A számlakibocsátás költségének csökkentései

A pénzügyi- informatikai fejlődés együtthatása nyomán keletkező piacképes megoldások radikálisan átalakították, illetve formálják tovább a fogyasztói szokásokat, egyre nagyobb teret engedve a kereskedelmi és pénzügyi tranzakciók digitális leképezésének. A technológia fejlődésével párhuzamos üzletviteli tempóváltás miatt a fogyasztók mind szélesebb körben tartanak igényt a térben és időben korlátozások nélkül igénybe vehető, azonnali tranzakciók elérhetőségére.

A fenti folyamatok hatása nyomán alakult ki többek között az EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment, azaz elektronikus számlabemutatási és fizetési) szolgáltatási szegmens is. A továbbiakban az EBPP által nyújtott előnyöket és hátrányokat, valamint az ERP (Enterprise Resource Planning) rendszerekkel támogatott üzleti folyamatokhoz való illeszkedését fogjuk bemutatni.

De mi is az az EBPP? Anélkül, hogy pontos és szűk definíciót adnánk, a nemzetközi gyakorlat alapján mi ide sorolunk minden, a számlák (vagy más adóügyi bizonylatok) elektronikus kiállításával, bemutatásával, archiválásával illetve kifizetésével kapcsolatos megoldást és szolgáltatást. (A fenti, általános EBPP definíciót egyébként gyakran vitatják, elsősorban a szűkebben értelmezett EBPP szolgáltatások szállítói.) A fizetési oldalt most figyelmen kívül hagyva a továbbiakban a B2C (Business to Customer) típusú elektronikus számlázással foglalkozunk.

Az elektronikus számlakibocsátás (és most tekintsünk el az EDI (Electronic Data Interchange) típusú, jellemzően B2B (Business to Business) közegben alkalmazott megoldásoktól) jelentős költségelőnnyel bírhat a hagyományos, papír alapú számlakibocsátáshoz képest. Az ERP rendszer vagy számlázó alkalmazás által a vonatkozó magyar jogszabályoknak megfelelő formátumban készített számlákat egy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel ellátva, majd archiválva megspórolhatjuk a nyomtatási, borítékolási, kézbesítési, szállítási, raktározási, stb. költségek nagy részét.

Tekintsük át a mai magyar jogszabályok és piaci körülmények figyelembevételével az EBPP megoldások bevezetésének főbb előnyeit és hátrányait.

Magyarországon 2004. május 1. óta lehet elektronikus számlát kibocsátani. Annak ellenére, hogy az elektronikus számlázás szabályozási, ellenőrzési háttere összetett, és nem teljesen kiforrott még, az ilyen megoldások alkalmazása elhanyagolható működési kockázattal jár, viszont számos előnyt biztosít.

Elektronikus számlázáshoz szükségünk lesz egy hitelesítés-szolgáltatóra (CA), amely az aláíró tanúsítványt illetve az időbélyeget biztosítja, illetve egy elektronikus számlázási modulra vagy rendszerre, amely a számlák aláírását végzi. Ezen felül meg kell oldani a számlák eljuttatását Ügyfelünkhöz, valamint a kibocsátott számlák archiválását, azaz az előírásoknak megfelelő megőrzését. A magyar jogszabályok előírják, hogy a vevőnek előzetesen hozzá kell járulnia az elektronikus számla befogadásához. A számla befogadása, kontírozása további adminisztratív akadályokkal terhelt.

Az elektronikus számlázás számos előnye között (a korábban kifejtett cost-cutting vonatkozáson felül) megtaláljuk a gyorsaságot, rugalmasságot (azaz az Ügyfél megfelelő megoldás választása esetén akár azonnal, tetszőleges helyen elérheti számláját), a hagyományos számlaraktározás szükségtelenné válását. Ezeken túl az elektronikus számlázás egy zöldebb alternatívát jelent a papír alapú számlázáshoz képest.

EBPP rendszer bevezetésével kapcsolatban három alapvető stratégiát követhetünk:

1. ERP rendszerünket úgy fejlesztjük tovább, hogy képes legyen a számlák elektronikus aláírására, időbélyeg kérésére és annak elhelyezésére, valamint a kapcsolódó archiválási előírások kezelésére. Fejlesztés szükséges, mivel (a fenti szűkítésekkel) jelenleg egyik nagy ERP rendszer sem rendelkezik a magyar jogszabályoknak megfelelő elektronikus számlázási modullal. A választott megoldás függvényében a rendszer tanúsítása is szükségessé válhat, illetve jelentős fejlesztési és üzemeltetési erőforrást köthet le egy ilyen projekt.

2. ERP rendszerünket integráljuk egy dobozos elektronikus számlázási rendszerrel, ami kezeli a számlakiállításhoz, archiváláshoz szükséges folyamatokat. Ezzel a megoldással általában jogszabálykövetési, fejlesztési, üzemeltetési feladatokat vállalunk fel.

3. Elektronikus számlázási folyamatainkat kiszervezzük egy EBPP szolgáltatóhoz, ERP rendszerünket pedig a külső szolgáltatással integráljuk. Üzemeltetési problémáinkat ezzel minimálisra csökkentjük, azonban hozzákötjük magunkat egy adott szolgáltatóhoz és az extra funkciók miatt valószínűleg veszítünk az elérhető maximális költségelőnyből.

A három alapstratégia (vagy tetszőleges keverékük) közötti választás nagyban függ a kibocsátott számlamennyiségtől, a cég és ügyfeleinek profiljától és számos egyéb tényezőtől.

Azzal együtt, hogy a téma összetettsége miatt több helyen jelentős egyszerűsítéseket tettünk, úgy gondoljuk, hogy az EBPP / elektronikus számlázás sok vállalkozás számára megfontolásra érdemes, megtérülő alternatívát jelent.