Nem elég gyűjteni az adatokat

Az utóbbi 5-10 évben - komoly költséggel - szinte minden cégnél kiépült már valamilyen üzleti adatbázis, s lépésről lépésre egységes rendszerré sikerült integrálni az erőforrás-tervező, készletnyilvántartó, pénzügyi és munkaerő-gazdálkodási szoftvereket is. A felhalmozódó adatok megkönnyítik ugyan a napi munkát, de sokszor kiderül: a stratégiai döntésekhez, a teljesítmény méréséhez szükséges információk kinyerése csak igen körülményesen, vagy egyáltalán nem oldható meg.

A konkrét üzleti döntések megalapozásához szükséges adatok összetettségére jellemző a Marks & Spencer élelmiszer-üzletágának példája. A Nagy-Britanniában szupermarketeket üzemeltető részlegnek a bolti polcok folyamatos feltöltését kellett megoldania. Ehhez nemcsak az üzletek pontos alaprajzát, a polcok terhelési kapacitását és méretét kell ismerni, de tudni kell azt is, hogy a rajtuk lévő termékek pontosan hol helyezkednek el és milyen ütemben fogynak.

A napi háromszori szállítás rakományát úgy kell optimalizálni, hogy a polcról ne fogyjon ki az áru és a kiküldött friss készlet is elférjen a gondolákon. Az optimalizáláshoz így az épületgazdálkodási, marketing- és pénzügyi rendszer mellett a logisztikai és központi raktárgazdálkodási rendszer adatait is egy felületen kell látni, a kapott eredményt felhasználva pedig még egy útvonal-optimalizáló megoldást is futtatni kell. Ráadásul minden adatbázishoz közvetlen hozzáférés szükséges, mivel a különféle értékesítési akciók miatt nemcsak a termékek forgási sebessége, de elhelyezésük is változik.

A különféle vezetéstámogató rendszerek éppen ezen a problémán próbálnak meg segíteni. A vezetői rendszerekbe fektetett pénz gyorsan megtérül, ráadásul olyan veszélyekre derülhet idejében fény, amelyet a bevezetés előtt csak késve, komoly veszteséggel tudtak volna orvosolni.

A Marks & Spencer példájánál maradva: a kiépített rendszerrel lehetőség nyílt a különböző termékek hűtőpultbeli helyének optimalizálására is. Így a boltokban még záróra körül sincsenek egyszerre - a vásárlási kedvet egyaránt csökkentő - tömött és szinte üres tárolók, és tetemes munkaidő is felszabadult, hiszen kevesebbszer kell az árukat átpakolni.

Hasonlóan összetett információkra van szüksége a bankok kockázatkezelési osztályainak is. A különféle szabályozások más-más szempontok figyelembevételét és eltérő számításokat írnak elő, de az alkalmazott alapadatok minden esetben azonosak. A számtalan célszoftver helyett célszerűbb itt is egy integrált támogató rendszert használni, hiszen így egy átszabott törvény miatt nem kell új szoftvert beszerezni.

Ugyancsak az integráció jelentőségét emelik ki az olasz Rinascente kiskereskedelmi lánc tapasztalatai. Náluk az jelentett gondot, hogy az évekkel korábban kiszervezett bérszámfejtés adataihoz csak igen nehézkesen fértek hozzá. Márpedig az idényjellegű átcsoportosításokhoz, az előléptetések, premizálások megszervezéséhez vagy a továbbképzések elvégzéséhez gyakran volt szükség a munkatársak béreit tartalmazó havi kimutatásokban foglaltaknál több adatra. A nyári helyettesítések megszervezéséhez például az értékesítési előrejelzéssel, a tervezett akciókkal és a boltok munkaerőigényével együtt kellett volna látni, hogy a dolgozók milyen tapasztalattal, nyelvtudással, szakismeretekkel bírnak, és hogy hol laknak.

A Portugal Telekom az ügyfélkapcsolat-menedzsement hatékonyabbá tételéhez cserélte le klaszszikus döntéstámogató rendszerét. Az adatbázis alapú szemléletről a vezetői igényekhez igazodó leképezésekre váltottak át: a számlázási és demográfiai adatokat a korábban csak a pénzügyi vezetés célszoftverében elérhető termékfedezeti kalkulációval fésülték össze. Így lehetővé vált az ügyfelek fedezet alapú megítélése, ami plusz számítások nélkül segített megtalálni a nagy nyereséget termelő kulcsügyfeleket.

Az Amazon.com is adatainak felhasználásán javított. A cég indulásakor a legfontosabb gond a könyveladások kapcsán szerzett elképesztő mennyiségű adat szelektálása és tárolása volt. Az utóbbi években a tárolókapacitások egyre olcsóbbá váltak, így ma már az adat elhelyezése nem gond.

Ezzel vált lehetővé, hogy ne csak hasonló témakörű köteteket ajánljanak a betérőknek, hanem felsorolják, hogy az adott könyv korábbi vásárlói mit vettek a termékkel együtt. Sőt, a regisztrált vevők korábbi vásárlásai és demográfiai adatai segítenek az akciók kidolgozásában és meghirdetésében is. A vállalat vezetése szerint ennek köszönhető, hogy a végül a vásárlás mellett döntők fele eredetileg csak tájékozódni érkezik a honlapra, s alig egyharmaduk kezdett határozott vételi szándékkal böngészni.

Szintén az értékesítés növelésére használja az integrált adatelemző rendszert a norvég Hjemmet Mortensen magazinkiadó. A Skandinávia egészében jelen levő cég korábban marketing-költségvetésének 85 százalékát új előfizetők toborzására használta, ám a jellemzően féléves első előfizetői periódus után a megrendelők fele lemondta az addig kért lapot. Az 54 különböző újságot kiadó csoport újítása abban állt, hogy egységessé tette a lemondások kezelését: a központ minden távozni kívánó ügyfelet megkeresett, részletesen érdeklődött az elégedetlenség okáról, és az olvasó igényeihez jobban illeszkedő másik lapot ajánlott a cég kínálatából. Ennek eredményeként az elveszett ügyfelek aránya 41,5 százalékra apadt, ami óriási megtakarítást hozott csoportszinten. Ehhez arra volt csak szükség, hogy az érintett munkatársak egyidejűleg átlássák a teljes termékportfóliót, az ügyfél megrendelési és fizetési történetét és demográfiai adatait is.

A szakértők szerint a vezetéstámogató rendszerek fejlődése az integráció irányába mutat. A cégek egyre inkább az olyan megoldásokat keresik, amelyekben az adatelemzési, adatbányászati rendszerek mellett a különböző szakértői és beszámolókészítői elemek is megtalálhatók.

Úgy vélik, az idén az informatikai piacon komoly fellendülés következik be, ami elsősorban a szoftverpiacon lesz érezhető. Az adatelemzés, különösen a pénzügyi szolgáltatásoknál, az egészségügyben, az oktatásban és az államigazgatásban áll nagy jövő előtt, de számításaik szerint az iparági verseny erősödésével a kommunikációs és kiskereskedelmi ágazatban is megélénkül majd az érdeklődés.