Hogyan csökkentheti adminisztrációs terheit?

Az OTP Csoport 2008. december 1-jén bevezette az OTP Cafeteria kártyát, az adómentes béren kívüli juttatások elektronikus nyilvántartó és elszámoló rendszerét. Az OTP Cafeteria kártyának munkáltatói oldalon talán az a legnagyobb előnye, hogy a munkáltatónak kevesebb az adminisztrációja azáltal, hogy online felületen zajlik a kártyák és az utalványok megrendelése, feltöltése - további disztribúciós feladatok nélkül. A cafetéria elemek teljes adminisztrációja az ügyfélkapun keresztül online zajlik, ha egy munkavállalót már egyszer regisztráltak, akkor az adatai megmaradnak, és csak változás esetén szükséges azt frissíteni. Az OTP Cafeteria kártya egyébként multifunkciós kártyaként működik, amely egyszerre több egyenleg, béren kívüli juttatás kezelését is lehetővé teszi. A Cafeteria kártyával egyszerű, gyors, kényelmes és biztonságos a szolgáltatások igénybevétele. Az alábbiakban összefoglaltuk a leggyakoribb kérdéseket a kártya kapcsán, de bármilyen további információért látogasson el a otpcafeteria.hu oldalra és kérje tanácsadóink segítségét!

Milyen csomagok közül lehet választani?
Hideg étkezés, Meleg étkezés, Iskolakezdési hozzájárulás, Ajándékutalvány, Ajándékutalvány +, Kultúra utalvány és Egészségpénztár. Az OTP Pénztárak kutatása alapján az említett juttatási formák a legnépszerűbbek, ezért célszerűnek láttuk azok kiépítését. Ez azonban nem zárja ki a későbbiekben más szolgáltatási típusok bevonását.

Hogyan tudja követni a dolgozó és a munkáltató, hogy a Cafeteria kártya valóban az adómentesen adható juttatásokat tartalmazza?
A Cafeteria kártya kialakításakor az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. ugyanazokat a törvényi előírásokat vette figyelembe, mint amelyek az adómentesen adható utalványok esetében is kötelezők és ezeknek az említett törvényi előírásoknak a Cafeteria kártya is teljes mértékben megfelel. A Cafeteria kártya a bevezetéshez szükséges pénzügyminisztériumi állásfoglalással, feltételes adómegállapítással és PSZÁF állásfoglalással is rendelkezik.

Mit történik a hozzátartozóknak járó utalványokkal? Hogyan tudják ők felhasználni az ez után járó összeget (pl. ajándék)?
A Cafeteria kártyára ugyanúgy rákerülhet az az összeg, amit a dolgozó hozzátartozója kap. Amiben talán némi nehézséget jelenthet a kártya, hogy a kártya tulajdonosa tudja csak használni a kártyát - vagyis a kártya tulajdonosának el kell kísérnie a hozzátartozót akkor, amikor az illető igénybe veszi a juttatást. Ugyanakkor, az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. tervezi a későbbiekben a társkártya bevezetését, hogy ezzel is megkönnyítse az egyes juttatási formák igénybevételének módját.

Hogyan lehet a Cafeteria kártyához tartozó informatikai rendszert kezelni egy olyan cég esetén, amelynek több telephelye is van?
Több jogosultságot is lehet kérni a rendszer alkalmazásához, hogy az egyes területek illetékesei hozzáférhessenek.

Mennyi a Cafeteria kártya bevezetésének költsége cégre szabottan?
Minden ár egyedi megállapodás függvénye, ami nagyban múlik azon is, hogy az adott cég pl. hány fő alkalmazottal rendelkezik és hogy, mekkora juttatásban részesíti a munkavállalóit.

Mennyibe kerül a szolgáltatónak a POS terminál?
A terminált az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. a terminálon történő forgalom jutalékáért, azonban a forgalom függvényében, akár ingyenesen bocsájtja a szolgáltató rendelkezésére.

Miért éri meg a szolgáltatónak a Cafeteria kártya?
A Cafeteria kártya a szolgáltatónak is könnyebbséget jelent, hiszen mentesül az adminisztrációs terhek nagy részétől (pl. utalványok postázása, számolása stb.), ráadásul az utalás T+2 napon belül történik, így hamarabb jut a pénzéhez is.

Mekkora az országos lefedettség az elfogadóhelyek tekintetében?
Az elfogadóhelyek száma napról napra nő, folyamatosan zajlanak a tárgyalások új elfogadóhelyek bevonásáról. A kiépítést lassítja, hogy Magyarországon sok helyen nincs POS terminál, ami szükségszerű a kártya technikai hátteréhez. Ugyanakkor tény, hogy a jövőben ezek száma évről évre növekedni fog, így ezzel egyenes arányban a Cafeteria kártya elfogadóhelyek is.

Miért nem lehet készpénzfelvételre, bankszámlavezetésre stb. is használni a kártyát?
A Cafeteria kártya alkalmas több funkció egyidejű használatára, de jelen pillanatban csak a különböző juttatási formák ötvözésére és az egészségpénztári hozzájárulás használatára alakítottuk ki. Idővel természetesen szeretnénk kibővíteni egyéb szolgáltatásokkal is – köztük például hitelkártyafunkcióval is. A cél az, hogy valóban egy multifunkcionális kártya válljon belőle, funkciók sokaságát legyen képes nyújtani.

Az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. tanácsadói miben tudnak segíteni a Cafetéria rendszer bevezetése kapcsán?
A tanácsadói csapat vállalja a vállalatok béren kívüli juttatási elemek rendszerének kialakítását, mely a következő feladatokat tartalmazhatja:
• Cafeteria bevezetés stratégiájának, ütemezésének kialakítását, megtervezését,
• A cafeteria keret kialakítását a meglévő juttatások figyelembevételével, igény szerint dolgozói csoportok kialakítását (egyéni keretet), mely a vállalat vezetőivel, tulajdonosaival közösen történik.
• A vállalatnál érvényben lévő belső szabályzatoknak, valamint az érvényben lévő jogszabályoknak megfelelő cafeteria szabályzat elkészítését, cégre szabását – a törvényes működés érdekében.
• Képzést a rendszer bevezetéséről, felmerülő feladatokról, a projektben érintett humánerőforrás és pénzügyi munkatársaknak.
• A dolgozók szakszerű tájékoztatását. Ez igény szerint történhet prezentációk formájában, írásos dolgozói kézikönyv formájában, telefonos-internetes ügyfélszolgálat formájában.
• A dolgozók személyenkénti nyilatkoztatását, mely tartalmazza a dolgozói nyilatkozatok, családtagokkal kapcsolatos nyilatkozatok (pl. ajándék utalvány esetén), egészségpénztári, önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozatok, nyomtatványok, munkáltató szerződések stb. elkészítését.
• A munkavállalói nyilatkoztatás eredményét, összegzését, összesítő állományok elkészítését, melyek adatot szolgáltatnak a cafeteria rendszerkövető szoftver feltöltéséhez, működtetéséhez.

Miért éri meg a munkavállalónak az OTP Cafeteria kártya?
• Az átutalás jóváírását követően azonnal felhasználható összegek
• 2x-es felhasználási idő: az e-utalvány készlete nem jár le az év végén. A juttatások 24 hónapig felhasználhatók (kivéve iskolakezdési utalvány)
• Biztonságos: a kártya elvesztés esetén letiltható, pótolható, így az összeg nem vész el. Sérülés vagy elvesztés esetén az új kártya kiállítása ingyenes! A kártyán lévő juttatás értéke nem vész el (a kártya egyszeri kiállítási díja 3 évre vonatkozik)
• Megszűnik a kényszervásárlás: pontosan annyit vonnak le az e-utalványából, amennyi a vásárlás összege
• Nyomon követhető egyenleg: az e-utalvány készlete telefonon és interneten egyaránt lekérdezhető, valamint a felhasználást tanúsító POS bizonylaton is olvasható a maradék egyenleg
• Magyarországon a forgalom nagy részét bonyolító elfogadóhelyek OTP terminállal rendelkeznek, ez megkönnyíti az elfogadóhelyek számának folyamatosan bővítését

További információ : otpcafeteria.hu