Spórolási tippek kkv-knak

A megfelelő irodai környezet kiválasztásától kezdve a tudatos papírfelhasználáson át az optimális, akár zöld, fenntartható IT-megoldások alkalmazásáig számos olyan lehetőség áll a vállalkozások rendelkezésére, amellyel jelentős összegeket spórolhatnak meg a működésükön.

Iroda: menni vagy maradni?

Ha saját irodára nincs is minden vállalkozásnak szüksége, de az irodához tartozó informatikai megoldások, szolgáltatások nélkül szinte egyetlen kkv sem működhet professzionális módon. Amennyiben az irodabérlés mellett dönt egy kisvállalat, úgy mindenképpen érdemes alaposan körülnéznie a piacon. A válság hatására ugyanis az irodák kihasználtsága drasztikusan csökkent, a RARE 2010 utolsó negyedévéről készült jelentése szerint a fővárosi ingatlanok átlagos kihasználtsági rátája 26 százalék alá esett, így a bérlők is sokkal jobb alkupozícióba kerültek, az árak pedig lejjebb mentek.

Ha egy kis cégnek nincs szüksége folyamatosan irodára, akkor az úgynevezett coworking irodák jelenthetnek számára tökéletes megoldást. Ezekben a „közösségi munkavégzést” lehetővé tévő irodákban professzionális környezetben, óradíjas alapon lehet íróasztalt, internet-hozzáférést, nyomtatót, tárgyalótermet és egyéb irodai munkavégzéshez szükséges eszközt bérelni. Ez esetben a spórolást az jelenti, hogy csak a ténylegesen irodai munkára fordított idő után kell díjat fizetni. Az egyik hasonló budapesti irodaházban 800 forintért lehet a szolgáltatáshoz jutni óránként, az érdeklődést pedig jól mutatja, hogy mintegy 70 százalékos kihasználtsággal működik a létesítmény. Ugyanakkor költséghatékonysági okokból egy kisebb cég esetében az otthoni munkavégzésen is érdemes elgondolkodni, hisz ezzel lehet a legtöbb pénzt megtakarítani.

Papírtenger vs. digitalizálódás

Az irodai munka egyik legkárosabb mellékterméke a tonnányi kinyomtatott papír. A sok felesleges nyomtatás, amellett, hogy a környezetet is megterheli, hosszú távon komoly költséget jelent a cég számára. Szemléletváltással azonban jelentősen csökkenteni lehet egy iroda papírfelhasználását. Például a megbeszéléseken nyomtatott dokumentumok helyett érdemesebb laptopot használni, amelynek segítségével könnyedén lehet prezentálni, és a megbeszélésen elhangzottakat is azonnal le lehet jegyzetelni vele. Az e-számla ugyan még nem terjedt el széles körben hazánkban, de hoszszú távon érdemes áttérni erre a megoldásra. Ezt bizonyítja az Európai Bizottság egy korábbi becslése is: e szerint az így elérhető megtakarítások mértéke hat év alatt elérheti a 240 milliárd eurót a térségben. A kevesebb papírhasználat nemcsak a környezetet óvja, de időt, pénzt és helyet is lehet spórolni.

Meeting vagy konferenciahívás?

A digitális forradalom egyik legfontosabb vívmánya, hogy az internet segítségével virtuális tárgyalásokat, meetingeket is le lehet bonyolítani. Ezzel a megoldással meg lehet spórolni az utazás költségét, illetve az arra szánt időt is hasznosabb tevékenységre lehet fordítani.

Informatikai megoldások

Számos olyan szolgáltatás létezik a Magyar Telekom portfóliójában, amellyel nemcsak az internet- és telefon-előfizetést lehet havidíjas alapon igénybe venni, hanem irodai és informatikai szolgáltatásokat is. Ezek segítségével egy kisvállalatnak nem kell egyszerre komoly beruházást végeznie az informatikai infrastruktúrájának kiépítésére, fejlesztésére, hanem kisebb összegek törlesztésével juthat komplex IT-szolgáltatásokhoz. Eközben a közüzemi számlákon is jelentősen spórolást érhetnek el a cégek, hiszen amennyiben fix havi díjért bérelnek egy eszközt egy szerverparkban (ez az úgynevezett hosting megoldás), akkor az infrastruktúra áramfogyasztása és karbantartási díja sem náluk jelentkezik.