BÉT logóÁrfolyamok: 15 perccel késleltetett adatok

A leggyakoribb számlázási hibák egy kis odafigyeléssel elkerülhetőek

A számlázás unalmas és időrabló feladat. Viszont minél gyorsabban szeretnénk letudni, annál több a hibaforrás, ami viszont csak még több adminisztrációhoz vagy késedelmes fizetéshez vezet. Szóval, csak nyugalom, ezúttal is többet ésszel, mint erővel. A Billingo szakértői összegyűjtötték a tíz leggyakoribb hibát, amelyekkel egy kis odafigyeléssel soha nem kell majd szembesülnöd.

A számlázás sok ember számára unalmas feladat, így mindenki hamar túl akar esni rajta. A kapkodás sok hibát szülhet, ám a Billingo online számlázó cég tanácsokkal segíti a számlázókat, nehogy elkövessék a gyakori típushibákat.

Nem megfelelő a számla kelte és a teljesítés napja

Időszakos elszámolás vagy folyamatos teljesítés esetén a számla kelte és a teljesítés időpontja eltérő lehet. Ebben az esetben a teljesítés időpontja az a nap, amikor az ügylet teljesült, pl. tárgyhó utolsó napja. A számla kelte viszont mindig a számla kiállításának napja. Elhagyható ugyanakkor a teljesítési nap a számláról, ha a teljesítés és a számla kiállításának napja megegyezik.

Fontos adat ez a számlán, ugyanis az áfalevonási jog mindig a teljesítés időpontjára vonatkozik.

Nem stimmel a fizetési határidő

A fizetési határidőt minden esetben a felek közti szerződés határozza meg. Ez akár ügyfelenként is eltérő lehet. A rosszul feltüntett fizetési határidő miatt viszont a vevő jogosan utasíthatja el a számlát, azt le kell stornózni és újra kiállítani a helyes fizetési határidővel. Ez pedig akár hetekkel tolhatja el a számla teljesítését.

Rosszul vannak beállítva a kerekítések

Az 1 és 2 forintosok kivonása és a 27 százalékos áfa miatt gyakori hiba, hogy a számlák kerekítései nem stimmelnek. Fontos tudni, hogy a készpénzes fizetésre érvényes kerekítési szabályok átutalás és bankkártyás fizetési esetén is érvényesíthetők, erről viszont a vevőt előre tájékoztatni kell. Nettó alapú számlázás esetén mindenképpen érdemes beállítani a kerekítési szabályokat, mert az 27 százalékos áfa miatt gyakran nem egész szám szerepel majd a számla végösszegeként, filléreket pedig nem lehet utalni.

Fotó: Pixabay

Nem stimmel az áfa mértéke

Több számlatömb váltott használata vagy előre nem rögzített áfa esetén fordulhat elő, hogy a számla nem megfelelő áfatartalommal kerül kiállításra. Ezt utólag már nem lehet korrigálni, a szoftver sem fogja jelezni a hibát. Ellenőrzéskor, a vevőhöz kerülésekor derül rá fény, vagy a könyvelő hívja fel rá a figyelmet. A számla viszont mindenképpen stornózásra kerül, és újat kell helyette kiállítani.

Hiányzik a vevő e-mail címe

E-számlázás esetén van jelentősége, hogy a vevő adatainál megadjuk az e-mail címet is, így a kiküldés pillanatában garantáltan célba is ér a számla.

A Billingo automatikus értesítést küld, ha hiányzik a vevő e-mail címe, így nem történhet meg, hogy az e-számla kiküldés nélkül kerül rögzítésre. A rendszeren keresztül küldött számlák státusza is bármikor ellenőrizhető, így napokon belül kiderül, ha a számlánkat valami miatt mégsem kapták meg, így egy gombnyomással újraküldhető.

– árulta el Sárospataki Albert a Billingo ügyvezetője.

Hibásan szerepel a vevő neve, címe vagy adószáma

Manuális számlázás esetén gyakori hiba, hogy a vevő neve, címe vagy adószáma hibásan szerepel a számlán. Sajnos ebben az esetben is visszaküldheti a vevő a számlát és azt újra ki kell állítani.

A Billingóban ezt úgy oldottuk meg, hogy a vevő nevének első néhány karaktere után a rendszer automatikusan felajánlja a hasonló nevű cégeket a nyilvános és aktuális Opten adatbázisból. Ezt kiválasztva nem kell az adatokat tovább tölteni, a rendszer áthúzza azokat. Ezek az adatok garantáltan helyesek, nem lehet elírás.

Az adószám pontossága a kötelező NAV beküldés miatt is lényeges, hiszen a 100 ezer forint vagy annál magasabb áfatartalmú számlákat a jogszabálynak megfelelően azonnal továbbítja is a rendszer az adóhatóság részére. Ennek az adatnak mindenképpen passzolnia kell.

Devizás számláról hiányzik a Swift kód és/vagy az IBAN szám

A Swift kód és az IBAN szám a külföldi vevők számára lényeges információ, ezek nélkül nem tudják átutalni a számla végösszegét. Hiányában ki tudjuk ugyan állítani a számlát, a teljesítés viszont az adatok megadásáig biztosan csúszni fog.

Devizás számla esetén nem megfelelő a számla nyelve

A NAV az ellenőrzéseket magyar nyelven folytatja le, ezért a legjobb megoldás, ha devizás számlázás esetén kétnyelvű számlát állítasz ki. A vevő nyelvén kiállított számla esetén egy esetleges ellenőrzés során kérhetik a hiteles magyar fordítást. Viszont az angol, német és francia nyelven kiállított számlák esetén erre nincs szükség. Azok idegen nyelven is kiállíthatók.

Fotó: Kallus György / VG

Hiányzik a Kisadózó megjegyzés és a nyilvántartási szám

Katás vállalkozások esetén kötelező feltüntetni a számlán a Kisadózó feliratot és a vállalkozás nyilvántartási számát is. Lehagyása mulasztási bírságot von maga után.

Nincs vagy hibás a mennyiségi egység

A számla minden egyes tételénél szerepeltetni kell az adott tétel mennyiségi egységét, ennek lehagyása félreértésekre adhat okot, és a számla újból kiállítását eredményezheti.

Portfóliónk minőségi tartalmat jelent minden olvasó számára. Egyedülálló elérést, országos lefedettséget és változatos megjelenési lehetőséget biztosít. Folyamatosan keressük az új irányokat és fejlődési lehetőségeket. Ez jövőnk záloga.