A napi gyakorlat azt mutatja, hogy a megkérdezett cégvezetők körében a saját tulajdonú iroda, illetve telephely a legnépszerűbb megoldás (53 százalék), a vállalkozások különböző életciklusától és tulajdonságaitól függően ez mégsem mindig egyértelmű. Az adatokból az is kitűnik, hogy bár minden cég szeretne irodát, jelenleg a mintában szereplő öt vállalkozás közül egynek jellemzően nincsen irodája.
A felmérés sajátos irodaválasztási szokásokra is fényt derített: a válaszadók többsége – 90-96 százaléka – amikor irodát választ, csak a négyzetméterárat, valamint a fizetendő rezsi költséget veszi figyelembe, ugyanakkor nem számol olyan költségelemekkel, mint a beköltözés, az átalakítás, a karbantartás vagy a szerződés esetleges felmondásának a díja. Mint kiderült, mindössze a megkérdezettek 14 százaléka számol az irodabérlet teljes költségével.
Az instant iroda, mint megoldás gyakran éppen a hibás költségszámítás miatt tűnik a lehetőségek között drágábbnak; a havidíj a bentlakás teljes költségét tartalmazza, nem csak bizonyos költségelemeket. Például a tárgyaló legfőbb problémája, hogy bérlése egy szokásos irodabérleti konstrukcióban növeli a négyzetméter számot és ennek megfelelően a bérleti díjat. A kihasználatlan tárgyaló négyzetméterára így nagyrészt felesleges kiadás.
Az instant, más nevén szolgáltatott iroda ismertségének felmérésekor kiderült, hogy a magyar irodapiacon újszerű megoldást a válaszadók csaknem fele (45 százaléka) ismeri. A rugalmas méretet a megkérdezettek több mint 50 százaléka, az árban foglalt titkársági szolgáltatásokat 55 százaléka, az azonnali beköltözhetőséget és a magas színvonalú bútorozottságot 65 százaléka, a rugalmas bérleti időt valamint a magas presztízsű, „A” kategóriás irodaházban való elhelyezkedést 71 százaléka ítélte fontosnak, illetve kiemelkedően előnyös tulajdonságnak. A válaszadók 70 százaléka, ha ismét irodát kellene választania, mérlegelné ezt a lehetőséget is, 20 százalék pedig az adott szituációban döntene - derül ki a FirstClients és a Prime Time Marketing Kft. felméréséből.
Fehér Attila, az úgynevezett instant és virtuális irodákat bérbeadó dán FirstClients magyarországi ügyvezetője szerint a túlkínálat és a csökkenő bérlői aktivitás ellenére a magyar irodapiacon azok a vállalkozások tudtak növekedni, amelyek képesek voltak innovatív megoldásokat kifejleszteni. Az instant irodák bérbeadói nem négyzetméterárakkal dolgoznak, a bérleti díj tartalmazza a teljes használat költségét, így a közös helyiségek használatának díját is.
A FirstClients ügyvezetője kiemelte: induló vállalkozások számára különösen fontos, hogy nem kell külön infrastruktúrára költeni, és azoknak a vállalkozásoknak is alternatívát jelent az instant iroda, amelyek csak egy-egy projekt erejéig állnak össze és rövidtávra szeretnének irodát bérelni. Nemzetközi nagyvállalatok - amelyek egyébként megtehetnék, hogy kibéreljék egy irodaház egész szintjét - is bérelnek instant irodát, ha magyarországi létszámuk nem indokol nagyobb területet. A virtuális iroda lényege, hogy levelezési címet és telefonos szolgáltatást nyújt, így azok a vállalkozások használják, amelyeknek fontos, hogy jól hangzó, magas presztízsű üzleti címre legyenek bejelentve.
A Budapest Research Forum korábban közölt elemzése szerint idén az első negyedévben csaknem kilencvenkétezer négyzetméter "A"-kategóriás irodaterületet adtak át a fejlesztők, ezek átlagos kihasználatlansága kilencven százalék volt. A saját tulajdonban álló "A" és "B" kategóriájú bériroda állomány összesen 2 529 591 négyzetméter volt.
Amit a felmérésről tudni kell
Az irodapiaci kutatás online és telefonos megkérdezéssel zajlott, 100 pest megyei cég bevonásával. A mintában 78 magyar, 11 külföldi és 11 vegyes tulajdonú vállalkozás szerepelt, cégméret tekintetében pedig 11 egyéni vállalkozó, 45 2-9 fő közötti mikro-vállalkozás, 18 10-19 főt, 13 20-49 főt és 4 50-249 alkalmazottat foglalkoztató cég és 2 250 főnél nagyobb vállalkozás vett részt. A válaszadók a kérdőív kitöltésével három témakörben nyújtottak információt: jelenlegi irodabérlési helyzetükre vonatkozó válaszaik hiteles képet adnak az aktuális irodapiaci helyzetről; megismertük irodabérlési preferenciáikat; végül pedig rámutatnak az instant iroda ismertségére és megítélésére.
Instant iroda: ne rendezd át, használd!
Az instant iroda fogalma egyre ismertebb Magyarországon. A szolgáltatást a legkülönbözőbb méretű vállalkozások veszik rendszeresen igénybe. Virtuális iroda esetén a bérbeadó komplex szolgáltatást nyújt, amely tartalmazza a berendezett és informatikailag felszerelt helyiségeket, a titkárságot, akár a titkárnőt is.
Több okból dönthetnek cégek a virtuális iroda mellett, így szempont lehet a kis cégméret, de az is, hogy csak egy-egy projektre jönnek létre, és ennek kapcsán néhány hónapra kibérelnek egy úgynevezett instant irodát. Ezek előnye elsősorban az, hogy a vállalkozás gyorsan beköltözhet, azonnal dolgozhat, és nem kell a piacon megszokott egy-két éves szerződést megkötniük: ha végeztek, mehetnek is, persze minden szolgáltatást külön-külön meg kell fizetniük.
Az elmúlt időszak egyik legismertebb instant irodáit az 1880-as években épült Andrássy Palota Budapest egyik jellegzetes városrészében, az Andrássy út 62. szám alatt hirdették meg. Az irodaház patinás jellege egyedivé teszi, a kínált bérleti lehetőséget, így reprezentációs célokra is ajánlott.
Portfóliónk minőségi tartalmat jelent minden olvasó számára. Egyedülálló elérést, országos lefedettséget és változatos megjelenési lehetőséget biztosít. Folyamatosan keressük az új irányokat és fejlődési lehetőségeket. Ez jövőnk záloga.