Digitális HR: a siker kulcsa, a jövő záloga

Az okoseszközök, a vezeték nélküli hálózatok, a közösségi média oldalai, az on demand világ legkülönfélébb alkalmazásai teljesen átalakították az életünket. A személyre szabott, reszponzív, a felhasználói, illetve ügyfélélményt előtérbe helyező folyamatoknak vagyunk részesei, a fiatalabbak pedig már elképzelni sem tudják, milyen lehetett az élet a digitális korszak előtti időben.

A személyes ügyek kezelése ugyanakkor sok vállalatnál egyáltalán nem megy olyan súrlódásmentesen és „ügyfélbarát” módon, amilyenhez az alkalmazottak a vállalaton kívüli életükben hozzászoktak. Ha például egy kérvény vagy álláspályázat kitöltésekor fél órán át kell olyan adatokat keresgélni, másolni, amelyeket egyszer vagy többször már megadott a dolgozó – tehát nyilvánvalóan „ott vannak valahol” a rendszerben –, akkor a munkavállalói élményünk nem lesz a legkirobbanóbb.

Az átláthatatlan adatkezelés a cégvezetés elől is eltakarja a fontos információkat. „Megdöbbentő, milyen sok vállalat van – különösen a B2C területen –, amely akár 101 fontosat tud mondani az ügyfeleiről, az alkalmazottairól azonban vajmi keveset” – fakadt ki nemrégiben egy cégvezető. Ehhez hozzátehetjük: amit tudni vélnek, az sem fedi feltétlenül a valóságot. Az ADP Research friss, közel 1500 amerikai középvállalatot érintő felmérésének egyik tanulsága például az volt, hogy a menedzsment erősen alábecsüli azoknak az alkalmazottaknak az arányát, akik a cég elhagyását fontolgatják, és akár már konkrét lépéseket is tettek ennek érdekében.

A fentiekhez hasonló példák mutatják, hogy még a legfelkészültebb HR-osztályok is gyakran ütköznek nehézségekbe három fő feladatuk ellátása során. Melyek ezek a feladatok? Először, az alapvető folyamatokat hatékonyan, a hatályos előírásoknak megfelelően kell menedzselniük. Másodszor, a munkatársak szaktudását úgy kell fejleszteni, elkötelezettségüket fokozni, hogy ők maguk – és így a vállalat is – a maximumot hozhassák ki magukból. Harmadszor, napra kész információkra van szükség a „tehetségállományról”, hogy a terület támogathassa a vállalatvezetést a stratégiai döntések meghozatalában.

Kézenfekvő a megoldás: magát a HR-t is digitális alapokra kell helyezni. A HR-szakemberek – ha van, akkor a CDO-val (chief data officer) együttműködve – létrehozhatják azt az integrált adatbázist, amely a vállalati kollektív tudás alapját képezi, és amely lehetővé teszi, hogy a vezetők a szakembergárda képességeit és az üzleti célok követelményeit összevetve hozhassanak döntéseket. Ehhez olyan adatokra van szükség, amelyekkel a HR-analitika valóban hatékony lehet. A megfelelő algoritmusokkal számszerűsíthetők az egyes döntések HR-hatásai is. Így például mennyi megtakarítást jelent egy munkahelyi elkötelezettséget vagy egészségi állapotot javító program elindítása. Mára olyan eszközök is rendelkezésre állnak, amelyek segítségével valós idejű információk alapján megválaszolható az összes, HR-programok megalapozottságát firtató felső vezetői kérdés. Egy ilyen eszköz használatának megtanulása sem „rakétatudomány” már. A modern, digitális rendszerek amellett, hogy elérhetővé és hasznosíthatóvá teszik a HR adatait, megszüntethetik annak széttagoltságát is. A feladatok – toborzás, kompenzáció, képzés, utódlástervezés –, amelyeket hagyományosan különállóan kezelnek, egységes, holisztikus szemléletben válhatnak elérhetővé.

A felhőalapú HR-rendszereket, amelyek a kis- és közepes vállalatok számára is megoldást kínálnak, már mindezeket szem előtt tartva fejlesztették ki. Az adatok a mobil eszközökön bárhol, bármikor, és ami nagyon fontos: biztonságosan, megfelelő védelem alatt állnak rendelkezésre. Ez nem csupán a vezetői, stratégiai döntéseket segíti, de az alkalmazottak mindennapos ügyeinek, mint például egy szabadságigény, intézését is. Nincs szükség a „nyomtasd ki, írd alá, szkenneld be, küldd el” típusú procedúrákra, a könnyen kezelhető felületeken pár gombnyomással elintézhető, ami korábban akár félórás papírmunka volt. Minél inkább hasonlít a munkahelyi digitális tapasztalat az otthoni, személyes digitális élményhez, annál élvezhetőbb a munkavégzés, kellemesebb a munkavállalói élmény, erősebb a cég iránti elkötelezettség. Egy vállalat rengeteg energiát fordít arra, hogy ügyfeleit a lehető legjobban, leggyorsabban, személyre szabottan szolgálja ki – a HR digitalizálásával ugyanezt saját alkalmazottainál is elérheti.

Sokszor hallom, hogy a digitális korszakban a HR feleslegesé válik. Azt hiszem, semmi sem áll ennél távolabb az igazságtól. A HR jelentősége az elkövetkező években tovább nő – ehhez persze a szakmának is meg kell újulnia. Ha ugyanis nem találjuk meg és nem kezeljük megfelelő módon a tehetségeket, azzal lenullázhatjuk a jövő növekedési potenciálját. Ez a multinacionális óriáscégekre éppúgy igaz, mint a helyi piacokon tevékenykedő kisvállalkozásokra. A siker záloga a folyamatos fejlődés – az élethosszig tartó tanulás –, az alkalmazottaknak testre szabott programokat kell kínálni, amelyek az általuk betöltött és megcélzott pozíciókhoz egyaránt illeszkednek. A tanulást, a képzést és a fejlődést erősítő vállalati kultúra kulcsa egyaránt a (digitalizálódó) HR kezében van.