Az e-bizonylatok kora jöhet

Az elektronizálódott világban az már nem kérdés, hogy egy vállalkozás rendelkezik-e számítógépekkel, vagy van-e internetkapcsolata és weboldala. A kérdés inkább az, hogy ezeket milyen mélységben tudja beépíteni az ügyvitelébe, üzleti tevékenységébe. Minél több folyamatot sikerül ugyanis elektronikus formában eredményesen végrehajtani, annál jelentősebb anyagi és időbeli megtakarításra tehet szert egy cég, ám különösen a kis- és közepes vállalkozások körében számos területen meglepően erős ellenállásba ütközünk az új technológiákkal szemben: az egyik ilyen tipikus szegmens a számlázás területe.

Egyre több vállalkozás szeretne „papírmentes irodát” kialakítani a felmérések szerint, amit elsősorban nem környezeti megfontolások motiválnak, hanem inkább a papír kezelésével és tárolásával kapcsolatos gyakorlati problémák elkerülésének szándéka: költségek merülnek fel a dokumentumok előállítása, disztribúciója, tárolása és őrzése kapcsán egyaránt.

A váltást azonban sok vállalat egyszerűen képtelen megugrani.
Van azonban egy terület, ahol pozitív fejleményeket láthatunk, az elektronikus aláírás felhasználása ugyanis jelentős növekedést mutatott az elmúlt tíz évben. Ebben igen nagy szerepe volt annak, hogy 2008 júliusától a cégeljárásban kizárólag elektronikus aláírással ellátott dokumentumokkal lehet a cégbírósági eljárásokban részt venni. Míg korábban elvétve volt jellemző az elektronikus aláírás használata, addig ma már több mint 210 millió dokumentumot időbélyegeznek le évente.

Ha számláinkat elektronikusan szeretnénk kezelni, erre igen eltérő költség- és tudásigényű megoldások állnak rendelkezésre. Ha egy vállalkozás például maga szeretne aláírni, akkor szüksége van olyan tanúsítványra, amellyel ezt megteheti, míg ha csupán a kimenő elektronikus számláit kell digitálisan aláírni és minősített időbélyegzővel ellátni, akkor használhat számlázóprogram-szolgáltatót is.

Figyelembe véve a postázási költségeket, elsőbbségi és ajánlott könyvelt küldeménynél már havi három-négy számla kibocsátása esetében is kimutatható az elektronikus számlák előnye. Elméletileg tehát szinte mindenkinek megéri az e-számla alkalmazása, ám a gyakorlatban nem biztos, hogy emiatt megéri átalakítani a vállalkozás folyamatait. Ha azonban a szerződések és egyéb kapcsolódó hiteles dokumentumok elektronizálását is elvégezzük, már igen alacsony iratforgalom mellett is egyértelmű az e-mailes logisztika előnye a fizikai elküldéssel szemben.

Ahol pedig nagyobb tömegben keletkeznek bizonylatok (webáruházak vagy könyvelőcégek a klasszikus példák erre), ott már ma is szinte kizárólagossá vált az elektronikus formátumok alkalmazása. A számok azt mutatják, hogy társadalmi szinten igen jelentős megtakarítást jelent az e-bizonylatok minél szélesebb körű alkalmazása, ráadásul az Európai Unió is jelentős erőfeszítéseket tesz annak érdekében, hogy a határokon átnyúlóan hasonlóan lehessen elektronikusan ügyeket intézni.

A cégbírósági eljárások reformja jelentős hatással volt az e-aláírások terjedésére, ezért célszerű lenne további területekre is kiterjeszteni a kötelező elektronikus ügyintézést. Az adóhivatal például egymaga évente 25-30 millió dokumentumot kezel elektronikus formában. Normál időszakban átlagosan százas nagyságrendben képes percenként az e-dokumentumok fogadására, míg csúcsidőszakban akár ötezer dokumentum is érkezhet minden percben a központi rendszeren keresztül a hivatalba. A statisztika szerint mintegy 600 ezer vállalkozás van bejegyezve Magyarországon, így a tanúsítványbirtokosok számát a jelenlegi 30 ezer körüli szintről még bőven van hová emelni.

Ha pedig egy vállalkozás egyszer – ha kényszerűségből is, de – megtanul elektronikusan ügyeket intézni, akkor észrevétlenül javul a versenyképessége. Ráadásul ha nemzetközi üzleti kapcsolatokat is fenntart, akkor ezzel európai szinten is ki tudja használni a belső piac nyújtotta digitális előnyöket.