Online számla 2.0: lehetőség vagy kockázat?

Ez az év – és talán még a következő is – újra az online számlaadat-szolgáltatásról fog szólni. Csak remélni tudjuk, hogy az elmúlt két év tapasztalatai minden szereplőt megedzettek, és a folyamat sokkal kevesebb bosszúsággal és döccenővel jár majd, mint korábban.

Attól, hogy egy cég alkalmassá tette a belső ügyviteli rendszereit az adatátadásra 2018-ban, most sem fogja megúszni a fejlesztéseket. A 2.0-s séma teljesen más, mint az előző verziók. Azok szerencsések, akik valamilyen külső számlázóprogramot használnak, hiszen akkor a fejlesztés nem őket terheli, továbbra is ugyanúgy számláznak. Arról, hogy a háttérben milyen adatok milyen módon jutnak el a NAV-hoz, nem feltétlenül vesznek tudomást.

Azok azonban, akiknek saját fejlesztésű vagy a cég külföldi központjától átvett rendszerük van, készülhetnek arra, hogy ismét le kell nyomniuk a magyar számvitelhez mit sem értő fejlesztők torkán a követelményeket.

A szoftverek 2020. február 15-től már használhatják a 2.0-s sémát az adatok beküldésénél. Április 1-től lesz kötelező a 2.0-s rendszer alkalmazása, amelyben nyomon kell követni a számlák módosításait, megváltozik a titkosítási algoritmus és az XML-adatszerkezet. Július 1-től értékhatár nélkül minden belföldi adóalany közötti ügylet számlájáról adatot kell szolgáltatni. Kötelező lesz a vevők adószámát feltüntetni a számlán. Lerövidül a papíron kiállított számlák adatszolgáltatási határideje.

Nyárra várjuk a 3.0-s sémát is, amely 2021 januárjától válik élessé.

Ekkortól tovább bővül az adatszolgáltatásra kötelezettek köre: a nemzetközi ügyletekről is adatot kell majd szolgáltatni, és ami informatikai szempontból óriási különbség: a magánszemélyeknek kiállított számlákról is.

Gyakorlatilag egy év múlva tényleg igaz lesz: minden számlát lát a NAV, tételesen és jórészt azonnal.

Az eddig ezzel kapcsolatban megjelent írások csak azt a szempontot vizsgálták, hogy az adatszolgáltatók körének kiszélesítésével várhatóan még tovább csökken az adóelkerülések száma. A cél eléréséért a vállalkozások iszonyú adminisztrációs teherrel fizetnek, pluszkiadásokra kényszerülnek az újabb és újabb verziók bevezetésénél. Lehet ezt így látni, hiszen az eddig kimaradó, jellemzően kisvállalkozók számára a számláik jelentése súlyos megterhelés lesz: minden kézzel kiállított számlát rögzíteniük kell majd, vagy át kell állniuk egy online számlázóprogram használatára. De tényleg csak a terheket növeli az új követelményrendszer, vagy a vállalkozások megfelelő megoldást választva profitálhatnak is belőle a kezdeti nehézségek után?

A jó hír az, hogy a kormányzati sikerjelentéseken túl a kkv-k szintjén is ki lehet használni a változásokat. Ennek alapja, hogy ha kötelező a vevő adószámát is feltüntetni, és le lehet tölteni a vállalkozásról a bejövő, vagyis a mások által a vállalkozásnak kiállított számlák adatait, akkor elméletben akár az általános forgalmi adó bevallását (áfabevallást) is el lehetne készíteni. Nem is csoda, hogy az a hír járja, 2021 első negyedévétől a NAV elkezdi kiajánlani az első áfabevallás-tervezeteket a vállalkozásoknak, első körben nyilván a kisebb és egyszerűbben működő cégeknek.

Ez persze így még nem a vállalkozások életét könnyítené meg, hanem „csak” a könyvelőikét. Esetleg feleslegessé is tehetné munkájukat e téren? Csökkenthetné a vállalkozások költségeit?

Nem ilyen egyszerűen fogja megkönnyíteni a vállalkozások és a könyvelők életét a számlaadat-szolgáltatás kibővítése.

A NAV által elkészített áfabevallás ugyanis még az összes kimenő és bejövő számla adatainak automatikus figyelembevételével sem biztos, hogy pontos lesz.

Vagyis a felelősöknek ellenőrizniük kell, hogy valóban minden számla a vállalkozásé-e, és mindegyiket valóban jogosan vették-e figyelembe az áfa kiszámításakor. Hiszen az adóhatóság nem ismer majd minden, az áfabevallást befolyásoló adatot: nem ismeri a számlák mögötti szerződéseket. Nem tudja, hogy egy szállítói számla teljes egészében a vállalkozás érdekében felmerülő költségnek számít-e, adóköteles tevékenységhez kapcsolódik-e, és tényleg levonható-e az áfája a fizetendő adóból.

Ha tehát az áfaanalitikát sorról sorra össze kell majd vetnie a könyvelőnek vagy a vállalatvezetőnek azzal a bevallással, amelyet a NAV a számlaadatok alapján készített, akkor ténylegesen nem csökken az adminisztrációra fordított munka. Különösen így van ez, ha az ügyviteli folyamatok nem változnak meg: ha az adatok helyességét igazoló számlákat továbbra is az adattovábbítástól függetlenül, darabonként fogják átküldeni, vagy ha kinyomtatva, borítékban juttatják el a könyvelőnek a vállalkozások.

Valódi könnyebbséget egy olyan alkalmazás jelenthetne, amely kapcsolódik a számlázóprogramhoz, kommunikál a NAV-val – vagyis beküldi a kimenő számlák adatait, ahogy ezt a jogszabályok elvárják –, ám ennél sokkal többre is képes.

Letölti a vállalkozásnak kiállított (szállítói) számlák adatait is, ezekhez hozzárendeli az adatokhoz tartozó igazoló számlaképeket, és egyben kezeli velük. Ily módon lehetővé teszi, hogy a vállalkozás felelős vezetője egyszerűen ellenőrizhesse, és végül, a jóváhagyást követően egy zárt csatornán auto­matikusan elküldje a könyvelőnek is. Így kiküszöbölhető a többszöri, több és különböző csatornán (például online kapcsolat a számlázóprogrammal, online kapcsolat a NAV-val a bejövő számlák lekéréséhez, fizikai kapcsolat a könyvelővel, zacskós átadás, exportálás, importálás egyik rendszerből a másikba) futó kommunikáció, és egy számlával tényleg csak egyszer kell foglalkozni.

További vitathatatlan előnyei is vannak ennek a módszernek.

Nullára csökkenthető például a számlakiállítás és a postázás költsége, redukálható az élőmunka-ráfordítás a cégnél – egyébként a könyvelőnél is –, és megszűnne a hely- és költségigény is.

Továbbá maga a cég is valós időben látná az áfával kapcsolatos adatait, nemcsak a bevallás előtti napokban szembesülne azzal, hogy mennyit kell befizetnie. Az adatok könnyen visszakereshetők lennének, és nem fordulna elő adatbeviteli hiba sem.

De valami még hiányzik a rendszer teljességéhez, ahhoz, hogy tényleg radikálisan csökkenhessen a számlázással kapcsolatos munka. A vállalkozások akkor lesznek igazán érdekeltek az új ügyviteli szemlélet átvételében, ha nemcsak látják a szállítóik nekik kiállított számláit, hanem ebből a rendszerből azonnal ki is tudják fizetni.

A bank hiányzik tehát még a tökéletes rendszerből. Ennek lehetősége azonban már itt van a kertek alatt, érdemes készülni rá. Már most is létezik olyan alkalmazás, amely képes befogadni az összekészített utalásokat, az arra jogosult vezetőnek csak jóvá kell hagynia. Technológia már van arra is, hogy az internetbankba való belépés nélkül indíthatók legyenek átutalási megbízások, és a befogadott költségszámlák kifizetését akár csoportosan is el lehet végezni.

A rendszer összekapcsolása a bankkal lehetővé teszi a vállalkozás számára annak a nyomon követését, hogy a megrendelői fizettek-e határidőben.

Ez a funkció ugyan még csak korlátozottan működik: nem minden bank, nem minden számlázóprogram képes rá, de bizonyosak lehetünk abban, hogy nem kell sokáig várni a rendszer ilyen irányú kiterjesztésére sem. Ez a logikus lépés, azt a szoftvert, azt a bankot fogják a vállalkozások használni, amelyik képes lesz rá.

Bár tagadhatatlanul kockázatot is rejt magában az összes számla adatainak azonnali megosztása a hatósággal, de ha egy vállalkozás az új követelményekben meglátja a lehetőséget ügyviteli rendszerének, munkafolyamatainak megreformálására, akkor a nem is olyan távoli jövőben számos ponton költséget takaríthat meg. Érdemes megkeresni azokat az egycsatornás megoldásokat, amelyek egyszerre kommunikálnak a hatósággal és a könyvelővel, és amelyekkel a cég időt és költséget takaríthat meg, sőt környezetbarát módon működhet!