Fordulat előtt a magyarországi e-számlázás

A magyar vállalkozások többsége még nem él az e-számlázás kínálta lehetőségekkel, bár a cégvezetők látják, hogy ezáltal jelentős költségcsökkentést és hatékonyabb működést lehetne elérni – állapítja meg az Itella Information kutatása. Az elemzők szerint az elektronikus számlázásra történő áttérés első lépcsőben a cégek egymás közti számlaforgalmában várható, a lakossági e-számlák elterjedésére pedig fokozatosan, hosszabb távon lehet számítani.

Az APEH tavaly október végén foglalt állást az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozóan. A dátum fontos mérföldkő volt a hazai e-átmenet szempontjából, ekkor elhárult az utolsó akadály is az elektronikus számlázás útjából.

Az elektronizálási folyamatok elterjedésével a cégek a számlázási kiadásaikon is jócskán faraghatnak. A feltételek adottak, most már csak a cégvezetőkön, tulajdonosokon múlik, hogy az e-számlázás és a tevékenység költséghatékony kiszervezése Magyarországon is elterjedhessen. Így nem kellene minden májusban újra helyet keresni a vaskos számla- és bizonylatkötegeknek, elég lenne csupán egy – az APEH által is támogatott – digitális adathordozón archiválni az előző év számlaforgalmát.

A hazai cégek számlázási szokásait vizsgálva, Magyarország jócskán elmarad a nemzetközi átlagtól. Míg az európai vállalatoknak már 50 százaléka küld és fogad e-számlát, az átállás nálunk még várat magára. A hazai társaságok kimenő számláinak a 88 százaléka, a bejövőknek pedig a 83 százaléka még mindig papíralapú. Ráadásul az említett kutatásból az is került, hogy a hazai cégek a számláikat közel 90 százalékban házilag nyomtatják. Ez nagyobb mennyiségnél jelentős pluszterhet ró a vállalatokra, Nyugat-Európában már felismerték ezt, és változtattak rajta.

Finnországban például a számlanyomtatást az ottani vállalkozások több mint fele nagy tömegű számlanyomtatásra specializálódott szakcégekhez szervezi ki. Nagy-Britanniában és Ausztriában a számlákat nyomtatás helyett e-mailben küldik meg az ügyfeleknek: nincs papír-, festék-, borítékolási és postaköltség. Ez a módszer nálunk is ismert, de elterjedtsége nem éri el a 10 százalékot. Ugyanakkor még mindig nem ez számít a legfejlettebb e-számlázási megoldásnak. Az igazán korszerű módszer lényege, hogy a számlázás zárt elektronikus rendszerben zajlik. A folyamat szinte teljesen automatizált, élőmunka- és anyagigénye alig van, nem terheli a környezetet, és még e-mail-forgalmat sem generál. Finnországban a számlák közel egynegyedét már ilyen rendszerben bocsátják ki.

Az Itella kutatása szerint a hazai cégek a következő két-három évben előrelépést terveznek a számlázási folyamataikban. A megkérdezett cégvezetők több mint a négyötöde véli úgy, hogy az e-számlával további megtakarításokat lehet elérni.

A magyarországi vállalatok döntő hányada a számlázási költségek csökkentését szeretné elérni. Közel kétharmaduk számára az is fontos, hogy visszaszoruljanak a számlázáshoz kapcsolódó élőmunka-igényes munkafolyamatok. A döntéshozók több mint fele úgy látja, a számlázási folyamatok hatékonyabbá tétele a vállalati cash flow szempontjából is fontos, mivel ennek révén fel lehet gyorsítani a pénzáramlás ütemét. A vállalatvezetők számára fontos, hogy a beérkező számlák lehetőség szerint közvetlenül a cég informatikai rendszerében landoljanak, de elvárásuk, hogy a számlák archiválása is elektronikusan történjen. A döntéshozók közel fele ennek kapcsán a környezetvédelmi szempontokat is figyelembe venné, és minden harmadik cégvezető pedig azt is fontosnak tartaná, hogy a számlák kezelését két-három éves távlatban külső szolgáltatóra bízza.

Az e-átállás hazai elterjedését eddig vélhetőleg az e-számlázással kapcsolatos információk hiánya és az emiatti bizonytalanság lassította, hiszen a jogi lehetőség és az elérhető szaktudás hiányáról nem lehet szó. Az e-átállás feltételei Magyarországon mind a számviteli szabályozást tekintve, mind az elektronikus számlázáshoz igénybe vehető külső szolgáltatások szempontjából adottak. VG