Szerveződik a DM-ipar

A jövő héten tartja első munkaülését a Magyar Üzletfejlesztési Társaság dokumentumkezelési tagozata – tudtuk meg Fodor Zoltántól, a dokumentumkezeléssel foglalkozó cégek megszervezésére vállalkozó szövetség alapítójától és elnökétől. A megbeszélésre az ágazat valamennyi szegmenséből várnak résztvevőket. A tanácskozás fő célja a működési feltételek, keretek meghatározása. A szervezet legfontosabb feladatai: a dokumentumkezelési kultúra elterjesztése Magyarországon, szakmai alapelvek, kritériumrendszer kidolgozása, képzési anyagok megalkotása. A tagozat által indított Dokumentumkezelési Akadémia keretében arra törekednek, hogy a hazai felhasználókat, vezetőket, vállalkozásokat és közintézményeket megismertessék a tevékenység kínálta lehetőségekkel, bemutassák nekik a különböző alkalmazások hatékony felhasználását. A szervezet keretet ad a szakma képviselői számára is a kapcsolatépítésre; ez a jövőben hozzájárulhat ahhoz, hogy akár több cég összefogva nyújtson összetett, a terület valamennyi szegmensét lefedő megoldásokat, amelyre jelenleg csak a legnagyobb szereplők képesek – mondta el Fodor Zoltán.

A dokumentumkezelés négy fő ágazatból áll: az elektronikus dokumentummenedzsment-rendszerekből, a fizikai vagy hagyományos iratkezelésből, a tanácsadásból és azon hardverek kereskedelméből, amelyek szorosan kötődnek a digitális dokumentumkezelő rendszerekhez (vonalkódolvasó, szkennerek stb.) Az elektronikus dokumentumkezelés lényege kezdetben az volt, hogy a fizikailag is létező iratok kezelését támogassa, gyorsítsa, de napjainkra a technológia fejlődésével egyre nagyobb lesz a szerepe. Ezt mutatja, hogy a „környéki” rendszerek is gyakran illesztenek be dokumentumkezelési funkciókat (például vállalatirányítási rendszer iktatásával, archiválással), vagy ezeket az egyéb rendszereket „összeépítik” valamilyen DM- (document management) rendszerrel. Tény, hogy egyre kevésbé lehet élesen meghúzni egy dokumentumkezelő rendszer határát – ez egyrészt az üzleti igények, másrészt a technika fejlődésével magyarázható.

Magyarországon jelenleg viszonylag ritka, hogy a vállalatok külső szolgáltatót vonnak be a dokumentumkezeléssel kapcsolatos feladatok elvégzésébe, pedig egy ilyen konstrukció számos előnnyel járhat, például időt és költséget takaríthat meg. Ez főleg a hagyományos iratkezelés korszerűsítésére vagy egy elektronikus rendszer bevezetésére vonatkozik, ugyanis a szervezeteknél ritkán áll rendelkezésre naprakész ismeret, illetve a feladatokat napi gondjaik mellett kell, kellene megoldani. Különleges hangsúlyt kellene kapnia annak a ténynek, hogy a fizikai és elektronikus dokumentumokat egyaránt jól kell tudni kezelni egy szervezetnél, hogy ne „digitális aktatologatást” alakítsanak ki – hívta fel a figyelmet Fodor Zoltán.

A hazai dokumentumkezelési piacon mintegy félszáz cég foglalkozik szorosabban vett dokumentumkezelési szolgáltatásokkal (szoftverfejlesztés vagy szakosodott tanácsadás, illetve hardverkereskedelem). Ennél azonban jóval szélesebb azon vállalkozások köre, amelyek valamilyen módon érdekeltek a DM-szegmensben. A teljes magyar piac mérete 3-4 milliárd forintra tehető. A következő években a dokumentumkezelési megoldások dinamikus terjedése várható Magyarországon, főként a közigazgatás korszerűsítésére irányuló törekvéseknek köszönhetően – tette hozzá Fodor Zoltán. VG