Utazásszervezés a felhőben
Néhány hete üzleti ügyben Barcelonába kellett utaznom. A katalán főváros repülőterén feltűnő volt, milyen sokan mennek hasonló célból. A menedzserek utazásait természetesen a cégek finanszírozzák, ők állják az utazás és a tartózkodás költségeit (travel and expenses, T&E). Ez a tétel a magyar vállalatok könyvelésében is egyre nagyobb: a gazdaság növekszik, és egyre több vállalat lép ki a nemzetközi piacra, amihez bizony a személyes jelenlétre is szükség van.
Hazai felmérésről ugyan nem tudok, de tanulságos lehet, hogy mi a helyzet ezen a téren az Egyesült Államokban. Az ország méretéből is adódóan az amerikai menedzserek viszonylag sokat utaznak: az „üzleti utazók” száma meghaladja a 30 milliót – ez nagyjából a felnőtt népesség 13 százaléka –, és egynegyedük négy vagy több utat tesz meg évente. Az üzleti utak nagyjából 30 százaléka zajlik azonban csak a céges üzletpolitika keretei között (bár a nagy, 5000 főnél többet foglalkoztató vállalatoknál ez az arány eléri a kétharmadot).
Ezeket az utakat természetesen meg kell szervezni, a költségeket pedig el kell számolni. A szóban forgó tételek pedig a legtöbb vállalat életében egyáltalán nem elhanyagolhatók. Vajon ennek megfelelően kezelik őket a vállalati pénzügyek között? Az Aberdeen Group egy 2013-as felmérése szerint a T&E-adatokat a cégek 80 százalékánál maguk az alkalmazottak – tehát az utazók – viszik fel saját kezűleg (gépelik be) a rendszerbe. Mondanom sem kell: ezeknek a vállalatoknak egyáltalán nincs lehetőségük arra, hogy valós időben kövessék a költségek alakulását, arra meg végképp nincs, hogy optimalizálják a kiadásokat. Holott ezek a folyamatok már régen automatizálhatók, ami egyrészt csökkenti a feldolgozás költségeit, másrészt lehetővé teszi a tervezés optimalizálását is. Ami a feldolgozást illeti: az Aberdeen felmérése szerint a vállalatok közel 60 százaléka Excel-táblázatok alapján, manuálisan elemzi a kiadásokat, ilyenkor egy elszámolás költsége átlagosan 20,65 dollárral lesz több a vállalat számára. Ha a cég egy erre a célra kifejlesztett alkalmazást vesz igénybe, ugyanez a tétel 12,51 dollárral csökken.
Ezt egyre több vállalat ismeri fel, és a felhőtechnológiát hívja segítségül az üzleti utak menedzseléséhez. A Gartner szerint T&E-adatokat szinte minden vállalat az első három olyan tétel között említi, amelyet automatizál, vagy automatizálni tervez – igaz, alig több mint egyharmaduk jut csak el addig, hogy a terveket tettekre váltsa.
Nem csupán az elszámolások költsége, de az idejük is jelentősen – több hétről néhány napra – csökken egy „okos” alkalmazással. Ez pedig sokat javít a költségeket megelőlegező üzleti utazók elégedettségén is. Ugyanilyen hatása van az elszámolás egyszerűsödésének is: ha például az utazó a Starbucks-kártyáját vagy mobilalkalmazását összekapcsolja a T&E-alkalmazással, akkor az utóbbi automatikusan megkapja és feldolgozza a kávézó számláit.
A cégek szempontjából talán még ennél is fontosabb, hogy maguknak az utaknak a költsége is csökken. A T&E-elszámolásra és -optimalizálásra specializálódott Concur felhasználói például arról számoltak be, hogy a foglalások átlagos költsége 40 dollárról 15 dollárra csökkent, a szállodai kiadásoké pedig – éjszakánként – mintegy 15 dollárral. Ahogy a hosszú céges utaknak a felhők fölött, az utak szervezésének és elszámolásának a felhőben van a helyük. Ezzel a vállalatok időt, pénzt, az utazók pedig sok bosszúságot takaríthatnak meg.
Portfóliónk minőségi tartalmat jelent minden olvasó számára. Egyedülálló elérést, országos lefedettséget és változatos megjelenési lehetőséget biztosít. Folyamatosan keressük az új irányokat és fejlődési lehetőségeket. Ez jövőnk záloga.