Rejtett expatok, nyűgös, de fontos szabályok

Mit tegyünk, ha pár hétre külföldi vezető érkezik az anyavállalattól, de senki sem szólt róla?

VG Online

2010.12.10, 05:00

Több vállalatnál előfordulhat, hogy „rejtett” expatok tűnnek fel – állítja Cziczárdi Györgyi, az Expat-Center general managere. Az expat rövidítés az angol „ex-patriate” (áttelepült) szóból ered, leggyakrabban – bizonyos ideig – Magyarországon dolgozó külföldit jelöl. S, hogy kik azok a rejtett expatok? Legegyszerűbben megfogalmazva azok, akikről sokszor még maga a HR-es kolléga sem tud! Akiknek a neve felmerül egy e-mailben, és úgy derül ki, hogy ő most pár hétig itt lesz üzleti célból, a HR-esnek pedig égnek áll a haja, mert nem lehet tudni, hogy a cégen belül kihez is tartozik, és miért nem szóltak róla a HR-nek. Összefoglalva azok, akik úgy dolgoznak itt, hogy nincsenek meg a szükséges engedélyeik, és ezzel a legnagyobb kihívásokat, problémákat generálják, esetleg anyagi károkat is okoznak a cégnek és maguknak is.

Tipikusan akkor alakul ki ez a nem éppen szerencsés helyzet, amikor az expat kirendelése nem a cég hivatalos „expatprogramján” keresztül megy – magyarán kiesik az erre vonatkozó „policy” alól. Következménye nemcsak az lehet, hogy az expatoknak és családjuknak nincsenek meg a kötelező engedélyeik, de az is, hogy például nem részesülnek megfelelően a cég által nyújtott kompenzációban, juttatásokból és megélhetési támogatásokból. A 2001-es, a World Trade Center elleni terrortámadás után biztonsági intézkedésként sok cég elkezdte „listázni” az expatjait; ez nagy előrelépés volt ugyan, de még így, sok évre rá is sok helyen előfordul a jelenség, és jó néhány vállalatnál nem alakították ki az expatok követésére a megfelelő rendszert, ami még növeli is a valószínűségét annak, hogy a cégnek van vagy lesz rejtett expatja. A cégek terjeszkedésével nőtt a különféle kirendeléstípusok száma is: régen létezett a kirendelés, mára már van hosszú és rövid távú kirendelés, intraregionális kirendelés, meghosszabbított üzleti út, határ menti ingázó… csak hogy a leggyakoribbakat említsük – hívta fel a figyelmünket Cziczárdi Györgyi. A szakember szerint a rejtett expat jelenség leggyakoribb oka a költségkontroll, de úgy tapasztalja, hogy az olcsóbb megoldás sokszor többe kerül, így az effajta költségcsökkentések általában pont fordított hatást váltanak ki. A leggyakoribb, hogy az üzleti úton lévők, az ingázók, a rövid távra kirendeltek, külföldi gyakornokok és EU-állampolgárok esetében fordul elő, hogy rejtett expattá válnak.

Az Expat-Center végzett egy felmérést, e szerint a jelenség leggyakoribb okai a következők: 1. nem tudtak az erre vonatkozó szabályzatról: sajnos sokszor előfordul, főleg amikor ez az első kirendelése az embernek, hogy nem tudja, milyen szabályzat vonatkozik rá, ezért csak elindul a nagyvilágba, mindenféle tervezés és kontroll nélkül. Nem mondom, hogy sok cégnél nincsenek túlszabályozva a folyamatok, ami csak bonyolítja a helyzetet, de egy egészséges és jól működő szabályzat, ahol világos és egyértelmű, hogy mi mi után következik, milyen költségeket fedez a cég, milyen juttatásokra jogosult stb. keretet tud adni a relokációs folyamatoknak és megkönnyíti mindenki életét – emelte ki a menedzser. 2. Költségcsökkentés. Még mindig van olyan HR-es, aki azt hiszi, hogy ha nem intézi el a kötelező engedélyeket, azzal pénzt spórol, és nem látja, hogy milyen drága és költséges következményei lehetnek ennek. Nem látja egészen az első büntetésig, amely jó esetben „csak” egy nagyobb összegű pénzbírság, rosszabb esetben a munkája elvesztése. 3. Gyorsabbnak és hatékonyabbnak gondolja a munkába léptetést, ha kihagyja az ügyintézéseket. Attól még, hogy nincs engedélye az expatnak, kötelező. 4. Úgy gondolta, hogy az EU-n belül már nem kell semmit intézni. Ez az egyik legveszélyesebb tévhit, mert ebben így akár tömegesen is fogadnak külföldieket anélkül, hogy bármilyen papírjuk meglenne, ami csak növeli a bajt! 5. Egyszerűen nincs rá szabályzatuk. Sok helyen előfordul, hogy nincs a relokációs folyamatokra vonatkozó „szentírás”, amely keretet adna az áttelepüléseknek, pedig hasznos. Mindenképpen javasolnám, hogy legyen, mert fontos, hogy mindenkinek világos legyen, az expatnak és a cégnek is, hogy mi vár rá, mik azok a kötelező dolgok, amelyekhez tartani kell magunkat. Felmerül a kérdés, hogy mik a legnagyobb buktatói a rejtett expat jelenségnek. Cziczárdi Györgyi úgy látja, csak nagy buktatói vannak, és nem is kevés. Az első, hogy büntetés járhat a cégnek. Munkaügyi ellenőrzés során a jelenlegi helyzetet és az elmúlt éveket is nézik, és ahol nincs engedély, akár egy árva cégnél töltött napért is büntetnek! A büntetés mértéke az erre vonatkozó rendelet megszegésének a nagyságától függ, de az adott ember éves fizetésének a többszöröse is lehet! A második az úgynevezett „priusz”. A büntetés után sem marad nyomtalanul a dolog: azt követően egy évig fel kell tüntetni minden egyes kérelmen, hogy a céget megbüntették, így kissé rontva az esélyét a következő kollégák engedélyeinek. Következmény lehet a pályázati támogatás megvonása: a büntetést követően a cég egy évig nem vehet igénybe állami támogatást. Tehát ha elnyer egy pályázatot, az öszszeget – amely milliárdos nagyságrendű is lehet – nem kaphatja meg. Adócsalás vádja is érheti a vállalkozást. A rejtett expatok sokszor az engedélyek híján az adóhatósághoz sincsenek bejelenve, így az adózás alól is „kimaradnak”, ezt sajnos szintén büntetik. Újabb problémát vet fel az egyenlőtlenség. Az expatok különböző szinten vannak: más-más pozícióban, különböző tapasztalattal. Általában az alacsonyabb pozícióban lévő, kevesebb tapasztalattal rendelkező kollégáknál fordul elő, hogy kiesnek a relokációs szabályzat alól. Amikor egy ilyen rejtett kolléga előtt kiderül, hogy más, hasonló pozícióban lévő munkatársai a cégnél bizonyos pénzügyi, lakhatási, beilleszkedési támogatást stb. kapnak, akkor joggal úgy érezheti, hogy nem egyenlően kezelik őket – hívta fel a figyelmet az Expat-Center general managere. Ez jobb esetben „csak” csalódást és rossz szájízt hagy maga után, rossz esetben pedig óriási balhé keretében elindul a felelős felkutatása, s ilyenkor a HR-re „szokás” mutogatni. Buktatót jelenthetnek a láthatatlan juttatások. A munkatársak juttatásai egy kirendelés során mindenhol eltérnek attól a csomagtól, amelyet a saját országukban kapnának. A megélhetési költségek kiszámítása összetett feladat: figyelembe kell venni a egészségügyi és jóléti támogatásokat, az ösztönzési és nyugdíjazási rendszert. A rejtett expatok viszont mindezeken kívül esnek, ezért nagy valószínűséggel egy vagy több juttatásban nem is fognak részesülni. Ahhoz, hogy mindezeket sikerüljön elkerülni, érdemes úgynevezett Relocation Policy & Guideline-t készíteni, szabályzatot, amely a témát rendezi. Illetve relokációs tréninget szervezni, amelyen az aktuális szabályokat, törvényi kötelezettségeket megismerik az érintettek – húzta alá az Expat-Center general managere. VG