E-számlázás, avagy a bélyegző alkonya

Vevő neve, szállító neve, rubrika, áfarészletezés, mindösszesen, betűvel, rontott rubrika, sztornó, aláírás, javított számla, pecsét, aláírás, egy eredeti, két másolat - ezt a zsargont hamarosan átadhatjuk a gazdaságtörténészeknek, akik az idő egyre terebélyesedő távolából mind nagyobb rácsodálkozások közepette magyarázzák majd unokáinknak, hogy is volt az, amikor a nagypapa bétéje a havi rendes fizetésről kiállította az áfás számlát, lepecsételte, aláírta, aztán megpróbálta úgy kitépni a számlatömbből, hogy az lehetőleg ne szakadjon ízekre, és mindeközben a lehető legkevesebbet szentségeljen. Aztán hogyan vitte a könyvelőhöz, ahol szintén pecsételt, aláírt, csak ezúttal az adóbevallást.

Persze a kis családi béték nem az elsők között élnek majd az új lehetőséggel, de nyilvánvaló, hogy azok a nagyobb cégek, amelyeknek beszállítói, előbb-utóbb megkövetelik tőlük is az átállást, és akkor nem lesz kibúvó. Vagy bevezetik ők is az elektronikus számlázást, vagy a megrendelő más beszállító után néz. A nagyobb cégeknél pedig nyilvánvalóan figyelemre méltó költségmegtakarítást hozhat, ha a megrendelőik felé a számláikat nem papíron, hanem elektronikus úton küldik.

A jogi lehetőség ugyanis tavaly óta adott ahhoz, hogy a számviteli törvény szerinti számlát vagy más bizonylatot a kiállítója kizárólag elektronikus formában állítsa ki, tárolja és juttassa el üzleti partneréhez. A számviteli törvény kimondja, hogy az olyan, kizárólag elektronikus formában kiállított bizonylatok, amelyeket minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel láttak el, alkalmasak arra, hogy a mérlegbeszámolót és az eredménykimutatást megalapozzák.

A minősített elektronikus aláírás tartalmi követelményeiről e hasábokon már esett szó, így talán elég most csak annyit felidézni, hogy a minősített elektronikus aláírás a hagyományos, papír alapú világban az úgynevezett teljes bizonyító erejű magánokiratnak felel meg. Ez azt jelenti, hogy az ellenkező bizonyításáig úgy kell tekinteni, hogy az aláíró az okiratban szereplő nyilatkozatot valóban megtette, elfogadta vagy magára nézve kötelezőnek ismerte el. Számlákra lefordítva természetesen a számla hitelessége az érdekes: a minősített aláírás azt igazolja, hogy valóban az a cég és valóban azon aláírásra jogosult alkalmazott írta alá, amelyik a számlában kiállítóként szerepel. A minősített aláírás technológiai értelemben egy olyan digitális kulcspár (vagyis egy magánkulcs és egy nyilvános kulcs), amelynek az együvé tartozását egy minősített hitelesítésszolgáltató tanúsítja. A minősített szolgáltató attól lesz minősített, hogy bizonyítottan rendelkezik azzal a személyi, technológiai és pénzügyi háttérrel, amely garantálja az általa kibocsátott tanúsítványok megbízhatóságát.

Az elektronikus számla kibocsátásához időbélyegző is szükséges. Az időbélyegző szintén egyike a hitelesítésszolgáltatók szolgáltatásainak: olyan adatsor, amely úgy van végérvényesen hozzárendelve egy digitális dokumentumhoz, hogy azon minden módosítás érzékelhető.

De hogyan is működik az elektronikus számlázási rendszer? Nos, mielőtt ebbe bocsátkoznánk, érdemes tisztázni, hogy itt nem kizárólag számlázásról, hanem bármilyen bizonylatról szó lehet. Jelesül: nyugtáról, szállítólevélről, megrendelőről, teljesítésigazolásról. Azért érdemes ezt hangsúlyozni, mert a gyakorlat szerint a számla ellenértékét a befogadó csak akkor egyenlíti ki, ha valamelyik az előbbiek közül (jellemzően: egy teljesítésigazolást is tartalmazó szállítólevél) is a birtokában van.

A számla kiállítójának mindenekelőtt rendelkeznie kell egy érvényes minősített tanúsítvánnyal. Azzal a hitelesítéssel tehát, amelyben a különös feltételeknek megfelelő hitelesítésszolgáltató igazolja, hogy az aláíró az, akinek mondja magát, és jogosult is az adott aláírást megtenni. A gyakorlatban a tanúsítványt tárolhatja maga a számítógép merevlemeze is, de gyakoribb a csipkártya, vagy az úgynevezett token (ez utóbbi is lényegében egy azonosításra szolgáló eszköz, de működésének részleteitől terjedelmi okból most eltekintünk).

Lényeges, hogy a tanúsítvány ne csak abszolút értelemben legyen érvényes, tehát ne csak a személyazonosságot és az általános aláírási jogosultságot igazolja, hanem szükséges az is, hogy ne tartalmazzon olyan korlátozást, amely az adott esetben kizárja az aláírás joghatályosságát. Ilyen korlátozás jellemzően az, hogy egy-egy aláíró mekkora kötelezettséget vállalhat az aláírásával, de a számlakibocsátás körében is előfordulhat az aláírók körének limitálása.

Ha az aláírást igazoló tanúsítvány rendben, következhet a számla kibocsátása. Ehhez nincs szükség másra, mint egy olyan szoftverre, amely megfelelően kezelni tudja a számla mezőit. Mezők alatt természetesen a számla rovatai értendők, hiszen az elektronikus számlának ugyanazon tartalmi követelményeknek kell megfelelnie, mint papír alapú társainak: tartalmaznia kell egyebek mellett a mennyiségi egységet, a darabszámot, az egységárat általános forgalmi adó nélkül és így tovább.

Az elkészült számlát a kiállító ellátja elektronikus aláírásával, majd egy elektronikus borítékba helyezi, és egy egyszerű elektronikus küldeményként elküldi a fogadó félnek. A fogadó félnél természetesen az első lépés szintén az elektronikus aláírással kapcsolatos: ellenőrizni kell annak hitelességét (a nyilvános kulcs és a magánkulcs összepasszolását), illetve az aláíró aláírási jogosultságát. Ezt követően jöhet a számla tartalmi ellenőrzése.

Az adatforgalom mikéntjének a kérdésében a felek teljesen szabadon állapodhatnak meg. Küldhetik tehát a számlákat közvetlenül egymásnak, például egy levelezőprogram segítségével, de az adatforgalmat rábízhatják egy közvetítő szervezetre vagy rendszergazdára is, amely a kiküldött számlákat a fogadó fél postafiókjába helyezi el. Ez a rendszergazda egyébként a biztonság kedvéért maga is elvégzi a szükséges ellenőrzéseket, és szavatolja azt, hogy az elküldött számla a fogadó fél számára hozzáférhető. További jellemzője a rendszernek, hogy nem teszi lehetővé anonim küldemények küldését, és kötelező a számla átvételének hitelesített visszaigazolása. (Ez utóbbinak például azért van jelentősége, mert a papír alapú gyakorlatban a nagyobb, sok számlát kiállító cégek kénytelenek a számláikat tértivevény nélkül, csak ajánlva postára adni, hiszen lehetetlen feladat a számos tértivevény közül azonosítani a hozzájuk rendelt küldeményt. Az elektronikus rendszerben azonban gyakorlatilag teljes bizonyító erővel megoldható, hogy a számla átvétele igazolva legyen.)

Az egyes cégeknél alkalmazott számlázási programok persze eltérőek, hiszen százával léteznek ma ilyen szoftverek a piacon. Az is a felek megállapodásán múlik, hogy melyik szoftvert használják egymás között. Meg is bízhatnak azonban egy rendszergazdát, amely kötelezettséget vállal arra, hogy a felhasználónak olyan szoftvert (interface-t) bocsát a rendelkezésére, amely biztosítja az egyes ügyviteli programok közötti átjárhatóságot, és minden adat pontosan abban a mezőben jelenik meg a fogadó félnél is, ahová azt a küldő fél szánta.

Kétségtelenül nagy szemléletbeli változást igényel majd e rendszer elterjedése, főleg Magyarországon, de talán az elterjedés maga is eredményezi majd ezt a változást, aminek sok egyéb területen - például, ha az elektronikus közigazgatás nem csak szavakban valósul majd meg - élvezhetjük a gyümölcseit. A dolog jelentőségét mutatja, hogy a fentiek szerinti rendszer kiépítéséről szóló együttműködési szerződést a rendszergazda céggel már több jelentős magyarországi nagyvállalat aláírta, így elkezdődhet a próbaüzem.