A költséghatékonyságon kívül is számos előnnyel jár a hot-desking

Már a pandémia előtt is sem volt ismeretlen fogalom az úgynevezett hot-desking. Ebben a fajta munkaszervezésben a dolgozóknak nincs saját munkaasztaluk az irodában, hanem mindenki oda ül, ahol szabad helyet talál, és ami az aktuális munkafolyamatnak megfelel. A pandémia óta számos cégnél megmaradt a dolgozóknak a home office, vagy legalább a hibrid munkavégzés lehetősége. Emiatt is sok helyen kihasználatlanul állnak az irodák, üres asztalokkal, hiszen a dolgozók többnyire egy-két napot töltenek a munkahelyükön, a hét fennmaradó napjain pedig otthonról dolgoznak – ez pedig új lendületet adott a hot-desking elterjedésének az utóbbi egy-másfél évben.

Olcsóbb a cégnek, változatosabb a munkavállalónak

A megoldás számos előnnyel kecsegtet a cégek számára. Kevesebb munkaállomás és irodai felszerelés is elegendő a működéshez, illetve kisebb a felesleges irodaterület. Mindez azt jelenti, hogy költséget lehet csökkenteni – becslések szerint akár 30 százalékkal, és akár a feladatok jobb összehangolását is elősegítheti. 

A munkavállaló szempontjából a hot-desking előnye, hogy változatosabbá válik a munkavégzés. Ha a munka jellege megengedi, akkor az egyik munkafázis például elvégezhető az ablak mellett, a következő pedig egy csendesebb sarokban. Ez megtöri a munkahelyi monotóniát, és elősegíti az önálló munkavégzést. Fontos az is, hogy a dolgozók jobban megismerik egymást, hiszen akár minden irodai napon új emberek veszik őket körül. Ezáltal jobb rálátást kapnak a cég tevékenységére, jobban megismerik a kollégáik munkáját, ez pedig ösztönzőleg hat a csapatmunkára. 

A változatos munkakörnyezet a kreativitást is segítheti, mivel a mozgás, az újabb ingerek által kevésbé lesz merev, változatlan a környezet és a gondolkodásunk. A hierarchián is lazít, a cég felépítésének merevsége is oldódik. 

– azaz munka után csak az oda tartozó felszerelést hagyják az asztalon. Ezzel persze a személyesség is megszűnik, hiszen a közös asztalokon nem lehet virágot, fényképeket, személyes tárgyakat, vagy kedvenc bögrét tárolni. A hot-desking a digitális munkavégzést támogatja, a papíralapút nem. Ez a munkavállalókat is rákényszeríti az elektronikus munkavégzésre – és így az iroda környezeti lábnyomának csökkentésére is.

Nem való mindenkinek

Arra viszont érdemes figyelni, hogy a számos előny mellett hátrányai is vannak ennek a munkaformának, és nem való minden cégnek, illetve minden munkavállalónak. Azoknál a cégeknél nagyon jól alkalmazható, ahol nincs bent egyszerre mindenki, és a távmunkában dolgozókat időnként behívják az irodába. A környezetnek pedig illeszkednie kell a munkafolyamatokhoz. Elengedhetetlen továbbá a megfelelő informatikai háttér, egy olyan saját megoldás vagy szolgáltatás, amely biztosítani tudja a modern eszközkezelést, a munkatársak közötti zökkenőmentes együttműködést, az intelligens munkahelyi szolgáltatásokat. 

Lényege, hogy az ügyfél felhőkörnyezetben hozza létre alkalmazottai számára a digitális munkakörnyezetet, magába foglalva az összes szükséges szoftver telepítését, beállítását, üzemeltetését és támogatását. Ebben az esetben tényleg mindegy, hogy melyik asztalhoz ül le a munkavállaló. A megfelelő megoldás hiánya viszont problémákhoz vezethet: egy brit felmérés szerint a vállalatok alkalmazottainak csaknem 44 százaléka arról számolt be, hogy esetenként sok időt pazarolnak a számítógépek beállítására, és a személyzet mintegy 18 százaléka nem érzi magát jól berendezkedve a hot-desking mellett. A cégeknek azzal is tisztában kell lenniük, hogy milyen a munkavállalóik munkastílusa – felmérések szerint a munkavállalóknak mintegy fele preferálja a hot-desket, míg a másik fele nem.

Hátrányai is vannak

Természetesen nem létezik olyan megoldás, aminek csak előnyei vannak. Az asztalmegosztás pszichológiailag megterhelő lehet azoknak, akik hozzászoktak, hogy saját munkaállomásuk van. Ráadásul a generációk között is van különbség abban, hogy ki mennyire tolerálja ezt a fajta munkaszervezést. A fiatalok jellemzően jobban kedvelik, míg az idősebbek a „saját”, állandó munkaállomást preferálják. Sok embernek szüksége van megszokottságra, meghittségre is – aki ehhez az átlagnál jobban ragaszkodik, arra lelombozó hatással lehet annak hiánya. 

Több időt vehet igénybe az, hogy a dolgozók beállítsák a gépeket a feladatvégzéshez vagy az aktuális munkafolyamathoz. Az sem biztos, hogy minden cég munkarendjéhez vagy minden munkakörhöz illeszkedik, hiszen előfordulhat, hogy olyan biztonsági előírásokat kell betartani, ami az asztalmegosztásnál nem működik. A hot-desking esetében fontos szempont, hogy tekintettel legyenek az emberek egymásra. Jó, ha mindig emlékeznek arra, hogy mások is használják majd az aktuális munkaasztalukat, ezért érdemes fokozottan figyelni a rendre és a személyes higiéniára is.

Tudatos szervezés, elégedettebb dolgozók

A hot-desking nem pusztán a nagyvállalatoknak, de a kis- és középvállalkozásoknak is előnyös lehet, hiszen ha a kisebb iroda is elegendő, akkor a költségvetésük nagyobb részét fordíthatják a projektekre, a fejlesztésekre, vagy akár a munkavállalóik jutalmazására. Ez a tény az utóbbi hónapokban tapasztalt infláció és az energiaárak növekedése, illetve a különféle alapanyagok hiánya miatt rendkívüli jelentőséggel bír. A várható recesszió is óvatosságra inti a vállalatokat, amelyek a válságos időkre jellemzően a létszám csökkentésével és projektalapú működéssel reagálnak.

Mivel a vállalatoknak most kiemelt fontosságú a nélkülözhetetlen munkatársak megtartása és a termelékenységük biztosítása, érdemes megvizsgálniuk, hogy a hot-desking hogyan illeszkedik a munkafolyamataikba. 

Alapos tervezést követően a rugalmas munkarend, amely a munkavállalók preferenciáit is figyelembe veszi, olyan közvetett eredménnyel járhat, mint a dolgozói elégedettség növekedése vagy a hatékonyság javulása.

Mindezt alátámasztja személyes tapasztalatom is: a Unisys már korábban is használta a hot-deskinget különböző irodáiban, de leginkább a pandémia korszaka után vált központi elemmé. Az asztalok foglalásának menetét próbáltuk a pozitív dolgozói élmény részeként kezelni, ezért a hot-desking előretörésekor bevezettünk egy foglalási rendszert, amely megkönnyíti a kollégák asztalfoglalását. A preferált asztalt – ablak mellé, csendes helyre, csapatmunkát figyelembe véve – számítógépről vagy telefonról akár munkába jövet is könnyen befoglalhatják a kollégák. Nem utolsó szempont, hogy ezáltal a vállalatnak is pontos információi vannak a kihasználtságról és a munkatársak preferenciáiról is. Mindezt aztán később akár az irodai terek átalakításakor vagy a nagyobb ívű stratégiai döntések meghozatalakor is figyelembe lehet venni.