Határokon átnyúló konferenciaszervezés

Éves adatok ugyan még nem állnak rendelkezésre, annyi azonban látható, hogy a konferenciaturizmus 2004-ben eredményes volt Magyarországon. Ez részben már a korábbi években elfoglalt pozíciónknak, részben az EU-csatlakozásnak volt köszönhető. Mint Hencsey Gusztáv, a Magyar Rendezvényszervezők Szövetségének (Maresz) elnöke és Köves Tamás, az elnökség tagja elmondta, a tavalyi jó átlagos évnek bizonyult. A konferenciák és a vendégek száma szinten maradt, illetve az EU-csatlakozást követően egyes rendezvénytípusoknál élénkülést is tapasztaltak.

A csatlakozás ugyanakkor többféle változást is megindított a magyar piacon - emelte ki Köves Tamás, aki egyben a Meeting Budapest Rendezvényszervező Kft. ügyvezetője. Ennek első jele, hogy több nagy nemzetközi konferenciát - amelyeknek Budapest adott otthont - nem hazai cég szervezett, hanem nagy nemzetközi vállalkozásokat bíztak meg a megrendelők, a magyar partnerek pedig csak mint alvállalkozók vettek részt a munkában. A legfőbb gond ebben az, hogy a jelentős bevételt adó részvételi díjak nem a hazai cégeknek folynak be. Ez pedig a nagy konferenciáknál az összes költség 40-50 százaléka, amely nagy kiesés mind a társaságok, mind az ország számára.

E vélekedést erősíti meg Hencsey Gusztáv is, aki úgy látja, a nagy nemzetközi szervezetek egyre inkább saját irodákat hoznak létre, vagy hosszú távú szerződést kötnek egy nemzetközi társasággal és ezek "távszervezik" a rendezvényeket. Ezzel összefüggésben új irányzat is tapasztalható; a döntési szempontok között az alacsony ár elsőbbséget élvez. E jelenséget elsőként az USA-beli megbízók esetében lehetett tapasztalni, akik saját hazájuk nagy szervezőit bízták, bízzák meg a konferenciák levezénylésével, amely egy teljesen lecsupaszított, igénytelen feladatot jelent. Vélhetően ez a szervezési mód előbb-utóbb teret hódít Európában is.

A szakemberek ugyanakkor úgy vélik, ezek az új jelenségek nem feltétlenül jelentenek roszszat a magyar cégeknek. A változás befogadására, az alkalmazkodásra ugyanis fel lehet készülni. Egyrészt az új igények elfogadásával, másrészt azzal, hogy a magyar cégek - akár fúziókkal is - kilépjenek a határokon túlra. Egy ilyen folyamat segíthet a hazai vállalkozások tőkeszegénységén is, amely már sok éve nagy gondja a magyar konferencia- és rendezvényszervező iparnak. A jelentős, nagy létszámú - 500-600 fős - nemzetközi konferenciákra ugyanis már 3-5 évvel korábban kell egyes szolgáltatásokat kifizetni, ami több millió forintnyi összeg is lehet. Egy 500-60 fős konferencia esetében ez 5-10 millió közöttire tehető, míg egy 1000-1500 fős nemzetközi rendezvénynél már elérheti a 15-20 millió forintot is. Ugyanakkor az első bevételek a konferencia kezdete előtt 4-5 hónappal folynak be. Ezt a pénzügyi problémát csak kevés hazai társaság tudja jól kezelni.

A Magyar Turizmus Rt. Magyar Kongresszusi Irodájának adatai szerint a 2004. év első három negyedében kevesebb nemzetközi konferencia volt hazánkban, ám más, a turizmus szempontjából fontos tényező kedvezően alakult. Így a részt vevő nemzetek átlagos száma, a tartózkodási idő, a kísérő események száma, valamint a külföldi résztvevők részaránya nőtt. Bár még pontos számok nincsenek, a Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége (ICCA) előzetes adatai szerint tavaly Magyarországon a nemzetközi kritériumoknak megfelelő konferenciákra közel 38,5 ezren érkeztek, szemben a 2003-as közel 140 ezer résztvevővel.

Ugyancsak kedvezően értékelhető, hogy a magyar, a brit és a belga megrendelők száma emelkedett. Fontosnak tekinthető változás az is, hogy Budapest korábbi 75-85 százalékos részaránya a nemzetközi konferenciák helyszínén belül 65 százalékra csökkent, s ugyanenilyen arányban emelkedett a vidéki helyszínek keresettsége. Elmozdulás következett be a helyszínválasztásban is, hiszen a konferenciaszállodák részaránya 65 százalékra csökkent, s ezzel párhuzamosan az egyetemek, tudományos intézetek aránya emelkedett 18 százalékra. Némiképp változott a konferenciák átlagos időtartama is, amely tavaly már elérte a 4,3 napot. Tovább folytatódott az a tendencia, hogy míg a téli, illetve a kora tavaszi időszakban az üzleti, gazdasági témájú rendezvények jellemezték a magyarországi kongresszusi piacot, addig a késő tavaszi és a nyár eleji időszak a tudományos konferenciáké volt.

Konferenciaszervező szakemberek szerint a jelenleginél többet kellene fordítani e terület turizmusmarketingjére. Többen úgy értékelik, hogy a szűkös lehetőségek miatt a Magyar Turizmus Rt. visszafejlesztette a kongresszusi irodát, ami pedig hosszú távon sokat árthat a magyar konferenciaturizmus fejlődésének.

Galla Gábor, a Magyar Turizmus Rt. vezérigazgatója úgy vélekedett, lehetőségeikhez képest megtettek e terület fejlesztése érdekében mindent, amit lehet. Tavaly összesen közel 660 millió forintot fordítottak konferenciamarketingre. Mint mondta, 2004-ben - egyebek mellett - megjelent egy incentív kiadvány, amelyben a konferenciákhoz kapcsolódó programokról adtak részletes tájékoztatást. Elkészült egy CD is - magyar, angol és német nyelven - a hazai konferencia-helyszínekről, a rendezvényekhez kapcsolódó vendéglátásról, a programokról, valamint a konferenciaszervező cégekről, illetve a konferenciák technikai hátterét biztosító szolgáltatókról

Részt vettek minden jelentős nemzetközi kiállításon, és beindították a konferencia-nagyköveti programot, azaz neves, a nemzetközi tudományos életben ismert magyar személyiségek közreműködtek a rendezvények megszerzésében. Ennek eredményeképpen már 4-5 konferenciát sikerült megszerezni a következő évekre. Az idén tovább folytatódik a tavaly megkezdett munka, hasonló összeget tudnak fordítani a konferenciamarketingre.