Mikor váltja le a golyóstollat a digitalizáció?

Bezárt az utolsó írógépeket gyártó vállalat is – járta be a világsajtót a hír 2011 áprilisában. India számított a világ „írógépbástyájának”, de már a 2010-es évek elejére annyira gazdaságtalanná vált a gyártás, hogy az utolsó ezzel foglalkozó cég is beszüntette azt. Ezzel egy közel 300 éve létező technológiai megoldás szűnt meg a digitalizáció miatt.

Persze nem ez volt az egyetlen ilyen jellegű technológiai váltás, amely egy megszokott műszaki eszköz, megoldás „kihalásához” vezetett. Megszűntek a klasszikusnak számító Kodachrome fotó filmek, eltűntek a flopilemezek és egyre inkább szorulnak ki a tradicionális vezetékes telefonok is a napi használatból. És ez csak néhány teljesen hétköznapi példa a sok közül, amelyeket a digitális evolúció törölt el – vagy inkább váltott fel.

Bár ez a változás nem a közelmúltban kezdődött, a technológiai fejlődés napjainkban ért el arra a pontra, hogy a bizalmi szolgáltatók egyszerűen és kényelmesen használható e-aláíró megoldásokat tudnak a piacra vinni. Ezen szolgáltatások, alkalmazások használatával az élet sok területén vehetik át a papírlapok helyét az elektronikusan aláírt dokumentumok.

Hogyan valósulhat meg mindez?

Az elektronikus aláírás mint technológia több évtizede létező, biztonságos és stabil, úgynevezett publikus kulcsú infrastruktúrára (PKI) épülő megoldás.

Az más kérdés, hogy korábban sem a jogi környezet, sem a felhasználók számára elérhető technológiai megoldások nem kedveztek az elterjedésének: majdnem annyira bonyolult volt használni az e-aláíró megoldásokat, mint a fenti PKI-definíciót megérteni.

Szaknyelven úgy fogalmaztunk, hogy szigetszerűen, azaz egy-egy gazdasági szegmensben, speciális szakmai területeken terjedtek el az e-aláírásra épülő megoldások és a papírmentes ügyintézés.

Tipikusan ilyen volt  a nagyvállalati számlázás, ahol a cégek a papíralapú számlákat, a nyomtatást és a postázást cserélték le az elektronikusan történő, tömeges, e-mailen küldöttre. De ilyen az ügyvédek és közjegyzők világa, ahol törvények adta lehetőségek és szabályozások is támogatták a papírmentes, elektronikus ügyintézés elterjedését.

amikor már nincs szükség olyan speciális és – valljuk be, kényelmetlenül használható – eszközökre, mint korábban. Azaz például csipkártyára, kártyaolvasóra, USB-tokenre és bonyolult szoftverekre, hogy alá tudjunk írni elektronikusan bárhol és bármikor, egyszerűen dokumentumokat.

Kulcskérdés a kényelmes használhatóság, mert felgyorsult a világ, és a XXI. századi modern ember egyszerű és gyors megoldásokra vágyik. Például felhasználóbarát online vagy okostelefonos applikációba zárt e-aláíró megoldásokra, amelyek „virtuális tollként” funkcionálnak.

Itt az ideje kidobni a tollat?

A biztonság, a hatékonyság, a gyorsaság, a fenntarthatóság és a költséghatékonyság szempontjából talán eljött az ideje, hogy megszabaduljunk a golyóstolltól. Az üzleti világban legalábbis mindenképpen, hiszen a digitális transzformáció alapja az elektronikus aláírás.

Már egy közepes vállalatnál is érezhető lehet a költség- és munkahatékonyság terén, ha az addig papíron aláírt és kezelt dokumentumokat, szerződéseket, munkaügyi iratokat digitálisan írnak alá.

Nemcsak arról van szó, hogy nem kell feleslegesen papírt pocsékolni, nyomtatni és postázásra költeni, hanem arról is, hogy több tucat vagy akár több száz vagy ezer dokumentum e-aláírása történhet meg egyetlen gombnyomásra. Az aláírt dokumentumokat pedig nem kell iratszekrényekben, raktárakban tárolni – ami körülményes, kevéssé biztonságos és drága –, elég a mentés gombra kattintva elküldeni egy szerverre.

Vegyük az M30-as nyomtatványt, amely a NAV személyi jövedelemadó-bevallásához használt igazolásmintája. Ez az egyik legalapvetőbb adóügyi dokumentum, amelyet minden bejelentett munkahellyel rendelkező alkalmazottnak meg kell kapnia határidőre a munkáltatójától, minden évben. A nyomtatványt természetesen cégszerűen alá is kell írni, mielőtt az alkalmazottak megkapják. 

Az idén ez több mint 4,7 millió M30-as jövedelemigazoló nyomtatványt jelent, amit január 31-ig kell aláírnia a cégvezetőknek, ennyi embernek van ugyanis a statisztikák szerint Magyarországon bejelentett munkahelye.

Korábban mindez kizárólag papíron történhetett, ma már viszont akár egyetlen kattintással elektronikusan aláírható az összes alkalmazott számára a nyomtatvány. A dokumentumokat pedig digitálisan akár a meglévő informatikai rendszerben vagy egy e-mail csatolmányaként is el lehet küldeni az alkalmazottaknak. Hatékony, egyszerű, biztonságos, gyors…

Mégis mi kell a papírlavina elkerüléséhez?

Tulajdonképpen csak döntés kérdése a váltás.

Egy kisebb cég esetén néhány tízezer forintos költség évente, de a nagyobb vállalatoknál is gyorsan megtérülő beruházásról van szó, amellyel a digitális transzformáció előnyei is kiaknázhatók.

Az egyik legizgalmasabb pedig az, hogy akár néhány nap alatt lehet váltani. Vagyis ha egy cég dönt, akkor már az idén elektronikusan adhatja át alkalmazottainak az M30-as nyomtatványt.

A HR csupán egy kiemelt terület, de az elektronikus aláírás az élet legtöbb területén képes lenne kényelmesen és biztonságosan kiváltani a személyes ügyintézést, legalábbis ami a papíron, tollal való aláírást illeti.

 Olyan ügyeket is, amelyekhez korábban személyesen, papíron kellett aláírnunk. A változás dinamikája az elmúlt években, főleg a Covid és a vele járó távmunka, távoli ügyintézés, a karantén hatására jelentősen megváltozott, felgyorsult: hónapról hónapra egyre többen ismerik fel az elektronikus aláírás előnyeit.

Persze a következő években még talán nincsenek veszélyben a golyóstollgyártó üzemek, de feltételezhető, hogy ahogyan az írógépet, úgy a kézzel, papíron való aláírást is idővel leváltja a digitalizáció és az elektronikus aláírás.