Extrém produktivitás

Bob Pozen sok mindennel foglalkozik. Két nagy befektetési alapnak, a Fidelitynek és az MFS Investment Managementnek is magas beosztású igazgatója volt. Dolgozott ügyvédként, kormányhivatalnokként, jogi egyetemi professzorként, egy üzleti tanulmányokat kínáló intézmény professzoraként és termékeny szerzőként. E tisztségek közül egyidejűleg gyakran többet is betöltött.

Pozen azonban sosem tűnik túlterheltnek, rendkívül fáradtnak vagy túlságosan elfoglaltnak. Tudjuk, hiszen gyakran publikál a HBR-ben vagy a hbr.org honlapon – és a szerkesztőségben elhíresült, hogy gyorsabban ír, mint ahogy mi szerkesztünk. A vele kapcsolatos tapasztalataink alapján azon tűnődtünk, vajon tudna-e valami érdekeset mondani a személyes produktivitásról. Így megkérdeztük őt erről. Ennek eredménye a hbr.org honlapon megjelent blogbejegyzés - sorozat (http://s.hbr.org/eDJ4g4) lett, amelyet Pozen ebben a cikkben a produktívabb munkavégzést elősegítő hat alapelvben sűrített össze.

Mik ezek az alapelvek?

Az első: Ismerjük fel a komparatív előnyeinket!

Sok vezérigazgatót látok, akik felsorolják a vállalat öt legfontosabb feladatát, majd felteszik a kérdést: „Ki lenne a legalkalmasabb e feladatok megoldására?” Ezt követően pedig saját magukat javasolják mind az öt feladat végrehajtására. Lehet, hogy ez a helyes válasz, de rossz a kérdésfelvetés, mivel az a komparatív előnyök egocentrikus koncepciójára épül.

Azt helyezi előtérbe, hogy az igazgató miben a legjobb, és nem arra koncentrál, hogy mire van leginkább szüksége a szervezetnek. A kérdés helyesen így hangzik: „Mely tevékenységeket kell mindenképpen nekem, a vezérigazgatónak végrehajtanom?”

A második: Nem a ráfordított idő számít, hanem az elért eredmény!

A legtöbb igazgató, szakember és vállalkozó rengeteg időt fordít a munkájára. Válság idején talán szükség van arra, hogy késő estig dolgozzunk, ám az ambiciózus emberek hajlamosak minden este sokáig fennmaradni. Ez a tendencia abból az implicit feltételezésből fakad, miszerint több munkaóra nagyobb hozzáadott értéket teremt.

Ez így azonban túlságosan leegyszerűsítő. A sikert az ön által elért eredményekben kellene mérni, és nem a ráfordított órák számában.

A harmadik: Először gondolkodjon, és ezt követően olvasson vagy írjon!

Sokakat nyomaszt a rendkívül sok olvasni- vagy írnivalójuk a vállalkozásukkal kapcsolatban. Nem ismerik fel, hogy a gyorsabb és célravezetőbb olvasás és írás kulcsa az előzetes precíz gondolkodásban rejlik. Nem arról beszélek, amikor kikapcsolódásként regényt olvasunk.

A negyedik: Készítsen tervet, de készüljön fel a megváltoztatására is!

A legtöbb igazgató különböző csoportoknak tart beszédeket. Ezekre gyakran úgy készülnek fel, hogy leírják a megállapításaik teljes szövegét. Ez pedig arra készteti őket, hogy elmondják az előadásuk teljes szövegét még akkor is, ha a közönség erre nem fogékony.

A beszéd nagyban különbözik az írástól. Világosabb menetű érvelésre van szükség, és bizonyos időközönként kapcsolatot kell teremteni a hallgatósággal. Sosem tudhatja előre, hogy unják vagy érdeklődnek-e majd az előadása iránt.

Az ötödik: Engedjen teret másoknak is!

Fontos, hogy ne csak a saját terveit kezelje rugalmasan, hanem az alkalmazottaival folytatott eszmecseréket is. Sok igazgató utasító hangnemben kezdi a megbeszéléseket: „Elképzelésem szerint ennek kell lennie a projekt céljának. A megvalósításához pedig szerintem a következő kulcslépéseket kell megtennünk.” Ez ugyan megakadályozza, hogy a megbeszélésen eltérjenek a tárgytól, de el is bátortalanítja a résztvevőket az ellenvetésük kifejtésétől.

A hatodik: Csak röviden és egyszerűen!

Nap mint nap a lehető legegyszerűbb módon próbálom kezelni az élet materiális aspektusait, a produktivitás maximalizálása érdekében. Minden reggel hét óra körül kelek, és negyed nyolcra már végzek a borotválkozással, a zuhanyozással és az öltözködéssel. Ezt követően reggelizés közben elolvasok két újságot, majd fél nyolc körül elindulok otthonról. Előző este kikészítem a másnapi ruhámat. Öt téli és öt nyári ruházatom van. Továbbá mindig ugyanazt eszem reggelire: egy banánt és egy tál gabonapelyhet hideg tejjel. Rendkívül unalmas személy vagyok reggelente…

Az élet materiális aspektusait a lehető legegyszerűbb módon próbálom kezelni. Mindig ugyanazt eszem reggelire: egy banánt és egy tál gabonapelyhet hideg tejjel.

További részletek a HBR 2011 júniusi számában!