Tényleg automatizálható a könyvelés? És mi lesz, ha igen?

Bele tudna-e tanulni a munkába valaki pusztán úgy, ha pontos és részletes jegyzőkönyv készülne a tennivalóiról, és ezeket a feljegyzéseket tanulmányozná? Ha igen, akkor majd egyszer jó eséllyel egy algoritmus is képes lesz ezt megtanulni. (Az idézet Martin Ford: Robotok kora című könyvéből származik.)

A legtöbb munka gyakorlati vagy szellemi lépések korábban tanult, begyakorolt elemeiből áll. Minden kornak megvoltak a veszélyeztetett foglalkozásai, amelyeket valamilyen technológia szorított háttérbe. A termelés automatizálása által a hatékonyság növekszik, és ennek köszönhetően a termelékenység és a termelékenységből származó nyereség is, miközben a bérköltségek változatlanok. Csak a gépek jól tervezhető üzemelési, karbantartási költségeivel kell számolni, és nem okoz fennakadást a fáradtság, a betegség és a szabadságolás.

Az MI (mesterséges intelligencia) azokra az állásokra jelenti a legnagyobb veszélyt, amelyeket fel lehet bontani kiszámítható, előre meghatározható lépésekre. Előnye, hogy egyszer kell betanítani, és ezután ezerszámra hozható létre rendkívül rövid idő alatt a munkást helyettesítő robot, míg az embert sok év tanulás teszi képessé egy-egy feladatra. Az MI olyan szellemi foglalkozásokra is veszélyes lehet, amelyekről korábban ezt nem tudtuk elképzelni: például a jogi, a könyvelő-, az adótanácsadó- és a könyvvizsgálószakmára, mert ha felbontjuk e szakmákat elemi tevékenységekre, akkor azt látjuk, hogy legnagyobb részük bizony előre kiszámítható automatizmus.

Tényleg automatizálható-e a könyvelés?

Az első lépés

Az első feladat a könyvelőirodába érkező, vegyes „halmazállapotú” dokumentumok iktatása, adattartalmuk egységes szerkezetbe hozása és a kapcsolat megteremtése a megjelenési forma között, végül a tárolás. Ha ügyfelünk a dokumentumait egy dokumentummenedzser-rendszerhez illeszkedő csatornán küldi el, akkor ez a lépés automatizálható. A legtöbb ügyfelet rá is lehet venni erre, mert nekik is kényelmesebb, és a könyvelésük is hamarabb kész lesz. Így egy humán munkatárs is elbír a papíralapú dokumentumokkal.

A második lépés

Az adatok bevitele a könyvelőprogramba még könnyebben automatizálható: hatékonyabb, mint az élőmunka, és az OCR-rendszereknél jobb minőségű. Az MI legalább 95 százalékos pontossággal – legyőzve ezzel az embert – nyeri ki az adatokat. Ha ezt az eszközt szolgáltatásként vesszük igénybe, versenyképes áron hozzáférhetünk.

A harmadik lépés

Ezután törvények, szabályok, számvitel-politikák és vezetői utasítások alapján kell könyvelni az adatokat. Képzeljük el, hogy valaki minden döntésnél kifaggatja a könyvelőt, hogy mit miért tett, és a válaszokat gondosan feljegyzi egy naplóba. Ha elég sok naplóbejegyzésünk van, akkor létrehoztuk a már idézett Ford-féle jegyzőkönyvet. Az MI ennek alapján szabályokat alkot, és ezek szerint jár el. Ugyan vannak még megoldásra váró problémák: például a határnaphoz kötődő változó szereplők kérdése, de ezek elhárítására is folynak már kutatások.

A negyedik lépés

Lépésekre bontva a beszámoló készítése is sok tekintetben rutinfeladat, amellyel bármelyik könyvelőprogram elbánik. Bizonyos feladatokba persze embert kell bevonni vagy más automatával kell egyeztetni: például a nyitott tételek egyeztetése, az adóalapot csökkentő és növelő tételek. A kérdéseket egy humán szakértő megválaszolja, majd elkészül a beszámoló. A kiegészítő mellékletírást pedig Martin Ford példája alapján kell elképzelni: az előző beszámoló szövegéből törölni kell a múlt eseményeit, beleírni az aktuális adatokat.

„Vasárnap a Fenway Parkban, a Boston Red Sox elleni meccsen már elúszni látszott minden esély az Angels számára, amikor a kilencedik körben kétfutónyi hátrányba kerültek, de Vladimir Guerrero egymaga feltámasztotta a reményt, és végül beállította a 7:6-os végeredményt. Ütésével két Angels-futót is célba juttatott. Négyből kettő bázist hozott.”

„A fenti szöveg íróját per pillanat nyilvánvalóan nem fenyegeti az a veszély, hogy írásáért valamiféle díjat kapna. Ám a cikk ettől függetlenül mégis igen figyelemreméltó teljesítmény volt tőle. (…) mert a szerző egy számítógépes program.” (Martin Ford: Robotok kora)

A végső stáció

Az automatizálásnak ezen a szintjén már csak egy személy dolgozik a könyvelőirodában, aki a papíron érkező dokumentumok feldolgozását végzi. Az iroda a felhőbe költözött, ahova alkalmazottak nem tehetik be a lábukat. Ha egy ügyfélnek számlázási, gazdálkodási vagy adóügyi kérdése merül fel, az MI meg tudja válaszolni a korábbi esetek alapján. Ha mégsem, továbbküldi egy szakértőnek, de minden válasz tovább tanítja az MI-t.

A ma valósága

A jövőben tehát a könyvelők, adótanácsadók vállalkozásai vagy megváltoznak, vagy megszűnnek, de még most is csak néhányan fontolgatnak valódi fejlesztést. A szakma ugyanis elöregedett, a legtöbben tíz éven belül kivonulnak a piacról, nem érdekeltek a megújulásban. És a valódi fejlesztéshez a munkafolyamatok teljes újragondolására lenne szükség: például az adatátadás teljes digitalizálására a szállítókra kiterjedően is. Ehhez az IT-eszközök már ma is rendelkezésre állnak, csak a nehezen változó szemlélet szab gátat az elterjedésüknek. Ha ezen sikerülne változtatni, azonnal megszűnne a munkaerőhiány, a kiégés, lenne idő az ügyfelek számára értékesebb szolgáltatásokra.

A jövő lehetőségei

Ki irányít, a gép vagy az ember?

Az átlagkönyvelő már ma is inkább hisz a programjának, mint a józan eszének. Biztos szakmai tudású és komplex szemléletű könyvelő kevésbé veszíti el a kontrollt, de ha megvalósul a teljes automatizálás, sokkal inkább fennáll a veszélye a gyanakvás megszűnésének.

A pályán maradó könyvelőket tehát a folyamatos rendszerelemző munkára, a gép megkérdőjelezésére kell felkészíteni. Azért is, mert nem a robot vállal felelősséget a döntéseiért, hanem az MI-szolgáltató a szolgáltatási díjba beépülő kockázati biztosítási konstrukció keretében, és a felhasználó könyvelő is az ügyfél felé. Ezt pedig csak kellő rálátással teheti meg.

A vendéglőben 11:00-ig lehet angol reggelit kapni, én 11:10-kor érkeztem. Amikor megkérdeztem, hogy kaphatok-e reggelit, a pincér azonnal rávágta, hogy igen. Majd az órájára pillantott, és helyesbített, hogy mégsem, mert a gép nem engedi. Vajon

a pincér ez esetben nem egy automata része volt? Bár még minden feltétel adott volt a reggeli elkészítéséhez, mégsem juthattam hozzá, mert a rendszer nem engedte. Továbblépve, magam is az automata rendszer részévé váltam, amikor megjegyeztem, hogy legközelebb mikor kell elindulnom, ha angol reggelit szeretnék kapni.

Közösségi ellenőrzés és jogalkotó gép

A rendszerhibák gyorsan nyilvánossá válnak a közösségi médiában, és az automata-rendszerek üzemeltetői ennek alapján javítanak. Sőt, ha elemezzük a NAV- és a Facebook-csoportokban közzétett helyes válaszokat, akkor a hatóság ügyfélszolgálata is a felhőbe költözhet, megteremthetünk egy szuperintelligens MI szakértőt. A törvényhozásra is hatni fog az MI, csökkenti az ellentmondásokat, az inkoherenciát, hiszen könnyebben „átnézi” az érintett részeket.

Új szolgáltatási területek

A könyvelők a szolgáltatások körében és minőségében fognak versenyezni egymással. Nagy tudással rendelkező, komplexen gondolkodó szakemberek lesznek. Ellenőrizni tudják majd az MI-t, és folyamatosan növelik a tudását. Utánajárnak a felmerülő kérdéseknek, elemzéseket végeznek, kontrolling, jogi, adótanácsadási feladatokat látnak majd el. Mindez egyre gyorsuló ütemben zajlik majd le: egy-egy bevezetett változás újabb és újabb változások sorát indítja el. Az ember és a gép kapcsolata szorosabbá és körkörössé válik: az ember tanítja az MI-t, amely így egyre több területen helyettesítheti majd. Sokszor a gép ad keretet az ember tevékenységének, de az ember ellenőrzi majd a gépet, és marad energiája a lehetőségei felismerésére. A könyvelő-, adótanácsadó-szakma tehát nem fog eltűnni teljesen, csak sokkal kevesebb, sokkal kreatívabb szakemberre lesz szükség.