Felkészülni, vigyázz...

Már csak alig pár nap van hátra, hogy a számlázási rendszereket érintő bejelentési kötelezettségünknek az adóhatóság irányába eleget tegyünk. A 2014. június 30-án elfogadott a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a továbbiakban „új számlázási rendelet”) fokozatos hatálybalépésével új kötelezettségeket ró az adózókra.

Az új számlázási rendelet 2014. október 1-jén hatályba lépett része olyan rendelkezést tartalmaz, melynek megfelelően az adóalanyok kötelesek az általuk használt számlázó programok és online számlázó rendszerek (együttesen számlázó rendszerek) meghatározott adatait, illetve a használatba vétel időpontját az állami adóhatóság részére bejelenteni. Ezen bejelentésre rendelkezésre álló határidő az október 1-jén még használatban lévő számlázó rendszerek esetén 2014. november 15. A számlázó rendszerek használatba vételén túl, a használatból történő kivonás időpontját is jelenteni kell az adóhatóság felé.

A számlázó rendszerekre vonatkozó bejelentési kötelezettséggel kapcsolatban számos kérdés merül fel, melyeknek megválaszolására az adóhatóság két tájékoztatót is kiadott az elmúlt hónapokban. Az adóhatóság tájékoztatói alapján a meghatalmazáson alapuló számlázás esetében és így az önszámlázás esetében is, a meghatalmazót kell a számlázó rendszer használójának tekinteni, ezért alapesetben a meghatalmazó lesz kötelezett a meghatalmazott rendszerének bejelentésére. Az adóhatóság ezen értelmezése egyúttal azzal a következménnyel is jár, hogy alapesetben meghatalmazó köteles lesz megőrizni a meghatalmazott számlázó rendszerének dokumentációját.

Fontos tudni, hogy a dokumentáció vonatkozásában már 2014. július 1-jétől a korábbi némileg eltérő szabályozást fogalmaz meg az új számlázási rendelet. Ilyen eltérés, hogy magyar nyelvű működést és használatot részletesen bemutató valamennyi funkciót ismertető dokumentációval kell rendelkeznünk. Ez tehát azt jelenti, hogy a meghatalmazottunk által használt számlázási rendszerről is ilyen dokumentációval kell bírnunk. Fontos, hogy az egyes számlázó rendszerek használata továbbra sem kötött külön adóhatósági jóváhagyáshoz, azonban a rendszer egyes adatait, a használat megkezdését, illetve befejezését a fentieknek megfelelően jelenteni kell az adóhatóság részére.

Érdemes figyelmet fordítani továbbá arra is, azok a pénztárgépek, illetve az azok által futatott rendszerek, melyek képesek az egyszerűsített számla kibocsátására elméletileg szintén bejelentési kötelezettség alá esnek. Ennek oka, hogy az új számlázási rendelet a számlázó rendszereket érintő bejelentési kötelezettség vonatkozásában nem tesz különbséget a „normál” és az egyszerűsített számla között.

A számlázó rendszerünk, illetve a dokumentáció új szabályozásnak megfelelő felülvizsgálata egyúttal jó lehetőséget teremt arra, hogy megbizonyosodjunk, hogy valóban mindenben megfelel a számlázási programunk a követelményeknek. Így többek között képes a zárt, folyamatos sorszámozásra, szükség esetén az elkülönített sorszámtartományok kezelésére.

Nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy 2014. november 15-ét követően az adóhatóság rendelkezni fog valamennyi számlázó rendszert használó adóalany vonatkozásában egy olyan kiterjedt adatbázissal, mely egyértelműen megmutatja, hogy egy bizonyos számlázó rendszert mely adóalanyok és mikor használtak. Így amennyiben a számlázó rendszerünk valamilyen hiányosságban szenved és ezt az adóhatóság a rendszert használó bármely adóalanynál feltárja, fokozottabb a kockázata annak, hogy a következő vizsgálat alkalmával a nálunk használatban lévő ugyanilyen rendszer vonatkozásában is megállapítást tegyenek. Meg kell ragadni tehát az alkalmat arra, hogy számlázási rendszerünk megfelelőségét ellenőrizzük.