RPA: az automatizáció első lépései

Míg a robotokról általában autógyári karok és szerelőegységek jutnak az eszünkbe addig a robotolásról inkább az ismétlődő manuális feladatok. A rendkívül gyorsan fejlődő Robotic Process Automation (RPA) azoknak a munkaköröknek a kiváltására a legalkalmasabb, ahol megszokott irodai környezetben, rutinszerű, szabályok mentén leképezhető feladatokat hajtanak végre a munkatársak.

A back office-ok világa tipikusan ezekkel a szavakkal írhatók le, mégis sokan óvakodnak dedikált IT megoldásokat fejleszteni rá, mert ez drága és kockázatos megoldásnak tűnik. Az RPA által kínált lehetőség, azaz a szoftverrobot ebben az értelemben szükségmegoldásnak tűnhet, pedig alaposabban átgondolva a költségszerkezetet és az előnyöket, inkább érdemes a digitális transzformáció egy fontos lépcsőjeként tekinteni rá.

A digitális átállás kapcsán manapság elsősorban a kognitív megoldásokról, azon belül is a gépi tanulásról és a mesterséges intelligenciáról szoktunk beszélni. Az ilyen típusú automatizációk képesek nagy mennyiségű, különböző forrásokból érkező adatok alapján releváns információkat előállítani, komplex folyamatokat kezelni, mintázatok alapján tanulni és egyre nagyobb hatékonysággal, pontossággal dolgozni. Az ilyen megoldásokat nyújtó, vagy csak alkalmazó cégek felértékelődnek, ezért a többi cég is ebbe az irányba akar elmozdulni.

Az RPA kétségkívül az automatizáció egy alacsonyabb fokát képviseli, mégis nagy előrelépés lehet a cégek számára a digitális átállás területén.

Nagyon leegyszerűsítve ugyanis a digitális átállás legnagyobb akadálya az, hogy ezzel kapcsolatban szinte minden menedzsernek van közvetlen vagy közvetve, ismerősöktől származó rossz tapasztalata. Ezek szerteágazók lehetnek, a határidő csúszásától kezdve, a büdzsé elszállásán keresztül a lefagyásokon át a senki által nem használt rendszerekig. Az okok egyszerűek: átgondolatlan projektek, szigetszerű megoldások, toldozott-foldozott, egymással össze nem illő rendszerek, és persze az általános szakemberhiány.

Ilyen környezetben az RPA a vállalat digitalizációjának megkezdésével egyenértékű.

A fő alkalmazási terület az adminisztráció, ahol a cégek többsége rengeteg munkaórát éget el repetitív, manuális feladatokra.

A szoftverrobot az ilyen területen dolgozó munkatársak helyett mozgatja az egeret, és klikkelget olyan helyeken, ahol korábban ők klikkeltek, és vontak le szigorú szabályok alapján következtetéseket, meghatározva ezzel a következő kijelölés vagy klikkelés helyét.

Az RPA ugyanezt csinálja, csak sokkal gyorsabban és egész nap, megállás nélkül: megnyitja weboldalakat, űrlapokat, kimásolja az adatokat, cellákat tölt ki előre meghatározott szabályok szerint. Ez nagy különbség a komoly informatikai fejlesztésekhez képest, mivel itt nincs szó kódolásról és programozásról, ennél fogva töredékére csökken a fejlesztés költsége, és végrehajtására fordított idő.

Az RPA fejlesztés tízes skálán 2-es, 3-as informatikai tudást igényel, ami sokat nyom a latban, amikor több tízezer informatikus hiányzik a hazai piacon.

A szoftver robotoknak azonban van két ennél is fontosabb előnye, az egyik bemeneti, a másik inkább kimeneti típusú eredmény. A bemeneti abban áll, hogy a bevezetéshez nélkülözhetetlen a kiváltani kívánt folyamat pontos leírása, ami minden további fejlesztés alapját képezi. A kimeneti eredményt az jelenti, hogy a szoftverrobot minden egyes futtatás végeredményét az előre meghatározott adatstruktúrában rögzíti, így kiváló adatbázist hoz létre a későbbi fejlesztések számára.

A Robotic Process Automation nem tekinthető IT projektnek, inkább egy üzleti megoldás, amely a manuális folyamatok standardizálása és automatizálása révén az első lépés lehet a digitális transzformációban.

Jellemzően nem csak az IT költségeket, hanem a működési kockázatot is csökkenteni lehet RPA megoldásokkal, hiszen a robot nem hibázik, nem alszik, az emberi erőforrásnak pedig jut ideje a kritikus gondolkodást igénylő problémák megoldására.