A belső ellenőrzés kiszervezése: rugalmasság és tudásimport

A belső ellenőrzés (internal audit) kapacitásigénye a legtöbb nagyvállalatnál erős ingadozást mutat, kiszámítható (pénzügyi zárások) és váratlan (hatósági ellenőrzések) munkacsúcsokkal. Ez önmagában indokolhatja az átmeneti erőforrás-bevonás szükségességét, de a teljes kiszervezés (outsourcing), avagy az időszakos munkaerő-bevonás (co-sourcing) más előnyökkel is járhat. 

A belső ellenőrzés tervezésének gyakran szab korlátot a részleg teherbírása, hiszen kapacitása vagy a munkacsúcsra van optimalizálva (és akkor két munkacsúcs között felesleg mutatkozik), vagy ennél alacsonyabb szintre, de akkor az intenzív időszakokban csak annyi feladatot vállal el, amennyit el tud végezni. Tapasztalatok szerint ez általában erős korlát a vezető számára a kockázatok lefedése, az üzleti relevancia és a csapat folyamatos fejlesztése szempontjából is. 

Kapacitáshiány, különleges szakértelem szükségessége, illetve célzott vizsgálatot igénylő esetekben megoldást jelenthet a belső ellenőrzési csapat külső szakértőkkel való támogatása. Tipikusan ilyen helyzet az új termékkel vagy szolgáltatás által okozott új kockázatok felmérése, a visszaélések, csalások gyakoribbá válása, vagy a szervezeti átalakulás.

A kiszervezés jelentheti a tevékenység vagy folyamat kizárólag külső szolgáltató általi teljes elvégzését (outsourcing), avagy megvalósulthat a belső és külső források együttes felhasználásával (co-sourcing). A két megoldás közötti lényegi különbség az, hogy outsourcing esetében a külső szolgáltató felel a kockázatok teljes körű azonosításáért és lefedéséért, a módszertan kialakításáért, és így a riport is a saját brandje alatt jelenik meg, ami egyúttal maximális függetlenséget is jelent a megrendelő számára. A co-sourcing esetében a külső szolgáltató munkatársakat biztosít a megrendelő által irányított és kontrollált audit tevékenységek ellátására. Ilyenkor a megrendelő módszertanát alkalmazzák, és a riportot is jegyzik.

A belső ellenőrzés a vállalatirányítás harmadik védelmi vonala a menedzsment és az üzleti területek, illetve a compliance részleg kontrollfunkciói után. A belső ellenőrzési egységet a szervezet méretétől, összetettségétől, tevékenységétől, üzleti profiljától függően, az arányosság elvének megfelelően kell kialakítani, így mérete és összetétele vállalatonként eltérő lehet, a funkciója azonban minden esetben azonos: 

• független
• értéket teremtő
• minőségbiztosítási funkció, amelynek
• stratégiai szinten is tanácsadói szerepet kell betöltenie

A külföldi anyavállalatok magyarországi leányvállalatainál általában az anyavállalat látja el a belső ellenőrzési funkciót, de – jelentősebb hazai operáció esetén – kialakíthatnak dedikált helyi belső ellenőrzési csapatot is. Ezeknél, illetve a külföldi anyavállalattal nem rendelkező nagyobb hazai társaságoknál a belső ellenőrzési munkacsúcsokban (pénzügyi zárások, kontrolltesztelések, felügyeleti ellenőrzések), illetve az azokon kívül fellépő kapacitás- vagy szaktudáshiányt orvosolhatják külső szolgáltató által, így nem kell folyamatosan állományban tartani ezeket az erőforrásokat. 

A multinacionális megrendelőkkel az együttműködést megelőzően, a partner átvilágítási igényeit teljesítve, olykor külön fel kell térképezni a harmadik felekkel kapcsolatos kockázatokat, ilyenkor szintén indokolt lehet külső szolgáltató által lefolytatott audit. Az audit eredményeként született, a folyamatok javítását, fejlesztését, hatékonyabbá tételét, illetve az azonosított kockázatok megelőzését, csökkentését célzó javaslatok beépítése növelheti a megrendelésre irányuló szerződés megkötésének esélyét, és így a vállalat versenyképességét.

A piaci (például jogszabályi változások, munkaerőhiány, ellátásilánc-problémák) és más körülmények (pandémia, távoli munka szükségessége) komoly kihívások elé állítják a vállalatokat, és így a belső ellenőrzés területeit. Létfontosságú a hatékonyság növelése, az új igényekhez illeszkedő rugalmas alkalmazkodás, illetve a tudásbázis növelése, ezek szintén támogathatók egy külső, nagy szaktudású fél által.

A kapacitások optimalizálása, a toborzási problémák elkerülése és a sajátos tudást igénylő munkák költséghatékony megoldása mellett a harmadik fél bevonásának még egy jelentős előnye lehet. Az erre szakosodott cégek jellemzően ismerik az iparági, sőt az ágazaton kívülről érkező, de adaptálható legjobb gyakorlatokat és technológiákat (adatelemzés) is, ezzel növelhetik az innovációt és a szervezet ellenálló képességét. 

A rendszeres, harmadik fél által lefolytatott belső ellenőrzés az iparágtól és a cég méretétől függetlenül elősegítheti a szervezet piaci pozíciójának erősítétét a tulajdonosok, befektetők, üzleti partnerek, beszállítók, ügyfelek bizalmának erősítése, illetve a transzparens, fenntartható és etikus működés iránti növekvő elvárásaiknak való megfelelés által. A külső szolgáltató, az objektív, megfelelő szaktudással rendelkező szakemberek által lefolytatott auditok növelhetik a folyamatok hatékonyságát, csökkenthetik a lehetséges kockázatokat, és javíthatják a jogszabályi megfelelést, amivel elkerülhetők a felügyeleti hatósági vizsgálatok és bírságok.