Ha újra felgyúlnak az irodai fények

A vírus jött, látott, de nem győzött, viszont számtalan területen változást követelt. A vakcina hírére egyre közelebb került a társas érintkezés és ezzel együtt az újbóli munkába járás lehetősége. De milyen lesz az irodai élet ezután? Ha négy divatos szóban kellene összefoglalni a jövő munkahelyének irányzatait, akkor a flexibilis, agilis, hibrid és virtuális kifejezéseket használnánk, de persze a home office is velünk marad – írja a Loffice közleményében.

A vállalatok feladata most az, hogy

kiértékeljék az elmúlt év tanulságait és lefektessék egy olyan új, a korábbinál optimálisabb és fenntarthatóbb működési rend alapjait, ahol a hatékonyság és a munkavállalói jólét kéz a kézben járnak.

Hogy irodára szükség lesz-e, az a legtöbb cég esetében megkérdőjelezhetetlen. A vállalati kultúra és csapatkohézió sokkal kevésbé adható át és tartható egységben a valós, közös térben eltöltött érdemi idő nélkül és a fókuszált munkára sem jelent minden esetben megoldást az otthoni környezet.

Egy ideális világban márpedig mindennek megvan a maga helye és ideje. A továbbiakban sorra veszik, hogy milyen lehetőségek közül választhat egy vezető, ha pozitív változást szeretne előidézni cége és kollégái életében, ez a kihívásokkal teli időszak után.

Változatlan irodaméret, új funkciók

A korábban népszerű open office koncepciót az ún. tevékenység alapú térszervezés váltja fel. Ennek a lényege, hogy mindenki ott végzi a munkáját, ahol az az éppen ellátott feladata szempontjából a legideálisabb. A dedikált és flexibilis munkaállomások száma a kollégák aktuális igényei és az elvégzendő feladatok jellege szerint alakulnak. És mit fogunk csinálni ezekben az újhullámos irodákban? Személyes interakcióba lépünk, találkozunk, gondolkodunk, szakmázunk, eszmét- és tapasztalatot cserélünk, és olyan koncentrált csapatmunkát végzünk, ami magányosan lehetetlen.

Aki tehát jelenlegi irodája átszervezésén gondolkodik, tervezzen több szociális teret, brainstorming céljára alkalmas társalgót és tárgyalót, illetve könnyen alakítható, szellős munkaállomásokat, ahol az egy főre jutó négyzetméter jóval meghaladja a vírus-időszakot megelőző előírást. A munkatér ezáltal átalakul, új funkciók jelennek meg válaszul az új igényekre, de az irodaterek mérete nem csökken.

Csökkenő irodaméret, váltott műszak

Az előrejelzések szerint a home office adta szabadságot mind a munkáltatók, mind a munkavállalók egy része nehezen engedi majd el, így alapvetően azzal érdemes számolni, hogy bizonyos mértékben ezután is része marad az életünknek. A rotációs alapon, a kollégák váltott irodai jelenlétével működő beosztás bevezetésével, egyes cégeknél még az is kiderülhet, hogy nincs szükségük akkora területre, mint korábban. Egy jól átgondolt munkarenddel és térszervezéssel tehát még az irodaterület és ezáltal a bérleti költségek is csökkenthetők.

Iroda nélkül, virtuálisan

Azon cégek pedig, akik számára a vírus nagy tanulsága, hogy kollégáik a home office bevezetésével a korábbihoz hasonlóan, vagy még jobban teljesítenek, egyáltalán nincs szükségük állandó fizikai térre. Nekik is elengedhetetlen azonban egy cím, ahova cégük székhelyét bejegyeztetik, ahol postájukat és csomagjaikat nap mint nap átveszik, és igény esetén lehetőségük van arra, hogy professzionális és stílusos irodai környezetben tárgyaljanak. Ekkor lép életbe a virtuális iroda és székhelyszolgáltatás, mint a fizikai teret helyettesítő megoldás.

Klementz Kata, a Loffice társalapítója, így fogalmaz:

„Érezhető, hogy a cégvezetők, beruházók és ingatlanfejlesztők már realizálták ezen fenti lehetőségeiket, és keresik a módját a költségek, a funkciók és a működés optimalizálásának.

A Loffice-hoz az utóbbi hónapokban több megkeresés is érkezett. Ezek egy része már meglévő irodaterek átstrukturálására, a munka- és közösségi terek észszerű kialakítására vonatkozik. Másik része pedig még épülő ingatlanok újfajta iroda-üzemeltetési koncepciójának kidolgozását és megvalósítását célozza.”

Általánosságban elmondható, hogy még mielőtt újra felgyúlnak az irodai fények és a kollégák teljes létszámmal visszatérnek dolgozni, érdemes a fenti opciókat mérlegelni és egy alapos irodatér átvilágítást (office space audit) végezni.

A piaci trendeket vizsgálva megállapítható, hogy

a poszt-pandémiás időszakban a vírus pozitív hozományaként lazulnak az irodai keretek és egy szabadabb, flexibilisebb, a tényleges teljesítményt, és az egyéni igényeket még inkább fókuszba helyező munkahelyi kultúra köszönthet ránk.