It-vel irányított vállalat

Cége eljutott arra a pontra, amikor vállalatirányítási rendszer (ERP) nélkül már nem lehet átlátni és kontrollálni a folyamatokat? Az első lépés az ERP felé a vállalati stratégia aktualizálása. Nem egyértelmű stratégia hiányában ugyanis az új vállalatirányítási rendszer nem tud mihez kötődni, így könnyen előfordulhat, hogy olyan fejlesztésekbe öl pénzt a cég, amelyekbe már nem lenne szabad.

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése minimum három projektből áll: a folyamatok újraszervezéséből, a megfelelő szoftver- és egyéb rendszerelemek kiválasztásából, illetve magából a rendszerbevezetési feladatból. Mindhárom projekt más csapatot kíván, de a kulcsfelhasználói mag végig ugyanaz kell hogy legyen. Ha a cégvezetés mindegyik témát egy-egy projektnek tekinti, külön célokkal, erőforráskerettel és időkorláttal, akkor a projektvezető(kö)n keresztül könnyebben menedzselheti a vállalatirányítási rendszer bevezetését.

Ha a cégvezetés már érzi a vállalatirányítási rendszer szükségességét, az egyben azt is jelenti, hogy valószínűleg szabályozott folyamatai sincsenek, márpedig ezek is kellenek a sikeres meghonosításhoz. Olyan BPR (Business Process Reengineering – az üzleti folyamatok újraszervezése) csapatot kell hozzá felállítani, amelyben van, aki közvetlen kapcsolatban van az ügyfelekkel (pl. értékesítő, ügyfélszolgálati vezető), jól ismeri az adott területet, részt vesz a folyamat(ok) végrehajtásában (pl. számlázó munkatárs). Lehet olyan is, aki ugyan nem feltétlenül ismeri adott területet, de kreatív, és hangot mer adni véleményének.

Az értékteremtő folyamatokat nem elegendő azonosítani, ábrázolni! Miután tisztázódott, milyen folyamatokat érint az ERP-bevezetés, a menedzsmentnek ki kell választania azokat, amelyek pont úgy jók, ahogy vannak. Arról ismerhetőek fel könnyen ezek a folyamatok, hogy megkülönböztetik az adott céget a versenytársaktól, így versenyelőnyt jelenthetnek. Ilyen lehet például az ajánlatadási folyamat, ha az adott cég rendkívül gyorsan ad személyre szabott, részletes ajánlatot ügyfeleinek.

Válassza ki azonban a menedzsment azokat a folyamatokat, amelyekhez nem ragaszkodik, és amelyek esetében számít arra, hogy a „dobozos” ERP megfelelő megoldást nyújt majd. Ezek felülvizsgálata a rendszerbevezetés első szakaszában történjen, amikor a rendszerbevezetővel egyeztethető lesz a folyamat lefutása. Általában olyan szabványos, támogató jellegű folyamatokról van szó, amelyek mindegyik ERP-nek részét képezik (pl. részletfizetés nyújtása). Ezek átvétele olcsóbb, mint a jelenlegi gyakorlat továbbfejlesztése az új rendszerben.

Az „ahogy van, úgy nem jó” értékteremtő folyamatokat kell átalakítani. Ezek azok a folyamatok, amelyekről a cégvezetés tudja, hogy nem teljesen jól működnek, de mivel a cég szépen fejlődött, eddig elkerülhető volt átalakításuk. Ha még az ERP-kiválasztás előtt átalakítják ezeket, akkor az ERP-követelménylista fájdalommentes összeállításán túl még azt az előnyt is bezsebeli a cég, hogy kitalálásuk nem hátráltatja az amúgy is költséges és hosszadalmas rendszerbevezetést, és a rendszer vélt vagy valós korlátai nem kötik meg az átalakítók gondolkodását. Ha pedig az derül ki, hogy valami nem valósítható meg úgy, ahogyan kitalálta a BPR-csapat, erre a rendszerbevezető rávilágít majd. A folyamatok az alapműködést kell hogy ábrázolják, a gyakran lefutó vagy kritikus folyamatágakkal. A részleteket, kivételeket a rendszer koncepciótervében, a paraméterezési dokumentációban kell majd definiálni a bevezető segítségével.

A szerző az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. vezető tanácsadója.

– Cég- és rendszerbemutató: ennek során megnézhető a bemutatórendszer, és megismerhető a rendszerbevezetést véghezvivő csapat

– Referencialátogatások: a rendszer éles működésben látható más cégeknél, tapasztalatok gyűjthetők a rendszert használóktól

– Próbamunka: amelynek segítségével a vezető képet kaphat arról, hogy milyen könnyen érti meg a bevezető a cégét, és hogyan lehet a vállalat specialitásait (pl. egy bonyolultabb vevői kedvezményt) kezelni a rendszerben

– Cég- és rendszerbemutató: ennek során megnézhető a bemutatórendszer, és megismerhető a rendszerbevezetést véghezvivő csapat

– Referencialátogatások: a rendszer éles működésben látható más cégeknél, tapasztalatok gyűjthetők a rendszert használóktól

– Próbamunka: amelynek segítségével a vezető képet kaphat arról, hogy milyen könnyen érti meg a bevezető a cégét, és hogyan lehet a vállalat specialitásait (pl. egy bonyolultabb vevői kedvezményt) kezelni a rendszerben-->