Anyagi veszteséget is okoznak a dolgozókat őrületbe kergető értekezletek

A költségcsökkentéssel telt 2022-es esztendő után a Shopify a hatékonyságnövelésre helyezi a hangsúlyt 2023-ban. Miután az alkalmazottak visszatértek az ünnepi időszakról, a kanadai e-kereskedelmi vállalat azzal a hírrel várta őket, hogy naptártisztítást végez, és örökre száműz minden olyan ismétlődő értekezletet és megbeszélést, amelyen kettőnél több ember vesz részt, ezzel egyidejűleg újra bevezeti azt a szabályt, amely szerint szerdán egyáltalán nem lehet megbeszélést tartani – számolt be róla a Bloomberg.

Az ötven főnél nagyobb létszámú megbeszéléseket csütörtökönként, egy előre maghatározott hatórás intervallumon belül lehet lebonyolítani, és hetente legfeljebb egy találkozót tarthatnak. A vállalat vezetése arra is ösztönözni fogja a dolgozókat, hogy utasítsák el az egyéb megbeszéléseket, és lépjenek ki a nagy belső csevegőcsoportokból is.

Rossz motivátor és ablakon kidobott pénz a fölösleges értekezlet

Tobi Lutke vezérigazgató, a cég társalapítója a döntés kapcsán arról beszélt, hogy sokkal könnyebb feladatokat hozzáadni a meglévőkhöz, mint eltávolítani őket.

– nyilatkozta Lutke.

A nagy, elhúzódó és terméketlen megbeszélések a mai hibrid munkahelyek egyik legfőbb kerékkötőivé váltak, emiatt egyre több vállalat látja be, hogy vissza kell szorítani őket. A Facebook anyavállalata, a Meta, a háztartási termékeket gyártó Clorox, valamint a Twilio technológiai cég is azok közé tartozik, amelyek értekezletmentes napokat vezettek be a hatékonyság növelése érdekében.

Egy 2022-ben készült felmérés szerint a dolgozók átlagosan heti 18 órát töltenek értekezleteken, és az egyeztetések csupán 14 százalékát utasítják vissza, pedig 31 százalékukról szívesen lemondanának. A kutatás rávilágított arra is, hogy a nagy szervezeteknél évente csaknem 100 millió dollárt pazarolnak el a nem létfontosságú értekezletek miatti időkiesés miatt.

Steven Rogelberg, a Charlotte-i Észak-Karolinai Egyetem szervezéstudományi, pszichológiai és menedzsmentprofesszora szerint a rosszul menedzselt értekezletek akár a munkavállalók elkötelezettségét is ronthatják, és még a felmondási szándékukat is növelhetik. A Microsoft munkahelyi szoftverének több ezer felhasználóján alapuló adathalmazból kirajzolódott az is, hogy a koronavírus-járvány első két évében több mint megháromszorozódott az értekezleteken eltöltött idő, miközben a heti értekezletek száma a duplájára nőtt.

A Shopify bejelentette azt is, hogy egy erre a célra kifejlesztett bot fog felelni az új szabályozás végrehajtásáért. Január 5-én kezdte működését, és ettől kezdve rendszeresen figyelmezteti az értekezletek szervezőit az új szabályokra.

– mondta ennek kapcsán Kaz Nejatian, a vállalat termékért felelős alelnöke.

A legutóbbi változások a cég nagy költségcsökkentési törekvései közepette történtek. Az online vásárlás fellendülésekor a Shopify papírjai a legfelkapottabb részvények közé tartoztak, és a cég Kanada legértékesebb vállalatává vált, azonban a részvények tavaly 75 százalékot zuhantak. A cég a nyár folyamán csaknem ezer munkahelyet szüntetett meg az 10 ezer fős létszámából. Lutke akkor elismerte, hogy túlbecsülte a világjárvány e-kereskedelemre gyakorolt hatását.

Az alkalmazottak a cég legértékesebb erőforrásai

Komoly probléma, hogy a dolgozókat a főnökeik gyakran nem megfelelő módon kezelik. „Az agykéreg rendkívül érzékeny, így ha vezető vagy, és stresszeled az embereidet, azzal valójában lábon lövöd magadat” – hívta fel a figyelmet az NDTV-nek adott interjújában Bruce Perry idegtudós és pszichiáter, a Neurosequential Network alapítója.

A szakember elmagyarázta, miként teremthetnek a munkáltatók és a munkatársak megfelelő munkahelyi környezetet a nyugalom, a termelékenység, az innováció és a kreativitás előmozdítására egy olyan világban, ahol a dolgozók rendszeresen az orosz–ukrán háborúról és a végtelennek tűnő koronavírus-járványról szóló, negatív hangvételű szalagcímekkel szembesülnek nap mint nap.

– emelte ki a szakember.

Hozzátette, hogy amikor az emberi agy valami ismeretlent lát, az alapértelmezett válasza az, hogy úgy viselkedik, mintha fenyegetnék, és aktiválja a stresszválaszt. Ilyen reakció jelentkezhet akkor is, ha egy meglepetésszerű feladattal vagy egy kiabáló főnökkel találja magát szembe a munkavállaló. A szakértő szerint egy következetes, kiegyensúlyozott munkahelyi vezető a dolgozókra is jobb hatással van. Szintén sok kiszámíthatatlanságot okoz a munkavállalóknak a túlzottan hierarchikus struktúra, mivel nem csupán azt az érzetet kelti az emberben, hogy kevés szerepe van a rendszer működésében, de azt is, hogy sok rajta kívülálló tényező és szereplő is ráhatással van a munkájára.

A szakember hangsúlyozta, hogy amikor az emberek túlterheltek, depressziósak vagy aggódnak, a tűrőképességük csökken, ráadásul fizikailag is megbetegszenek, vagy épp érzelmileg is elkeserednek. Ezek akár a munkahely elhagyásához is vezetnek. Ennek ékes példája volt, hogy a világjárvány idején a megszokottnál jóval többen mentek idejekorán nyugdíjba, vagy épp hagyták abba a korábban megkezdett oktatást. Arra a kérdésre, hogy mi lehet olyan munkahelyi tevékenység, amely erőteljesen megterheli a munkavállalók agykérgét, Bruce Perry egyből az értekezleteket hozta fel.

– húzta alá a szakértő.

A szervezetek szerinte sok olyan dolgot tesznek, ami nagyon kontraproduktív.

Perry szerint a kimerült vagy traumatizált alkalmazottakon az úgynevezett munkahelyi kapcsolati pillanatok segíthetnek. Ezek olyan, egy-két perces, munkavégzéshez nem kapcsolódó érintkezések, amelyek jelzik az embereknek, hogy tartoznak valahova, törődnek velük, és meghallgatják őket. Ezek rendszeres, ismétlődő élmények, amelyek terápiásan hatnak a központi idegrendszerre.

A szakértő szerint a vezetők feladata is, hogy ilyen kapcsolódási pontok kialakuljanak a közösségben.

Okosóra a megspórolt órákért

Bár az értekezletek számának és idejének csökkentése hosszú távon is kifizetődő, minden változás okozhat eleinte nehézségeket. A motivációnak egy érdekes formáját választotta a Curriculum Associates amerikai oktatási-technológiai vállalat. A 2000 alkalmazottat foglalkoztató cégnél igencsak elharapóztak a megbeszélések, így a cégnek lépnie kellett.

Az erről szóló esettanulmányt a Boston Globe cikke ismertette. A vállalat arra ösztönözte a dolgozóit, hogy javítsák munkahelyi időgazdálkodásukat. Ennek érdekében egy kihívást is hirdetett munkavállalói körében:

Sari Laberis, a Curriculum Associates oktatói közösségért felelős igazgatóhelyettese is részt vett a kihívásban. A szakember arról számolt be, hogy majdnem minden nap felszabadított egy órát azáltal, hogy csökkentette a nem hatékony megbeszélések számát. Az igazgatóhelyettes végül egy Apple óra boldog tulajdonosa lett, de kiemelte, hogy a napirend felesleges részeinek lefaragása már önmagában is jutalom volt számára.
A kihívás során a Curriculum Associates folyamatosan mérte a résztvevők időmegtakarítását. A kihíváshoz mintegy 300 alkalmazott csatlakozott, és a projekt végén a résztvevők fele érdemelte ki az Apple Watchot.

A kihívás célja nem csupán az volt, hogy mérsékeljék az értekezleteken eltöltött időt, hanem az is, hogy a dolgozókat a munkahelyi szokások megváltoztatására ösztönözzék.

A vállalat arra kérte a dolgozókat, hogy az értekezletek meghívóihoz csatolják a napirendeket, csak azokat hívják meg, akiknek feltétlenül részt kell venniük, és nyíltan közöljék, hogy mit szeretnének elérni az összejöveteleken.

A cég szerint a kezdeményezés nagy sikert aratott.