Hiteltelen adattömeg helyett valódi döntéstámogatást!
A beszámolók és az azokban szereplő számok elvesztették hitelességüket, emiatt sok vezető döntéseiben már nem is támaszkodik azokra. Márpedig a beszámolók legfontosabb szerepe éppen a vezetők kiszolgálása a számukra szükséges információkkal, hogy a szükséges beavatkozásokat és döntéseket meg tudják hozni.
A tapasztalatunk az, hogy a vállalatok a beszámolókészítés terén kísértetiesen hasonló problémákkal szembesülnek (egyébként nemcsak vezetői-, hanem kötelező jelentések terén is). Ezen problémák összefüggnek, egymásra épülnek, öngerjesztően erősítik egymást. A PwC megközelítésében a beszámolókészítést öt egymásra épülő szempont mentén szoktuk értelmezni, vizsgálni, fejleszteni: a beszámoló tartalma; az információ időbelisége; a jelentéskészítési folyamatok; az adatok; a BI architektúra és alaprendszerek.
A beszámoló tartalmával kapcsolatban a legjellemzőbb problémák a nem elég fókuszált és aktuális felépítés, illetve hogy gyakran túlságosan a múltra koncentrál a jövő helyett. Általánosságban igaz, hogy sokkal több időt töltenek a szervezetek az adatok előállításával, mint azok elemzésével, értelmezésével, a beszámolók lassan állnak elő, ezáltal csorbul a valódi beavatkozás lehetősége is. A standard tartalmak mellett pedig az új, ad-hoc információk előállítása is nagyon időigényes. A folyamatokat nagyfokú manualitás, akár a rendszereken kívül történő korrekciózás, a standarditás hiánya jellemzi, és kifejezetten néhány kulcsszemélyre épülnek (tőlük függenek is). Sok felsorolt probléma magukra az adatokra vezethető vissza, szinte mindenhol komoly gondot okoz az adattranszparencia és adatkonzisztencia hiánya, illetve a rossz adatminőség. Két beszámoló eltérő számai vagy egy hibás érték mögötti probléma „nyomozása” hosszadalmas és erőforrásigényes. Mindemellett az informatikai megoldások maguk is jelentős mértékben felelősek az előző problémákért. A nem standard, akár speciális programozási tudást igénylő adatkinyerések („fekete programok”), illetve az egyes területek saját üzemeltetésű (és fejlesztésű), „nem hivatalos” megoldásai ugyan biztosítanak egyfajta rugalmasságot a felhasználók részére, viszont jelentősen rontják a közös adatvagyon megteremtésének lehetőségét.
Mivel kulcsfontosságú, hogy a vezetésnek megfelelő információk álljanak rendelkezésére, a fenti problémákkal mindenképpen foglalkozni kell. A jó hír, hogy akár kis lépésekkel, gyorsan is lehet látványos javulást elérni. Közép- és hosszú távon pedig lehetséges lépésről lépésre haladva fejleszteni a beszámolókészítés gyakorlatát.
Akármerre is indul el egy szervezet, első lépés a transzparencia megteremtése: lássuk, hogy milyen beszámolókat készítünk, azok milyen folyamatokon és IT rendszereken (és Excel-táblákon) átívelő adatfolyam mentén állnak elő. Ahol ilyen felméréseket végeztünk, már ebben a szakaszban nagy meglepetések szokták érni a vezetőket. Habár általában jól érzik a problémákat, de még így is sokként éri őket, amikor szembesülnek például egy banki RWA jelentés előállítási komplexitásával, Excel rengetegével, manuális lépéseinek számával.
Ha már látjuk a jelenlegi gyakorlatot, érdemes arra koncentrálni, hogy valójában mire lenne szükség, milyen beszámolókat szeretnének a vezetők egyáltalán kapni. Sok fölösleges munkától lehet a szervezetet megszabadítani, illetve a kapacitásokat értékteremtőbb, valódi elemzési feladatok felé irányítani.
Ha a menedzsment beszámolás „tetejével” megvagyunk, és látjuk, hogy mi a cél, mit kell előállítani, megindulhat a beszámolókészítési folyamatok optimalizálása. Itt azt látjuk, hogy egy-két apró fejlesztéssel, folyamatmódosítással is jelentős eredmény érhető el. Mindemellett javasoljuk általában magának a beszámolófejlesztés, ad-hoc beszámolókészítés folyamatának alapos átgondolását, szabályozni kell, hogy ki, milyen adatforrásokra támaszkodva, milyen módon készíthet beszámolót, elemzéseket, hogy kitől, hogyan lehet új beszámolót igényelni, és hogy miben áll az együttműködés a szereplők között (IT, BI kompetencia központok, beszámoló-előállító és -igénylő területek).
A folyamatok fejlesztésénél talán még fontosabb, hogy a beszámolók alatt lévő adatokat rendbe tegyük. Meg kell teremteni a szervezet egységes, közös (!) adatvagyonát, amely mindenki számára elérhető (és kötelezően használandó), amely azonos dimenziók és azonos vagy transzparensen eltérő definíciókra, illetve közös alapokra épülő alternatív hierarchiákra épül.
Végül természetesen mindezeknek megvan a szükséges informatikai háttere is, amelyet szintén meg kell teremteni, hogy a beszámolás minél professzionálisabb eszközökkel és rendszerben kikényszerített adatvagyonra (pl. adatpiacokra) épüljön, ne pedig saját kódolású „fekete” lekérdező programokkal, Excelben korrekciózott, visszakövethetetlen, átláthatatlan módon történjen. Itt is igaz, hogy lépésről lépésre, tematikus adatkörök, dimenziók mentén lehet haladni. Ami fontos, hogy a beszámoló készítési gyakorlat fejlesztését ne az IT-eszközök vezéreljék, hanem épp fordítva, a tervezett koncepcióhoz igazítsuk meglévő megoldásainkat, illetve ennek mentén válasszunk új megoldást (ha szükséges).
Portfóliónk minőségi tartalmat jelent minden olvasó számára. Egyedülálló elérést, országos lefedettséget és változatos megjelenési lehetőséget biztosít. Folyamatosan keressük az új irányokat és fejlődési lehetőségeket. Ez jövőnk záloga.