A beszerzés a vállalati működés egyik legtöbb adminisztrációval járó, leginkább munkaidő-igényes területe. Változtat ezen a képen a digitális átalakulás?
Azoknál a cégeknél, amelyek a beszerzés területén is a digitalizáció útjára léptek, a válasz egyértelműen igen. Már régóta elérhetők a piacon azok az alkalmazások, amelyek az adminisztrációs terhek túlnyomó részét leveszik a beszerzési szakemberek válláról. Ez nem túlzás, mint egy tanulmány rámutat, a megrendelések és az operatív folyamatok 85 százaléka és a számlakezelés 92 százaléka ma már automatizálható. De vannak más előnyök is. Az olyan rendszerek, mint az SAP Ariba platform – amelynek éves forgalma meghaladja a 2000 milliárd dollárt, és ez több, mint Olaszország GDP-je –, megfelelnek a legújabb számviteli előírásoknak is, amilyen például az automatikus online számlaadatküldés az adóhivatalnak.
A digitális forradalom vívmányai közül melyeket képes kiaknázni
a beszerzés területe?
Szinte valamennyit. A robotalapú folyamatautomatizálás és a mesterséges intelligencia az ismétlődő folyamatok automatizálását támogatja, a dolgok internete nyújtotta lehetőségek biztosítják, hogy a megrendelt termékek útját valós időben nyomon követhessük, a számlák egyeztetését pedig gépi tanuláson alapuló szoftverek segítik, hogy csak néhányat említsünk. A közeli jövőben várható a chatbotok, a 3D-nyomtatás és a blokklánc-technológia elterjedése, de a vásárlói élmény fokozásában feltehetően a virtuális vagy kiterjesztett valóságon alapuló megoldások is szerepet kapnak.
Az automatizálás mennyiben járul hozzá az ezen a területen is jellemző munkaerőhiány kezeléséhez?
A beszerzési osztályok munkaidejének nagy részét azoknak a kis tételű tranzakcióknak az adminisztrálása köti le, amelyek a teljes beszerzési érték csupán elenyésző részét teszik ki. Ha ezeket a folyamatokat automatizáljuk – és erre a jelenlegi rendszerek akár 90 százalékban képesek –, akkor egyrészt kevesebben is képesek ellátni ugyanazt a feladatot, másrészt a szakemberek több időt és energiát fordíthatnak a valóban fontos, stratégiai jelentőségű beszerzésekre.
Magyarországon a beszerzési platformokat döntően a nagyvállalatok, jellemzően a multik hazai leánycégei használják. A hazai kis- és középvállalkozások nem érzik még a lépéskényszert?
Az SAP Ariba és a Würzburg-Schweinfurt egyetem kutatásában megkérdezett több mint 450 vállalatnak a felmérés idején csupán 5 százaléka rendelkezett ilyen rendszerrel, ugyanakkor 63 százalékuknál már készen állt a beszerzésre is kiterjedő automatizálási ütemterv. Ez az arány hasonló lehet a magyarországi cégek körében is. A nagy nemzetközi beszállítói hálózatokhoz a globális beszerzési platformokon keresztül lehet a legkönnyebben és leggyorsabban csatlakozni, az exportra termelő vagy nemzetközi szolgáltatást nyújtó vállalkozások ajánlatai ezen az úton juthatnak el a legnagyobb potenciális vevőkörhöz. A legjobb nemzetközi gyakorlatok és a legfrissebb technológiai fejlesztések automatikusan és további erőfeszítések nélkül is a cégek működésének részévé válnak.
A beszerzőket jellemzően annak alapján értékelik, hogy mennyit tudnak megtakarítani a vállalatnak. Mivel lehet meggyőzni a cégvezetést arról, hogy magába a beszerzésbe invesztáljon?
A platformhoz való csatlakozás költsége a felméréseink szerint egy-másfél éven belül megtérül. A rendszer nagyjából három hónap alatt bevezethető, ezután a kollégák már maguk indíthatják el és kezelhetik a beszerzési folyamatokat. Mivel automatikus a feldolgozás, az ügyek átfutási ideje nem a beszerzési osztály leterheltségének függvénye. Ami pedig a megtakarítást mint beszerzési célt illeti: a valóban fontos ügyekre koncentrálni képes beszerzőket meggyőződésem szerint elsősorban nem aszerint fogják értékelni, hogy mennyit spórolnak a cégnek, hanem annak alapján, hogy mekkora értéket teremtenek.
Portfóliónk minőségi tartalmat jelent minden olvasó számára. Egyedülálló elérést, országos lefedettséget és változatos megjelenési lehetőséget biztosít. Folyamatosan keressük az új irányokat és fejlődési lehetőségeket. Ez jövőnk záloga.