Bérszámfejtés bérmunkában

Szolgáltatás. A feladatkiszervezés, vagyis az outsourcing a modern vállalatvezetés egyik meghatározó eszköze. Mivel a cégek a kiszervezett tevékenységet az adott terület szakértőjétől vásárolják meg szolgáltatásként, működésük hátterét csúcsminőségben és költséghatékonyan tudják megteremteni. Az outsourcing mára hatékony megoldásnak számít a humánügyvitel területén is.
Az outsourcing mint üzleti stratégia először 1989-ben jelent meg, amikor a Kodak kiszervezte az adatfeldolgozását. Az azóta eltelt csaknem húsz évben az outsourcingra alkalmasnak tekintett területek száma jelentősen megnőtt, s egyre elterjedtebbé vált a humánügyvitel, ezen belül is a bérszámfejtés vállalaton kívülre helyezése is.
Ahhoz, hogy például egy 100-150 fős cég saját erőből biztonságosan meg tudja oldani a bérszámfejtési feladatait, legalább egy olyan munkatársat kell alkalmaznia, akinek társadalombiztosítási szakmai végzettsége, bérszámfejtési és munkaügyi szaktudása van, és felvértezett számviteli és adózási ismeretekkel is. Emellett – mivel a területen évente akár 10-15 jogszabályi módosítás is történik – gondoskodni kell a folyamatos szakmai továbbképzésről, a megfelelő infrastruktúráról és informatikai támogatásról, az érzékeny információk védelme érdekében pedig külön irodahelyiségről, számítógépről, illetve bérszámfejtő szoftverről.
A kiszervezést számos tényező indokolhatja. Ilyen például, ha egy vállalat a stratégiai tevékenységére kíván összpontosítani, ha kevés erőforrás áll a rendelkezésére, vagy valóban minőségi szolgáltatást kíván igénybe venni.
Ha a vállalat a HR-outsourcing mellett dönt, kulcskérdés a megfelelő partner kiválasztása. „A legfontosabb szempont, hogy a cég birtokában legyen mindazoknak a lehetőségeknek és készségeknek, amelyek a jó szolgáltatáshoz kellenek” – magyarázza Syrjänen-Barkóczy Eleonóra, a több mint 60 ezer munkavállaló bérszámfejtését végző Nexon stratégiai és kereskedelmi igazgatója. A bizalmi adatok és az esetleges szankciók miatt (egy-egy téves vagy elkésett adatszolgáltatás több millió forintos büntetést vonhat maga után) az is alapvető, hogy az outsourcing szolgáltatást nyújtó cég folyamatai megbízhatók és ellenőrzöttek legyenek, a beépített kontrollingpontok pedig megfelelően működjenek. „Mindenképpen javasolt, hogy a cégek a szolgáltatóval szolgáltatói szerződésben rögzítsék a teljes bérügyviteli folyamatot, a határidőket, emellett a feladatok elvégzésére teljes körű garanciát vállaljon a szolgáltató, az esetlegesen felmerülő hibák kezelése érdekében pedig megnyugtató, ha mindenre kiterjedő felelősségbiztosítás is van” – emelte ki.
A kiszervezéssel egyidejűleg megfontolandó lehet a humán-erőforrási terület más adminisztratív tevékenységeinek racionálisabb működtetése is. Jó példa erre egy belső HR-szolgáltató központ létrehozása, amelyben a bérügyviteli tevékenységen kívül a teljes HR-adminisztráció és az ügyfélszolgálat is működtethető. De külső szolgáltatónak is kiszervezhető a folyamat.
Ma már elengedhetetlenül fontos, hogy a feladatot elvállaló cég egyéb szolgáltatásokat is kínáljon az ügyfélnek. Például ASP-vel (application service providing – internetes eléréssel biztosított szoftverüzemeltetés) tegye lehetővé a humánerőforrás-gazdálkodási rendszer elérhetőségét és használatát. Ezen a kapcsolaton keresztül elvégezhető a főkönyvi feladás, a bérek utalása, elérhetők az adózással kapcsolatos információk, valamint az elektronikus munkabérjegyzék és a dolgozói önkiszolgáló felületek, amellyel a munkaidő-nyilvántartás, a cafeteria- vagy a munkaügyi adminisztráció tehető hatékonyabbá. VG