Digitális dokumentumkezelés: mi lesz tíz év múlva?

Amikor papíron írunk alá egy dokumentumot, általában nem foglalkozunk azzal, hogy a papír megsérülhet, elázhat, eléghet, azaz megsemmisülhet, vagy egyszerűen eltűnhet egy szekrény mélyén. Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok digitális kezelése több szempontból is biztonságosabb, praktikusabb és egyszerűbb. Jövőálló megoldás, ha megfelelő dokumentummenedzsment-eszközöket és -megoldásokat használunk.

Mi a célunk? – A dokumentumok hitelességének hosszú távú megőrzése

A digitalizálás, a papírmentes ügyintézés a jövő – ez nem kérdés, de bajba is kerülhetünk, ha nem ismerjük pontosan az alapvető szabályokat, és nem gondoskodunk az elektronikus dokumentumok szabályszerű megőrzéséről. Ebbe természetesen beletartozik az is, hogy a megfelelő technológiákkal biztosítjuk a dokumentumok hosszú távú hitelességét.

Például egy beszkennelt szerződés jogi értelemben csekély bizonyító erővel bír, mivel rendkívül könnyű manipulálni a tartalmát. Ezért a hiteles digitális iratkezelésben alapelvárás, hogy a dokumentumokat az elektronikus aláírás mellett időbélyeggel is ellássák, mert így lehet az eredetüket megfelelően igazolni és hitelességüket hosszú távon megőrizni. Így bizonyítható akár hosszú évek elteltével is, hogy az adott dokumentum pontosan mikor lett aláírva, továbbá hogy nem végeztek rajta módosítást a keletkezése óta.

Azonban az sem mindegy, hogy egy adott dokumentumot milyen technológiai megoldással hitelesítünk, írunk alá elektronikusan. Az e-aláírás kriptográfiai védelmet biztosít a dokumentumnak, de a technológia, a használt algoritmus az idő haladtával elavulhat, ezért kell a dokumentumokat időről időre újra felülhitelesíteni egy már fejlettebb kriptográfiai megoldással. Érdemes előre gondolkodni, és már ma olyan e-hitelesítő megoldást választani, amely hosszabb időre, akár tíz évnél tovább is biztosítja az elektronikusan aláírt dokumentum hitelességét. Ilyen például a Microsec által használt ECC (Elliptic Curve Cryptography), azaz elliptikus görbén alapuló algoritmus is.

Figyeljünk a részletekre, és válasszunk jövőálló megoldást

Bár a törvényi keretek világosak, a hosszabb távú megőrzésre vonatkozó szabályok betartását garantáló technológiai megoldások kapcsán már csak irányelveket nyújt a szabályozás. 

Ha egy hivatalos dokumentum – például szerződés, számla vagy munkaügyi dokumentum – elektronikus formában jött létre, akkor annak megőrzéséről elektronikus formában kell gondoskodni. Amennyiben elektronikus dokumentumunk megőrzését jogszabály írja elő, ennek szabályait a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet tartalmazza. A rendelet kimondja, hogy

• amíg az adott iratra vonatkozó megőrzési kötelezettség tart – ami minden esetben eltérő lehet – folyamatosan biztosítani kell az elektronikus dokumentum védelmét a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás, sérülés és a jogosulatlan hozzáférés ellen. 
• Mindemellett az elektronikus dokumentumnak a teljes megőrzési idő alatt értelmezhetőnek, olvashatónak kell maradnia. 

Természetesen mindez azt is jelenti, hogy az elektronikus aláírásnak is érvényesnek kell maradnia a megőrzési idő alatt. 

A szabályozás azt nem határozza meg, hogy milyen módon kell a megőrzési kötelezettségnek eleget tenni, csupán támpontokat ad, hogy mely megoldások esetén állapítható meg biztosan, hogy azok megfelelnek a rendeletben foglalt követelményeknek. Éppen ezért is nagy a vállalatok felelőssége, hogy milyen megoldást választanak. Legyünk mindig körültekintők a hosszú távú tervezés során, és egyeztessünk bizalmi szolgáltatóval a megfelelő, jövőálló megoldás kiválasztásában.

Csináld magad, vagy bízd a szolgáltatóra

Elektronikus iratainak megőrzését megoldhatja az adott cég házon belül vagy – amennyiben az elektronikus dokumentumot legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el – akár egy ilyen feladat ellátásra jogosult, úgynevezett bizalmi szolgáltató segítségével is. 

Amennyiben nem a bizalmi szolgáltató által nyújtott archiválás „szolgáltatás” igénybevételével kívánja megőrizni az elektronikusan aláírt iratokat a vállalat, akkor saját magának kell megfelelően és biztonságosan gondoskodnia az elektronikus dokumentum megőrzési idő alatti, jogszabályban előírt védelméről, ami sok esetben nehézkes és költséges is lehet. A Microsec ebben is tud segítséget nyújtani egy olyan, hamarosan bevezetésre kerülő on-premise, azaz a partner informatikai rendszerében telepített, a partner által üzemeltetett megoldással, amelyben a dokumentumok nem kerülnek ki a biztonságos és védett lokális környezetből, és ahol az elektronikus dokumentumok hosszú távú, szabályszerű és automatizált felülhitelesítése is biztosítva van. A tapasztalatok szerint a cégek 90 százaléka nem vagy nem szabályszerűen gondoskodik az elektronikus dokumentumok hosszú távú hitelességének megőrzéséről, célszerű tehát a jövőben megfontolni ezen megoldás igénybevételét.