E-levelezési illemtan

A stílus, a helyesírás, a hangvétel, a forma, s persze a tartalom - sok gondtól szabadítjuk meg magunkat, ha a megfelelőt választjuk az elektronikus levél megalkotásakor. Mert ugyan az e-mail kiváló találmány, ám vannak buktatói. Ezekre igyekszik felhívni a figyelmet a Drake Beam Morin személyzeti tanácsadó cég közelmúltban összeállított e-mail illemtana, illetve a bónuszként összegyűjtött tanácsokra.

Ma már egy-két billentyű leütésével kapcsolatot tudunk teremteni bárkivel, lett légyen a föld bármely pontján. Ez kitűnő. Ám nem szabad automatikusan, a hétköznapi szlenget használva, kizárólag saját szájunk íze, pillanatnyi állapotunk szerint írni. Érdemes az arany középút elvét követni: ha ugyanis ezt tesszük, akkor nem lankad a figyelmünk az üzenet megírásakor, s el tudjuk kerülni a hibákat. Kiváltképpen igaz ez a menedzserekre, akiktől igen sok függ a vállalat sikerének alakulásában, illetve a belső hangulat minőségében.

A túlságosan laza stílus alkalmazása még azoknál is előfordul, akik személyes találkozáskor vagy akár klasszikus üzleti levélből olyan benyomást keltenek bennünk, mint akik profik, iskolázottak és nagyon értik a dolgukat. Ilyenkor jön a meglepetés: a hibáktól hemzsegő, rossz stílusban, szinte hányavetin megírt e-mail alaposan lerombolhatja bennünk a kedvező képet, aminek nemkívánatos eredménye cégen kívül az üzleti kapcsolatokban, cégen belül pedig a beosztottak tiszteletének elvesztésében csapódhat le. Mindenképpen érdemes leellenőrizni mind a stílust, mind a nyelvtant, mind a helyesírást, mi-előtt lenyomjuk a "küld" gombot!

Habár az e-mail nem közvetíti a gesztusokat, mimikát, de üzenetet - a valós tartalmán túl is - igen. Képzeljük el, hogyan fogadnak egy amerikai stílusban íródott, csak a tárgyra koncentráló, azt is csupán címszavakban tartalmazó üzenetet egy olyan országban, ahol a cirádás stílus, a tisztelet megadása, a körmondatok a "protokoll" részei az üzleti világban. De ez érvényes fordítva is. Eredménye lehet akár az amúgy kiváló üzleti kapcsolat megromlása is. Éppen ezért kerülni kell a szlenget, az üzenetet semleges, ámde udvarias stílusban kell megalkotni, még akkor is, ha ez így egy kicsit hosszabb ideig tart!

Minden vállalatnál kialakult az e-mailezés, internetezés formális vagy informális szabályrendszere. Ezt sokszor akaratlanul is megsértjük, ha például vállalati címeres virtuális papíron írunk kifelé üzeneteket, vagy ha gondolkodás nélkül továbbítunk egy kívülről kapott durvább viccet, illetve ha nem éppen szalonképes weboldalon böngészünk. Éppen ezért a vállalat minden szintű vezetőjének feltétlenül pontosan le kell fektetnie az internethasználat lokális szabályait!

Problémákat okozhat, ha nem vagyunk azzal tisztában: azok az e-mailek, amelyeket a kukába helyeztünk, nem tűnnek el automatikusan. Akkor kerülnek csak ki véglegesen a rendszerből, amikor a rendszergazdák úgy érzik, ideje takarítani. S miután a jog nem védi a vállalati számítógépes hálózatot használók személyes titkait, ebből komoly problémáink is adódhatnak. Olyan bizalmas információkhoz juthatnak így mások, mint a fizetésünk, a főnökökkel teljesítményünkről folytatott megbeszélések tartalma. Jó tanács: mielőtt bármilyen üzenetet megírunk, tisztázzuk magunkban, hogy tartalmaz-e olyan bizalmas információt, amelyet semmiképpen nem szeretnénk mások tudomására hozni (e-mail partnerünk kivételével természetesen)!

Az elektronikus üzenetet nem egészítik ki azok a verbális és nem verbális információk (például a mimika, a gesztusok), amelyek oldhatják vagy éppen keményíthetik a konkrét szavakat, tartalmat, illetve pontosíthatják az eljuttatni kívánt információt. Ugyanakkor az e-mailek hordoznak specifikus üzeneteket, például a stílus, a forma közvetít egy sor számunkra fontos információt az elektronikus levél küldőjéről. Mindenképpen érdemes figyelmesen olvasni a partnerek vagy beosztottak által nekünk küldött e-maileket, tanulmányozni azok tartalmán kívül azokat a másodlagos üzeneteket, amelyeket hordoznak. S érdemes hasonló stílusban válaszolni nekik!