Miért félünk az elektronikus számlától?

2010 júliusában az Európai Tanács elfogadta az áfadirektívát módosító új számlázási irányelvet, amely célul tűzte ki, hogy legkésőbb 2013. január 1-jétől az Európai Unió határain belül kerüljenek egységes megítélés alá és minősüljenek egyenértékűnek az elektronikus és a papíralapú számlák. Jelenleg mégis számos akadály áll az elektronikus számlázás dinamikus terjedésének útjában. Ezen akadályok közé tartoznak különösen a nemzeti általános forgalmi adózási jogszabályok által támasztott változatos technikai követelmények, a számlázással kapcsolatos jogbizonytalanság és végül, de nem utolsósorban az, hogy egyes adózók tartanak az adóhatóság elektronikus számlákkal kapcsolatos ellenőrzésétől.

Az elektronikus számlázás rugalmasan és hatékonyan kombinálható az önszámlázással, illetve a harmadik fél általi számlázással is. Meghatározott feltételek teljesítése mellett az adózó meghatalmazhatja vevőjét vagy harmadik felet számlakibocsátási kötelezettségének teljesítésére. Ezen megoldás kapcsán, a megfelelő számlainformációk birtokában a meghatalmazott fél – az értékesítő vagy szolgáltatásnyújtó nevében – bocsátja ki az adott ügylet teljesítését igazoló számlát.

Az irányadó rendelkezések jelenleg kétféle technológiai megoldást tesznek lehetővé az elektronikus számlák kiállítására. Ez egyrészt a PKI rendszerű, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus számlázás, másrészt az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) történő számlázás. Az elektronikus számlák formátumára ugyanakkor jelenleg nincs (és nem is várható) különleges rendelkezés, nincs továbbá speciális előírás az elektronikus számlák továbbítására, azok kézbesítésének útjára sem – igaz, az adóhatósági ellenőrzések során meghatározott fájlformátumban szükséges a hatóság számára bemutatni az elektronikus bizonylatokat.

A fenti, megengedőnek tűnő jogszabályi háttér ellenére a magyar adózók mégis alacsony arányban alkalmazzák az elektronikus számlázási megoldásokat. Gyakorlati tapasztalataink szerint a legerősebb visszatartó erő a bizonytalanság (azaz a kiforratlan gyakorlat és technológiai háttér), valamint az adóhatósági ellenőrzéstől való félelem. Bár jelenleg nem létezik olyan hatósági eljárás, amely során az adózók az elektronikus számlázási megoldás bevezetését megelőzően kérhetnek hatósági jóváhagyást a bevezetni kívánt rendszerre, és csak „élesben” van lehetőség felmérni, hogy a számlázó rendszer valóban a jogszabályi rendelkezésekkel összhangban működik, tapasztalataink szerint az adóhatóság nyitott az új megoldásokra, és – az elektronikus számlázással kapcsolatos alapelvek teljesítésén túl – meglehetősen tág mozgásteret biztosít az adózók számára.

A piacon számos szolgáltató ajánlja hozzáértését és magas színvonalú szolgáltatásait, ám a szolgáltatók közötti választás során érdemes meggyőződni arról, hogy a választott partner valóban a jogszabályokban rögzítetteknek megfelelő feltételekkel nyújt megoldást. Az elektronikus számlázás kiszervezése kapcsán különös figyelmet kell fordítani a számlázással kapcsolatos alapelveknek való megfelelésre. Például ki kell zárni az olyan típusú megoldásokat, amelyek során a szolgáltató tevékenysége révén megkérdőjelezhető az adattartalom sértetlensége.

Az adóhatóság megközelítése szerint az ellenőrzések során az elektronikus számlák a papíralapú dokumentumokkal azonos megítélés alá esnek. Szintén saját tapasztalatunk, hogy a hatósági ellenőrzések során – például áfa kiutalása előtti vagy a bevallások utólagos vizsgálatára irányuló ellenőrzés stb. – a cégeknek érdemes felkészülni arra, hogy az elektronikus számlák ellenőrzésén túl az adóhatóság nagyobb figyelmet fordít a számlázóprogram, illetve a vállalatirányítási rendszer egyes további részeinek (például könyvelési modul) vizsgálatára is.

A közelmúltig az egyik legjelentősebb probléma az elektronikus számlák kontírozásának kötelezettsége volt, azonban immár lehetőség van a könyvelésre vonatkozó információkat az eredeti számlához csatolt mellékletként, elektronikus formában szerepeltetni, feltéve, hogy a csatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik.

A másik legégetőbb pont, a papíralapú számlák elektronikus archiválása vonatkozásában viszont még vannak nyitott kérdések, mind jogszabályi, mind gyakorlati téren. Az irányadó jogszabályi háttér alapján a lehetőség adott arra, hogy a cégek a papíralapú számlákat elektronikus úton őrizzék meg, fokozott biztonságú elektronikus aláírás elhelyezésével vagy úgynevezett zárt rendszerben történő megőrzéssel. Ezen megoldások gyakorlati megvalósításával kapcsolatban azonban, különös tekintettel a befogadói oldalra – például mi minősülhet zárt rendszernek –, nem ismert semmiféle hatósági álláspont.

Lényeges változás az elektronikus számlázással kapcsolatos technológiai megoldások terén várható: 2013. január 1-jétől elektronikus számla várhatóan előállítható lesz egyéb informatikai megoldások segítségével, feltéve, hogy a számlázással kapcsolatos alapelveket az adózó bizonyíthatóan teljesíteni tudja. Mindez új lendületet adhat a módszer terjedésének.

Magyarországon ugyanakkor egyelőre nincs olyan döntés, amely dán vagy finn mintára kötelezővé tenné az államigazgatás számára az elektronikus számlázás alkalmazását, bár az adózással kapcsolatos hazai jogszabályok 2004 óta lehetőséget nyújtanak elektronikus számlák kibocsátására. Nem tudni, hogy a kormány és a minisztérium rövid távú tervei között szerepel-e az új számlázási irányelv minél előbbi áfatörvénybe történő ágyazása, azonban nem szabad megfeledkezni arról, hogy a direktíva rendelkezéseit legkésőbb 2013. január 1-jétől a magyar jogrendbe is át kell ültetni.