„Kollaboráns” hazai jövőkép

Az amerikai Gartner elemzőcég egyik legutóbbi előrejelzése szerint ebben az évben ennek a szegmensnek a forgalma elérheti a két és fél milliárd dollárt, a 2007–2013 közötti évek átlagos növekedési üteme pedig a 18,7 százalékot.

A téma Magyarországon is igen aktuális, főleg a recesszió és annak hazai hatásai miatt. Megoldást ezek az eszközök és technológiák nemcsak a nagyvállalatok számára nyújtanak – vélik a Magyar Telekom vállalati üzletágának szakértői –, hanem a kis- és középvállalkozásoknak is. Úgy látják, szemléletváltásra van szükség a kkv-knál is, hogy a megszokott takarékossági módszerek helyett érdemi hasznot hozó és fajlagosan kisebb költséggel járó informatikai megoldásokat használjanak. Ezek egyik meghatározó formája a közös online munkára épülő informatikai alkalmazások használata.

Idesorolják a szakértők a minden alkalmazott számára elérhető e-mail használatát, a naptárak egymás közötti megosztását, ezzel a megbeszélések, találkozók, illetve egyeztetések szervezése gördülékenyebb lehet cégen belül és kívül is. Az e-mailek és a naptárfunkciók ráadásul már nemcsak a számítógépekről, hanem a mobiltelefonokról is hozzáférhetők. Egy a közelmúltban a T-Systems megbízásából készült kutatás szerint ilyen megoldást jelenleg a hazai kkv-k 2-3 százaléka használ, és további egy százalékuk tervezi a bevezetését.
Magyarországon a cégen belüli kommunikáció jellemzően mobil- és vezetékes telefonon, személyes megbeszéléseken és
e-mailen alapul. A következő egy-két évben a kommunikáció még inkább az e-mail és a mobiltelefon felé tolódhat el. Az ügyfelekkel, partnerekkel való kapcsolatfelvételben a vezetékes telefon, az e-mail és a mobiltelefon a leginkább hangsúlyos. Emellett a papíralapú kommunikáció, a fax és a személyes találkozók szintén fontosak.
A cégek szerint leginkább az e-mail küldés szerepe erősödik tovább ezen a területen. Ami a papíralapú kommunikációt illeti, a felmérés szerint a vállalatok többsége nem ismeri pontosan annak költségeit, de valószínűsíthető, hogy a szerepe csökkenni fog.
Érdemes megteremteni a közös dokumentumkezelés feltételeit is, amellyel csökkenteni lehet a feldolgozási időt, és segíteni a visszakereshetőséget. Megfelelő webes felülettel és jogosultságkezeléssel bárhol elérhetővé tehetők a dokumentumok az alkalmazottak, az üzleti partnerek és az ügyfelek számára, ezáltal a jóváhagyási idő is lerövidíthető.

Ma már annak sincs akadálya, hogy az egymástól távol lévő, más városban vagy országban tartózkodók is bekapcsolódjanak a közös munkába. Az utazások során és a közlekedési dugókban elvesztegetett idő hang- és videokonferencia használatával kiváltható. A tárgyaló felek számítógépeken keresztül virtuális tárgyalóban, folyamatos telefonos kapcsolat mellett tudnak megbeszéléseket folytatni, dokumentumokat részletekbe menően egyeztetni: szerkeszteni, módosítani és véglegesíteni.
A videokonferencia lehetőségével azonban ma még meglehetősen kevés cég él Magyarországon, ha mégis, azt leginkább a felső és középvezetők használják, elsősorban az anyavállalattal való kapcsolattartásban. Webes konferenciát a kkv-knak legfeljebb a 2-3 százaléka használ, ezek is jellemzően ingyenes megoldások, mint például a Skype.

A magyarországi vállalatok nagyobb része szerint az üzleti célú utazások kiváltása önmagában egyébként nem növelné a versenyképességet, igaz, ennek kapcsán a többség soha nem is készít megfelelő költségkalkulációt. Azaz a véleményük nem tényeken, számításokon alapul, hanem sokkal inkább a megszokásokon – állapítják meg a kutatók.