Kézzel, papíron aláírni? Na még mit nem!

Az elektronikus hitelesítés mint technológia mintegy 20-25 éves múltra tekint vissza. A megoldás mára számos iparágban, vállalatnál, szakmai területen elterjedt – de még korántsem általánosan. 

A jogászok, ügyvédek világában, vagy éppen az e-számlázásban már bevett gyakorlat, de az még kevésbé jellemző, hogy egy piaci vállalat vagy közigazgatási intézmény a belső vagy akár a külső folyamatok többségét a digitális világba tereli.

Nem arról van szó, hogy a piac vagy akár az állam ne látta volna a technológia helyét, szerepét, hasznát már évekkel ezelőtt. Sokkal inkább az volt a háttérben, hogy a tömeges digitalizációt, az e-hitelesítési megoldások rendszerszintű bevezetését sok esetben háttérbe szorították a profitkényszer okozta üzleti elvárások vagy más prioritások. 

Röviden:

egyszerűbb volt papíron intézni a dolgokat. Még akkor is, ha a biztonság, hatékonyság, költségek szempontjából gyakran nincs rosszabb megoldás a papíralapú folyamatoknál.

Ahhoz, hogy egy digitálisan zajló folyamat jogilag is tökéletesen ki tudjon váltani egy papíralapú ügymenetet, nem elég beszkennelni egy papíron aláírt dokumentumot. Az is szükséges, hogy a folyamat szereplői a digitális térben megkérdőjelezhetetlen módon legyenek képesek hitelesíteni az adott dokumentumot. Ilyen e-hitelesítési meghatalmazást pedig csak egy úgynevezett bizalmi szolgáltató, e-hitelesítés-szolgáltató adhat a felhasználóknak (amilyen például az első magyar hitelesítésszolgáltató, a NETLOCK). Az e-aláírás képessége ad módot arra is, hogy egy dokumentum létre se jöjjön papíron, kizárólag digitális térben létezzen, és ott hitelesítsék az aláírók.

Korábban személyes jelenléttel járó azonosításhoz volt kötve az e-aláíró-tanúsítvány megszerzése, ilyen módon ellenőrizték az e-aláírást igénylő személy azonosságát. Jó hír, hogy ma már minderre akár videóazonosítással, távolról is van mód. 

Azonban a kiváltás viszonylagos kényelmetlensége és a papírhoz való ragaszkodás mellett még egy másik ok is volt, amely gátolta a technológia tömeges terjedését. Hiányzott egy fontos technológiai láncszem: egy olyan szoftver, amely igazán vonzóvá tette volna a piac számára az e-aláírás használatát. Egy megoldás, amely a felhasználók számára kiküszöböl minden kényelmetlenséget a hitelesítési technológia használata során, miközben a vállalatok, intézmények egyszerűen és rugalmasan illeszthetik hozzá a hitelesítési technológiát a meglévő folyamataikhoz. Ilyen módon különösebb fennakadás nélkül válthatják ki a korábban papíron zajló munkafolyamataikat is. 

Közelről láttuk mindezt mi is, hiszen évek óta fejlesztjük e-hitelesítésre épülő, digitális dokumentumkezelő megoldásunkat, amely választ ad ez utóbbi problémákra.

Azonban sokszor még az e-hitelesítési megoldást integráló, jól felkészített rendszer sem volt elég vonzó, mert a papírhoz való ragaszkodás, a „már megszoktuk, így is jól működik” gondolkodás sok esetben legyőzte az innovációs nyomást. 

Legalábbis így volt ez a közelmúltig. 

Aztán jött a Covid–19-járvány, és a tömeges home office, átírva minden szabályt, „ajtóstul rontott a házba”. Az új helyzet egyik napról a másikra szorította sarokba a vállalatok vezetőit, a digitalizáció egyik napról a másikra került a prioritási listák élére. 

Mindemellett a piaci igények nemcsak a járvány miatt lettek lényegesen erősebbek. A digitális nyomás megnőtt az ügyfelek részéről is. A távoli ügyintézés igénye és a környezettudatos folyamatok sokkal inkább fókuszba kerültek. Erre pedig a vállalatoknak és az állami szervezeteknek is reagálniuk kell.

Felnövőben van egy új digitális generáció, amelynek tagjai a jövő fogyasztói, cégvezetői és menedzserei, és akik számára a kriptovaluták, az okostelefonok, a digitális kapcsolattartás, az online streaming olyan természetes lesz, mint az, hogy a mai cégvezető-generáció még tudja, mi az a faxgép vagy a tévémaci. Az új kor fogyasztói és cégvezetői nem akarnak majd papíron aláírni. Számukra természetes lesz, hogy mindent digitálisan, kényelmesen, hely- és időkorlátok nélkül intézzenek. És ez igaz lesz – az Y és a Z generáció tekintetében talán már ma is az – úgy a munkahelyre, mint a hétköznapokra.

Másként: 

ha egy vállalat vagy közintézmény tartani akarja a versenyt az egyre inkább digitalizálódó ügyfél-, partner- és munkavállalói igényekkel, akkor a belső folyamatait is át kell terelnie a virtuális térbe. E nélkül nem tud digitális kapukat nyitni a külső folyamatokhoz. 

„Kevesebb papír, több digitális folyamat” – ez lehet a következő évek egyik legfontosabb versenyjelmondata úgy a piaci vállalatoknál, mint az állami intézményeknél. És talán most már nem csupán az átfogó stratégiai tervek lapjain, hanem a gyakorlatban is látni fogjuk mindezt.

Szokás mondani: 

önmagában a stratégia kevés... Hiszen egy üzleti projekt sikeréhez általában három tényező kell: pénz, idő és ember. És ha digitalizációról beszélünk, talán hozzátehető, hogy kell egy szerethető szoftver is, amelyet szívesen használnak az emberek. 

Úgy tűnik, most van rá esély, hogy mindezt felismerve – úgy a piaci, mint az állami szegmensben – nagyon komoly változásokra kerüljön sor a következő néhány évben a digitális átalakulás terén.