Költségcsökkentés helyett az értékteremtés lehet a kulcs

A beszerzés a vállalati működés egyik legtöbb adminisztrációval járó, leginkább munkaidő-igényes területe. Változtat ezen a képen a digitális átalakulás?

Azoknál a cégeknél, amelyek a beszerzés területén is a digita­lizáció útjára léptek, a válasz egyértelműen igen. Már régóta elérhetők a piacon azok az alkalmazások, amelyek az adminisztrációs terhek túlnyomó részét leveszik a beszerzési szakemberek válláról. Ez nem túlzás, mint egy tanulmány rámutat, a megrendelések és az operatív folyamatok 85 százaléka és a számlakezelés 92 százaléka ma már automatizálható. De vannak más előnyök is. Az olyan rendszerek, mint az SAP Ariba platform – amelynek éves forgalma meghaladja a 2000 milliárd dollárt, és ez több, mint Olaszország GDP-je –, megfelelnek a legújabb számviteli előírásoknak is, amilyen például az automatikus online számlaadatküldés az adóhivatalnak.

A digitális forradalom vívmányai közül melyeket képes kiaknázni

a beszerzés területe?

Szinte valamennyit. A robotala­pú folyamatautomatizálás és a mesterséges intelligencia az ismétlődő folyamatok automatizálását támogatja, a dolgok internete nyújtotta lehetőségek biztosítják, hogy a megrendelt termékek útját valós időben nyomon követhessük, a számlák egyeztetését pedig gépi tanuláson alapuló szoftverek segítik, hogy csak néhányat említsünk. A közeli jövőben várható a chatbotok, a 3D-nyomtatás és a blokklánc-technológia elterjedése, de a vásárlói élmény fokozásában feltehetően a virtuális vagy kiterjesztett valóságon alapuló megoldások is szerepet kapnak.

Az automatizálás mennyiben járul hozzá az ezen a területen is jellemző munkaerőhiány kezeléséhez?

A beszerzési osztályok munkaidejének nagy részét azoknak a kis tételű tranzakcióknak az adminisztrálása köti le, amelyek a teljes beszerzési érték csupán elenyésző részét teszik ki. Ha ezeket a folyamatokat automatizáljuk – és erre a jelenlegi rendszerek akár 90 százalékban képesek –, akkor egyrészt kevesebben is képesek ellátni ugyanazt a feladatot, másrészt a szakemberek több időt és energiát fordíthatnak a valóban fontos, stratégiai jelentőségű beszerzésekre.

Magyarországon a beszerzési platformokat döntően a nagyvállalatok, jellemzően a multik hazai leánycégei használják. A hazai kis- és középvállalkozások nem érzik még a lépéskényszert?

Az SAP Ariba és a Würzburg-Schweinfurt egyetem kutatásában megkérdezett több mint 450 vállalatnak a felmérés idején csupán 5 százaléka rendelkezett ilyen rendszerrel, ugyanakkor 63 százalékuknál már készen állt a beszerzésre is kiterjedő automatizálási ütemterv. Ez az arány hasonló lehet a magyarországi cégek körében is. A nagy nemzetközi beszállítói hálózatokhoz a globális beszerzési platformokon keresztül lehet a legkönnyebben és leggyorsabban csatlakozni, az exportra termelő vagy nemzetközi szolgáltatást nyújtó vállalkozások ajánlatai ezen az úton juthatnak el a legnagyobb potenciális vevőkörhöz. A legjobb nemzetközi gyakorlatok és a legfrissebb technológiai fejlesztések automatikusan és további erőfeszítések nélkül is a cégek működésének részévé válnak.

A beszerzőket jellemzően annak alapján értékelik, hogy mennyit tudnak megtakarítani a vállalatnak. Mivel lehet meggyőzni a cégvezetést arról, hogy magába a beszerzésbe invesztáljon?

A platformhoz való csatlakozás költsége a felméréseink szerint egy-másfél éven belül megtérül. A rendszer nagyjából három hónap alatt bevezethető, ezután a kollégák már maguk indíthatják el és kezelhetik a beszerzési folyamatokat. Mivel automatikus a feldolgozás, az ügyek átfutási ideje nem a beszerzési osztály leterheltségének függvénye. Ami pedig a megtakarítást mint beszerzési célt illeti: a valóban fontos ügyekre koncentrálni képes beszerzőket meggyőződésem szerint elsősorban nem aszerint fogják értékelni, hogy mennyit spórolnak a cégnek, hanem annak alapján, hogy mekkora értéket teremtenek.