Nem csökkent érdemben a munkaügyi papírhalom

Egy cég életében a munkaüggyel kapcsolatos dokumentáció meghatározó részét teszi ki az adminisztrációs kötelezettségeknek. A napi szinten vezetett munkaidő-beosztások és -nyilvántartások mellett a szabadságengedélyek és -nyilvántartások (illetve a kapcsolódó számfejtési feladatok) minden egyes munkavállalónál folyamatosan felmerülő feladatot jelentenek. Az adminisztrációs dömping pedig már azelőtt elkezdődik, mielőtt egy munkavállaló az adott helyen dolgozni kezdene. Az új belépő kapcsán több mint húsz különféle munkaügyi iratot kell elkészteni. Számos tételhez külön igazolást is le kell gyártani az előírások szerint, amelyek a hatósági ellenőrzések (például adó, tb, munkaügyi, munkavédelmi, adatvédelmi) keretében rendre számon is kérnek.

Amellett, hogy a túlzott munkaügyi adminisztráció jelentős többletenergiákat követel meg a társaságoktól, egyes, bizonytalan előírások melegágyai olyan tipikus hibáknak, amelyeket aztán egy-egy munkaügyi ellenőrzés során szankcionálnak is. A Kúria által is megerősített gyakorlat szerint a munkáltatók olyan munkaidő-nyilvántartást kötelesek vezetni, amely a hatóság és a munkavállalók számára is azonnal hozzáférhető és ellenőrizhető a munkavégzés helyszínén. Ha azonban a munkáltató munkaidőkeretet vagy elszámolási időszakot alkalmaz, akkor a teljes időszakra vonatkozó összes ilyen dokumentumnak a munkavégzés helyén való tárolása is elvárás. Ez például egy 40-50 egységgel bíró kereskedelmi vállalatnál féléves, vagy ennél is hosszabb munkaidőkeret esetén igencsak nehezen oldható meg.

A gyakorlatban a tárgyhónapot megelőző időszakról vezetett dokumentumok jellemzően a központi számfejtésnél landolnak. Az elektronikus nyilvántartás révén ugyan megoldható lenne a több helyről való hozzáférés, ám ezzel számos cég óvatosan kivár, mivel a terület szabályozása ma meglehetősen bizonytalan. A meglévő elektronikus nyilvántartások többségébe egy ellenőrzés rögtön bele tudna kötni (és rendszeresen meg is teszi), mivel azok nyitva hagyják a – nyom nélküli – utólagos módosítások lehetőségét.

Meggyőződésem szerint az elszámolási időszaknak, mint új, rugalmas munkaidő-szervezési módnak az elterjedését az adminisztrációs kihívás mellett nagyban gátolja a „nem felhasználóbarát” szabályozás is. A tavaly elvégzett TOP 500-as munkaügyi felmérésünk szerint a legnagyobb munkáltatók mindössze 11 százaléka alkalmazta ezt az elszámolási formát, a válaszadók 78 százaléka pedig úgy nyilatkozott, hogy a szabályok nem kellően átláthatók. A kereskedelmi cégek között idén lezajlott felmérésünk még rosszabb eredményt mutatott: bár a kereskedelmi munkáltatók 58 százaléka él az egyenlőtlen munkaidő-beosztás lehetőségével, eddig azonban mindössze 1 százalékuk választotta az elszámolási időszakot, a többiek továbbra is a munkaidőkeretet alkalmazzák.

Az újabb szabályok sokszor lehetővé tesznek kisebb-nagyobb egyszerűsítéseket, ám azokkal a munkáltatók – tájékozatlanságból, vagy mert más kapcsolódó jogszabályok ezt gátolják – mégsem élnek. Az új Munka törvénykönyve kapcsán hírértékű volt például az, hogy a jövőben nem kell havonta bérelszámolást adni, elég lesz évente egyszer, illetve amikor a munkavállaló kéri vagy kilép. Ehhez képest a törvényben szereplő főszabály továbbra is az, hogy havonta szükséges a bérelszámolás elkészítése, amitől csak külön megállapodásban lehet eltérni. Ez az eltérés csak részleges, hiszen a munkabérek kifizetéséhez kapcsolódó adó- és tb-szabályok miatt a jövedelem kifizetésével egyidejűleg adózási és társadalombiztosítási szempontból továbbra is tájékoztatni kell a munkavállalót, ennek a formája pedig a bérjegyzék.

Adataink szerint a HR-osztályok több mint fele még nem vizsgálta felül a márciusban hatályba lépett új Ptk. fényében a munkajogi dokumentumait, pedig bizonyos egyszerűsítésekre ez is módot adhatna. Például ezentúl ráutaló magatartással is megtehető a felek egyoldalú jognyilatkozata, amennyiben erre a munkaszerződés kifejezetten kitér. Ilyen ráutaló magatartás lehet, ha a munkáltató a helyben szokásos módon közöl egy egyoldalú jognyilatkozatot, a munkavállaló pedig, (további munkaügyi irat nélkül) mintegy ráutaló magatartással megadja a hozzájárulását az adott intézkedéshez (levonás közlekedési bírság vagy költségkeret túllépése esetén).

A munkaügyi adminisztráció csökkentése amiatt is stratégiai feladat, mert új követelmények a másik oldalon elkerülhetetlenül tovább növelik az ilyen jellegű kötelezettségeket. Az elmúlt években jelentősen megnőtt a munkahelyi adatvédelem súlya. Ennek nyomán ma már egyre több hozzájáruló nyilatkozatot, adott eszközök (GPS, e-mail, telefon) ellenőrzésével kapcsolatos előzetes tájékoztatást kell igazolnia a cégeknek. A munkaügyi adminisztráció további csökkentésében mindegyik félnek fontos szerep jut. A jogalkotóknak az egyszerűbb és egyértelműbb szabályozói környezet megteremtésében, a munkáltatóknak a meglévő lehetőségek jobb kihasználásában, a külső szakértőknek pedig a lehetőségek feltárásában és megfelelő kommunikálásában.