Vállalati portálok, kétséges eredmények

A legtöbb vállalat számára nem annak az eldöntése igényel hoszszabb megfontolást, hogy készítsen-e a szolgáltatását bemutató, a kapcsolatfelvételt megkönnyítő internetes portált, sokkal inkább az időzítés lehet a számára kérdéses változó - összegezhetjük a Metagroup által a témában készített tanulmányt. Az internetes oldalakról ugyanis a legtöbb cégvezető úgy gondolkodik, mint napjaink üzletvitelének nélkülözhetetlen eszközéről, melynek hiányában még a legmagasabb színvonalon szolgáltató társaság is indokolatlan hátrányba kerülhet vetélytársaival szemben. A vállalati portálok fejlesztése azonban sokuk szemében még nem érte el azt az érettséget, amit az általa kezelt információtömegnek a vállalat életében betöltött kiemelkedő szerepe megkíván.

A vállalati portálok számának növekedése olyan új kérdéseket vet fel a fejlesztő cégek és a megrendelők számára egyaránt, melyek teljes körű megválaszolása a jövő feladata lesz. Az ahhoz hasonlatos problémák, mint hogy miként lehet egy portál teljesítményét a vállalat egészének működésével kapcsolatban értékelni, hogyan lehet annak hatékonyságát, megbízhatóságát, biztonságát maximalizálni, ma még nem illeszkednek a vállalatok általános teljesítményértékelési rendszerébe. A kutatók a kérdések megválaszolásához egy ötlépcsős, az egyedi vállalati portálok fejlődését szimbolizáló folyamatábrát állítottak fel.

Az első lépés a vállalat belső hálózatának kiépítése. Ennek lényegi szerepe az adatnyilvántartásban és -feldolgozásban lehet. Felállítását követően a rendszer szinte törvényszerűen telítődik, annak kezelése nehézkessé válik. Ennek a pontnak az elérésével merül fel jellemzően annak a szükségessége, hogy egy a partnerekkel, alkalmazottakkal, vevőkkel való kapcsolattartást támogató, az információkezelés hatékonyabb útját biztosító rendszert építsenek ki. A megvalósítást az igények felmérése, a rendszerrel szemben támasztott követelmények megfogalmazása előzi meg. A portál létrejöttét követően szinte törvényszerűen jelentkezik az igény annak továbbfejlesztésére. Az, hogy a telepíthető funkciók közül melyik bizonyul hasznosnak az adott társaság szempontjából, csak a használat során derül ki. Napjainkban ez utóbbi fejlesztés elsősorban a B2B és B2C alkalmazások irányában halad. Míg tehát a kezdeti szakaszban a honlapokat a vállalat az információk egyoldalú rendszerezésére használta, addig a végső fázisban többoldalú kommunikáció alakul ki a portál tulajdonosa és a felhasználók között, amely a későbbiekben annak a közös céloknak megfelelő fejlesztését eredményezi.

Ennek első lépése a vállalat információval való telítődése. Annak érdekében, hogy annak felhasználói - így az alkalmazottak, a beszállítók és egyéb partnerek, illetve a fogyasztók - hatékonyabban kezelő felületet nyerjenek, a vállalat az internetes megjelenés mellett dönthet. Az is lehet, hogy kezdeti lépésként a kommunikáció más csatornáit választja a szervezet. Egy bank esetében jelentheti ez a napjainkban is népszerű telefonos ügyfélkezelő központokat, melyek telefonvonal útján biztosítanak lehetőséget az információcserére. Később azonban ez a csatorna is telítődik, és a vállalat más hatékonyabb megoldás után néz. A portál azonban annyiban mindenképp több, mint a hagyományos telefonos kapcsolattartás, hogy annak kiépítése nemcsak technikai, de szervezeti és stratégiai újításokat is igényel a társaság részéről. Az interneten keresztüli kereskedelem vagy éppen a banki példánál maradva a világhálón keresztül lebonyolított tranzakciók csak fokozatosan nyernek ugyan teret az üzleti életben, szerepük azonban már ma is meghatározó. Egy technológiájában és szemléletében is teljesen újszerű értékesítési és információcserére alkalmas csatorna pedig a társaság részéről is megfelelő rugalmasságot kíván.

Az első generációs vállalati portálok kezdetben csak alapvető funkciók ellátására képesek, éppen annyit tudnak, ami már hasznossá teszi a létrehozatalukat. Általában rendelkeznek valamilyen személyes adatbázis-hozzáférési lehetőséggel, keresőfelülettel. A későbbi generációs rendszerek már felhasználói csoportok kezelésére alkalmasak, és az interaktív szolgáltatások széles körét nyújtják hierarchizált alkalmazásokkal és egy komplett webes infrastruktúrával.

A portálkészítés előnyeit már eddig is számos vállalat fedezte fel. Ennek ellenére az elkészült webes felületek utólag nem mindig igazolják a hozzájuk fűzött reményeket. Ennek oka a Meta-csoport elemzői szerint az, hogy az azokat megrendelő társaságok sokszor koncepció nélkül és elhamarkodottan kezdenek bele a fejlesztésbe. A tanulmány a portálépítést jellemző folyamatábrán magának a webes felületnek a kialakítását csak az utolsó előtti helyre teszi. Ezt megelőzően - mint azt már említettük - magát a vállalatot is képessé kell tenni annak befogadására. Előzetesen szükség van többek között az elvárások pontos körülírására, az annak későbbi használatában szerepet vállalók igényeinek alapos felmérésére, a bevezetésével feleslegessé váló korábbi vállalati funkciók átszervezésére. Magának a portálnak a megvásárlása és üzembe helyzése csak ezután következhet. Több társaság esetében minősült már egy-egy ilyen beruházás ablakon kidobott pénznek a megelőző lépések elmulasztása miatt.

Fontos meghatározni például, hogy a vállalat mely egységeit vonják be a fejlesztési folyamatba, pusztán a számítástechnikusokra bízni ugyanis a kérdést meglehetős felelőtlenségnek tűnik. A személyzeti részleg vagy a vállalati kommunikációért felelős egység a cégnek rendszerint jó, ha beleszólási joggal rendelkezik a munkafolyamatban. Elképzelhető, hogy a portál kifejezetten valamely részleg munkájának segítésére létesül, ez esetben ennek a részlegnek a tanácsai, illetve elvárásai mindenképp szerephez kell jussanak a program kialakítása során. Végül nem elhanyagolható szempont, hogy egy ilyen portál elkészítése még ma is jelentős költséggel jár. Éppen ezért jó, ha a pénzügyi részleg is kontrollt gyakorolhat a folyamatok felett.

A vállalati portálok mára meszsze meghaladták a velük szemben a kezdeti időkben támasztott kívánalmakat, és elsősorban a B2E (Business to Employees), B2C (Business to Consumers) és B2B (Business to Business) irányban fejlődnek tovább. Jóllehet e három terület fejlesztésére egyaránt szüksége van a vállalatok többségének, ezek összehangolása nem kis bonyodalmakkal is együtt jár. A nehézségek nem elsősorban technikai jellegűek, sokkal inkább a különböző célközönségnek szánt információk megfelelő rendszerezése jelent nehézséget. A Meta Group becslései szerint a portálfejlesztők, éppen azért, hogy az egyes területeken a maximumot nyújthassák, a legtöbbször - 60 százalék erejéig - e három terület valamelyikére szakosodnak. Mindegyikük más képességeket kíván meg a rendszertől: míg például a fogyasztóknak szánt elsősorban a tartalomra, a személyes jellegre, a szolgáltatások minél szélesebb körének elérhetővé tételére fokuszál, addig az üzletfeleknek szóló alkalmazások az adatbázisok összehangolására helyezik a nagyobb hangsúlyt. A különböző megoldások egységes formában való megjelenítése gyakran a rendszer felhasználói szemmel tekintett bonyolultságának növekedését eredményezi.

Összegzésképpen elmondhatjuk, hogy vállalati portál nélkül nagy valószínűséggel a jövőben azok a cégek sem maradhatnak, melyek ma még nem élnek az általa nyújtott lehetőségekkel. A kiindulási alapul szolgáló B2E megoldásokat mind szélesebb körben váltják majd fel a B2C és B2B portálok, melyek elterjedtsége 2006-ra a vállalatok körében elérheti az 50 százalékot is. A felmérés szerint a cégek ódzkodnak a többszörös megoldásoktól, így többségük legalább két felhasználási kört tervez majd integrálni a még nem létező portáljában. Ezen következtetések a felhasználó vállalatokon kívül a portálkészítők számára is megszívlelendőek, hiszen ebben a körben a személyre szabott és leginkább az igényekhez alakított szolgáltatásnak kiemelkedő szerepe van.