Még keresik a jó megoldást

Bár az informatikai vezetők négyötöde úgy gondolja, hogy a dokumentumkezelés fontos része a hatékony IT-stratégiának, sokan még nem találták meg a technológia és a szolgáltatások költségmegtakarításhoz és hatékonyságjavításhoz vezető kombinációját – derül ki a Xerox és az International Communications Research közös felméréséből. A tanulmány készítői által megkérdezettek 75 százaléka nyilatkozott úgy, hogy a vállalatánál még mindig nagy mennyiségben használnak papíralapú dokumentumokat, és nem használják ki a digitális tárolás nyújtotta előnyöket, ez pedig segíthet a papírba zárt információ jobb menedzselésében. A válaszadók megítélése szerint a dokumentumkezelés során a legnagyobb kihívás a költségek csökkentése és az informatikai biztonság megteremtése.

Bár a legtöbb IT-szervezet már jelenleg is az ideje és költségvetése 40 százalékát a dokumentumkezeléssel kapcsolatos technológiák üzemeltetésére fordítja, a felmérésben szereplő informatikai vezetők 83 százalék mégis úgy látja, hogy ez egy olyan terület, amely megérett a fejlesztésre. A megkérdezettek egyharmada véli úgy, hogy a vállalatuk nem kezeli megfelelően a dokumentumkezelési technológiával és szolgáltatásokkal kapcsolatos közvetett és közvetlen költségeket. Emellett hiányoznak az eszközök ahhoz is, hogy a költéseket a végfelhasználók igényei szerint optimalizálják. A tartalom- és dokumentumkezelés egyre inkább az informatikai vezetők figyelmének középpontjába kerül, ahogy nő a nyomás az informatikai részlegeken új utak felkutatására az értékes információ megtalálására és a költségek csökkentésére. A dokumentumfeldolgozáshoz szükséges technológiák és szolgáltatások megfelelő kombinációja hozzájárulhat a hatékonyságjavítás mellett az informatikai fejlesztések és csapat nyújtotta lehetőségek jobb kiaknázásához is.