga is el tudna látni. E kör több mint negyede munkaidejének legalább 40 százalékát tölti képességeinek, képesítésének nem megfelelő munkával. E téren az átlagosnál rosszabb helyzetben vannak a nők, a 40 év alatti korosztály, az 500 főnél nagyobb vállalatnál dolgozók, valamint többek közt az egészségügyben, a közigazgatásban, a kiskereskedelemben és a mezőgazdaságban foglalkoztatottak.