Tanácsadó-kezelés alapfokon

A dokumentumkezelés fiatal, de dinamikusan fejlődő része az üzleti életnek, az üzlet fejlesztésének, ennek ellenére napjainkra már Magyarországon is szinte minden problémával kapcsolatban lehet találni olyan tanácsadót, aki segíthet az adott kérdésben. Ahhoz azonban, hogy hatékony legyen a tanácsadó és a cégvezető közötti párbeszéd, érdemes a vállalatok irányítóinak is tisztában lenniük a dokumentumkezelés alapjaival, emellett követniük néhány szabályt az együttműködés során – derül ki a DocuWorld.hu összeállításából.

Először is meg kell határozni az esetleges problémákat, illetve a célokat, amelyeket a dokumentumkezelési megoldás alkalmazásával szeretne elérni az adott szervezet. Érdemes megismerkedni a tanácsadási szolgáltatásokat kínáló cégekkel, az ajánlkozókat pedig célszerű minősíteni, akár referenciainformációk, akár mások véleménye alapján. Fontos, hogy megalapozott legyen a kiválasztási eljárás, objektív kritériumok alapján szülessen meg a döntés. Mivel a kiválasztott nem a vállalat alkalmazottja, a jobb eredmény érdekében célszerű minél részletesebben megismertetni a működési folyamatokkal, belső felépítéssel, átadni a munkához szükséges, rendelkezésre álló információkat. Arra kell törekedni, hogy pontosan megfogalmazzák, mit várnak el a tanácsadótól, és természetesen ezt az információt meg is kell osztani vele. Fontos lépés a kiváló eredmény felé vezető úton, hogy a vállalat legjobb munkatársaival konzultálhasson a tanácsadó.

A megbízó részéről a munka figyelemmel kísérése nemcsak a felmerült akadályok gyors elhárításában segíthet, de jelezheti a partner számára az elérni kívánt eredmények fontosságát is. Emellett hozzájárul annak követéséhez is, hogy a megrendelő vállalásait betartja-e, naprakész-e a tanácsadás állásával kapcsolatban, munkatársai a megfelelő módon adnak-e támogatást a tanácsadónak. Érdemes már közvetlenül a projekt lezárása után elvégezni egy értékelést arról, hogy teljesültek-e az elvárások, mit lehetett tanulni, melyek azok a problémák, amelyekkel a munka alapján tovább kell foglalkozni, majd kicsit később is megvizsgálni, milyen eredményeket hozott a tanácsadás. VG