Egyedi szoftverrel kiszervezett titkárok és titkárnők

A Montana Rt. egyedi szoftverfejlesztésére alapozva új szolgáltatást indított a Bross Rt. A társaság elsősorban a kis- és közepes vállalatok számára kínálja megoldását, a teljes titkársági feladatok kiszervezését. Azok a cégek, mikrovállalkozások, melyek például a társadalombiztosítási és adóterhek miatt nem engedhetik meg maguknak a titkár vagy titkárnő alkalmazását, a Brosstól mostantól havidíjért "digitális formában" igényelhetnek egyet. A megoldásnak köszönhetően a kisebb vállalkozások is úgy tudnak fellépni, mintha saját önálló titkárságot tartanának fenn.

A személyi asszisztensek a valóságban is léteznek, a Bross Rt. foglalkoztatja őket, de egy-egy alkalmazott a szoftvernek köszönhetően több céget is ki tud szolgálni. Lapunknak Várhelyi Attila értékesítési igazgató elmondta, számításaik szerint egy átlagos forgalmat generáló vállalkozás legfeljebb havi néhány tízezer forintból megoldhatja titkársági feladatait, ráadásul ezt szolgáltatásként kapja, tehát költségként elszámolhatja. A partnerek egyébként a beérkező telefonhívások percei után fizetnek havonta díjat.

A rendszer alapját a Globaltelecom Bt. fejlesztette, Avaya-gyártmányú híváskezelő központ adja. A havidíjat fizető, titkárt igénylő vállalkozások előre megadják, hogy milyen ügyek intézését bízzák az asszisztensekre, a feladatokat pedig folyamatosan módosíthatják. Választhatnak egy telefonszámot, melyen ügyfeleik a digitális asszisztenst elérhetik. A hívások a gyakorlatban mindig a Bross Rt.-hez futnak be, de ezt a hívó nem érzékeli. A szoftver beazonosítja, hogy melyik számot hívták, és az érdeklődőt olyan asszisztenshez irányítja, amelyik az adott cég nevében is tárgyalóképes. Az asszisztens a telefonszám alapján tudja, hogy melyik társaságot keresik, ezért annak nevében mutatkozik be, számítógépének monitorján pedig azonnal megjelenik az összes szükséges információ. Ezek alapján a cég nevében tájékoztatást adhat, vagy akár üzleti találkozókat is egyeztethet az adott digitális naptárak alapján. A rendszer a társaságot vagy vállalkozót azonnal automatikusan értesíti, ha faxüzenete jött, vagy titkára például találkozót egyeztetett egyik ügyfelével. A szolgáltatást igénybe vevőknek lehetőségük van arra, hogy a Bross Rt. irodaházában alkalmi jelleggel irodát vagy tárgyalót használjanak. A rendelkezésre álló helyiségek lefoglaltságát a rendszer tartalmazza, így az asszisztens a vállalkozó naptárával azt egyeztetni tudja.

A híváskezelő központra alapozott szoftverfejlesztést a Bross Rt. rendelte meg, a Montana Rt. mintegy 8 hónapos munkája áll mögötte, lényege az, hogy egy titkár munkaidejében több céget is el tudjon látni a szolgáltatással úgy, hogy mindig birtokában van az ehhez szükséges információknak. A rendszer részben 24 órában áll rendelkezésre, hiszen ha a titkárok a valóságban éppen nem dolgoznak, a híváskezelő központ intelligens üzenetrögzítőként működik.

TORONTÁLI ZOLTÁN