Egységben kell kezelni a céges anyagokat

A fizikai, papíralapú, valamint a digitális, valamilyen rendszerben lévő dokumentumokat egységben kell szemlélni, és mindig figyelni szükséges a „másik oldallal” kapcsolatos teendőkre, feladatokra. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy dokumentumkezelő rendszert úgy kell bevezetni, hogy egyúttal az irattári szabályozást is létrehozza vagy aktualizálja a cég, és fordítva: a szabályozás kialakításakor gondolni kell a később kialakítandó elektronikus rendszerre is – derül ki a DocuWorld összeállításából.

A megoldás beszerzése előtt nem árt alaposan átgondolni és megválaszolni néhány kérdést, amelyek egy része a hatékony és gyors munkát alapozza meg, a továbbiak pedig a gyakorlati megvalósításban segíthetnek. Az alapokra vonatkozó kérdések között mindenekelőtt alaposan át kell gondolni, hogy melyek pontosan azok a feladatok, amelyeket támogatni szeretnének a rendszerrel. A másik alapvető dolog, hogy van-e megfelelő szakértelem a cégnél az általános iratkezeléssel, dokumentumkezelő rendszerekkel kapcsolatban. A harmadik, hogy rendelkezésre áll-e a kapacitás, vagyis van-e olyan ember, aki a saját feladata mellett meg tudja valósítani, illetve képes felügyelni a munkát.

A rendszer alapozásánál pedig érdemes átgondolni a következőket: csak az iratok nyomon követésére vágyik a dokumentumkezelést bevezető cég (iktatórendszer), vagy szeretné, ha a dokumentumokat is tárolná, archiválná, esetleg az ügyintézést is támogatná az új alkalmazás. A tevékenységeket célszerű abból a szempontból is a lehető legjobban részletezni és felmérni, hogy milyen dokumentumok kapcsolódnak hozzájuk (darabszám, méret). VG