Van már kalapácsunk, de ne nézzünk mindent szögnek!

Valószínűleg nagyítóval kellene keresni olyan cégvezetőket ma Magyarországon, de talán az egész világon, akik kétségbe vonják a digitalizáció jelentőségét, az általa kínált előnyöket, de még azok is meglehetősen kevesen lennének, akik azt állítják, nem tettek semmilyen erőfeszítést annak érdekében, hogy vállalkozásuk előrelépjen a digitalizációban. A helyzet azonban az, hogy miközben mindenki erről a folyamatról beszél, a szakértők pedig a fontosságát hangsúlyozzák, kevesen gondolnak bele abba, hogy tulajdonképpen mit is jelent ez, mivel jár és mi a jelentősége.

Bár a digitális transzformáció mint fogalom igazából csak az utóbbi egy-másfél évtizedben terjedt el, ne gondoljuk, hogy egy új folyamatról van szó. Lényegében már hetven éve tart, ugyanis 1951-ben jelent meg a világ első kereskedelmi forgalomban kapható számítógépe, az Univac. Létrehozását az a piaci igény ösztönözte, hogy a beinduló globalizáció következtében óriásira nőtt vállalatoknak segítségre volt szükségük az egyre nagyobb mennyiségű adathalmaz tárolásában és feldolgozásában. Ezzel egy olyan folyamat indult el, amely alapjaiban változtatta meg az információ kezelését, a folyamatok szervezését, a kapcsolattartást, és teljesen új iparágakat hozott létre, amelyek aztán addig ismeretlen kihívásokat szültek. Gondoljunk csak az e-kereskedelemre, amely például nagymértékben növelte az igényt a biztonságos elektronikus fizetésre, és új szintre emelte az ügyfélkezelést is. 

A digitális transzformáció, amely napjainkra már nem is opció, hanem szükséges lépés a vállalkozások számára a túléléshez, igazából csak egy újabb nagy technológiai ugrás, amilyenből már jó néhány volt az emberiség történetében.

Hogy miért fontos ez? Nos, pusztán azért, mert nagy valószínűséggel van már jól bevált, működő modell szinte az összes iparágban arra, hogy miként kezeljük az ilyen változásokat. Amit azonban fontos ennek kapcsán kihangsúlyozni: nem szabad abba a hibába esnünk, hogy a digitalizációt tekintsük a célnak! Ez csupán egy eszköz, amellyel hatékonyabban, jobban működik a vállalkozásunk, és nagyobb esélye lesz arra, hogy megállja a helyét hiperglobalizált világunkban, az egyre keményebb versenyben. Ráadásul egyértelmű összefüggés van a digitalizáció szintje és a rugalmasság, a váratlan eseményekre történő gyors reagálás képessége között, ami például az olyan helyzetekben, mint a mostani Covid-járvány, kimondottan jól jön. 

Bár a cégvezetők fontosnak tartják a digitalizációt, az már kevésbé jellemző, hogy jól átgondolt tervük lenne a megvalósítására, úgy, hogy valóban a cég hosszú távú érdekeit szolgálják vele. A PwC még 2018-ban bemutatott egy felmérést, amelyből kiderült, hogy globális szinten a vállalatok kétharmada akkor még nem rendelkezett digitális stratégiával. Azóta valószínűleg javult a helyzet, ám mindenképpen elgondolkodtató, hogy ennyire kevesen foglalkoztak azzal, mire is használják a rendelkezésre álló technológiákat, és hogyan építsék be azokat cégük mindennapjaiba. Ez azért probléma, mert a digitális transzformáció egy mozgó cél felé tartó folyamat, és könnyen lehet, hogy soha nem ér véget. Az azonban biztos, hogy digitalizációs utazásunk során elkerülhetetlen lesz időnként újratervezni azt a bizonyos célt. Ha ugyanis ezt elmulasztjuk, és ragaszkodunk egy idealizált jövőképhez, az rugalmatlansághoz vezet, ami csökkenti a vállalkozás alkalmazkodóképességét, ráadásul informális folyamatok kialakulását eredményezheti.

Mit jelent mindez a gyakorlatban?

Ma a papír az irodában egyet jelent az elavult, analóg, predigitális világgal. Pedig ha jobban belegondolunk, kézzel írott szöveg legtöbbször csak aláírás formájában szerepel a megvetett papírlapokon.

Maga a digitalizáció tette lehetővé, hogy számítógépek és nyomtatók millióinak használatával kis túlzással papírba fojtsuk az irodáinkat. Mi a megoldás? Száműzzük teljesen a papírt? Nos, ki lehet adni ezt a jelszót is, hiszen a technológia és a szolgáltatások – ma már van e-aláírás is – adottak ehhez, ám nem feltétlenül ez a helyes megközelítés. Ne feledkezzünk meg arról, hogy minden cégnek mások az igényei, más a fejlettségi szintje – ezekhez alkalmazkodva érdemes elindulni a digitalizáció útján. 

A jó digitális transzformációs stratégia az átmenet megtervezéséről és gördülékeny lebonyolításáról szól, vagyis – a papíralapú dokumentumoknál maradva – olyan hibrid (papír-digitális) folyamatok felállításáról, amelyek a lehető legoptimálisabb ütemben terelik előre a szervezetet a digitalizáció folyamatában. Ahhoz, hogy ez az utazás a reményeink szerint alakuljon és az elvárt eredményt hozza, érdemes kellő tapasztalattal rendelkező szakértőket bevonni a folyamatba – lehetőleg olyanokat, akik mind az analóg, mind a digitális megoldások területén nagy, akár több évtizedes tapasztalattal rendelkeznek. Az ő segítségükkel elkerülhetjük azt a hibát, amelybe már oly sokan beleestek a történelem során az új technológiák kapcsán: ha kalapács kerül a kezükbe, mindent szögnek néznek.