Okoskontroll-megoldások a pénzügyek területén
A digitális forradalom elérte és átalakítja a vállalati pénzügyeket is. A pénzügyi funkciókban és lehetőségekben bekövetkezett változás már most is megdöbbentő, nem informatikus cégvezetőként vagy CFO-ként azonban nem könnyű eligazodni a rendelkezésre álló lehetőségek között. Már a dobozos megoldások palettája is óriási, ám ezek rendszerint nem szolgálják tökéletesen a cég pénzügyi folyamatainak ellenőrzését, ezért a legtöbb esetben valamilyen adaptációra, testre szabásra van szükség, vagy saját megoldást kell fejleszteni.
Alapvetően három feltételnek kell megfelelni ahhoz, hogy a vállalati pénzügyek területén a digitális transzformáció sikeres legyen. Ismerni kell minden előírást a pénzügyi szabályozói környezettől a különböző jelentési kötelezettségeken át, az adózáson keresztül a pénzügyi területet irányító belső szabályokig. Ez nagy hasonlatosságot mutat az auditcégek tevékenységével, valamint a náluk felhalmozódott kompetenciákkal. Ezenfelül át kell látni az adott vállalatra jellemző pénzügyi folyamatokat a kockázatelemzéstől a csalásvédelmen át a menedzsment döntéseit megalapozó mutatók kidolgozásáig, és végül ismerni kell az alkalmazható technológiákat és azok testre szabásának módozatait. Akkor beszélhetünk Smart Digital Finance megoldásokról, ha mindez együtt áll.
Egy sikeres üzleti vállalkozás számára elengedhetetlen, hogy az aranyháromszög (vagy másképp 3p: people, process, platform) mindhárom területére nagy hangsúlyt fektessen annak érdekében, hogy a fejlődése hosszú távon is kiegyensúlyozott és fenntartható legyen.
Az okoskontrollok olyan, folyamatba épített automatizált megoldások, amelyek működés közben segítenek a vállalatnak, hogy az adott pénzügyi terület szabályainak megfelelően, kevesebb hibával, hatékonyan működjön.
Az előre paraméterezett, azonnal futtatható lekérdezések segítenek a pénzügyi folyamatok összehangolt működésének ellenőrzésében, a csalásgyanús tételek kiszűrésében, miközben lehetővé teszik az ellenőrzésre fordított munka mennyiségének csökkentését is. Nem mellékes hozadéka a fejlesztésnek, hogy javul a minőség is, hiszen az eddig ellenőrzésre fordított kapacitást most más területen tudja kamatoztatni a vállalkozás. Az automatizált kontrollok gombnyomásra készítik el a jelentést a vállalat vezetőjének az adott részleg hatékonyságáról, valamint adnak részletes listát az operatív dolgozók számára, amellyel azonnal orvosolhatják az esetleges hibákat, problémákat.
A vezetők számára létrehozott jelentési felület (dashboard) pontosan annyi információt jelenít meg, amennyivel a vezető értékelni tudja a hozzá tartozó funkcionális területek teljesítményét. Ezen keresztül tényleges és valós idejű adatok elemzésével követhetik a trendeket, a teljesítménymutatókat, az átfutási időket (lead time), így jó indikációkat kaphatnak az esetleges fejlesztendő területekről. A megjelenített mutatók magukban foglalhatják a megelőző (preventív) és utólagos (detektív) kontrollokkal, a csalásmegelőzésről (anti-fraud), a pénzügyi veszteség elkerüléséről (financial loss) és a szabályzatnak való megfelelésről (compliance) szóló információkat is.
Nem kell többé egyesével jelentéseket kérniük, és várakozniuk az elkészülésükre, akkor kérdezik le az előre kialakított ellenőrzések eredményeit, amikor kíváncsiak rájuk. Az előnyök így a beosztottaknál is megjelennek. Nem kell többé a napi munkát félretenni a vezetői kérések miatt, sőt gyorsan listázhatják önmaguk ellenőrzésére is azokat a tételeket, amelyek esetleg javításra szorulnak, megspórolva ezzel többek közt a korábban önellenőrzésre szánt időt.
Az előnyök jól láthatók, a megoldások (harmadik pillér) azonban nagyon sokfélék lehetnek. Természetesen megtalálhatók a kontrollok közt az úgynevezett dobozos megoldások is. A könyvelés területén például vannak olyan alapvető egyezőségek – ilyen egy szabályzati megfelelés –, amelyet lehet általánosan kezelni. Ugyan a modern ERP-rendszerek sok beépített megoldást is kínálnak, a gyakorlatban azonban azt tapasztaljuk, hogy ezekről a felhasználók nagy része nem tud, a kialakításnál nem érvényesültek az adott vállalatra jellemző igények és paraméterek, és sokszor előfordul az is, hogy a rendszerek nem igazíthatók hozzá a vállalat szervezeti felépítésének változásához, így alkalmatlanná válnak a feladatok elvégzésére.
Éppen ezért az esetek döntő többségében a megoldások akkor működnek igazán jól, ha nem csupán dobozosak, hanem a vállalatra-szervezeti egységre szabott listához igazodnak. Ehhez fel kell mérni az adott vállalat pénzügyi folyamatait, és az iparági gyakorlatot egységes kontrollkatalógusba kell listázni a cégnél már megtalálható ellenőrzésekkel. Az így elvégzett felméréskor további folyamatfejlesztési lehetőségek látnak napvilágot, előkerülnek a szervezeten belüli inkonzisztenciák és az ok nélkül duplikált (redundáns) ellenőrzések.
Ebben a folyamatban a vállalat vezetői már a munka alatt reális képet alkothatnak saját szervezetük fejlesztendő pontjairól, digitális érettségéről, és ennek fényében tudják rangsorolni a stratégiai víziójuk eléréséhez szükséges lépéseket. A közösen kialakított, automatizált kontrollok pontosan azt ellenőrzik majd, amire a szervezet vezetőinek szükségük van.
Portfóliónk minőségi tartalmat jelent minden olvasó számára. Egyedülálló elérést, országos lefedettséget és változatos megjelenési lehetőséget biztosít. Folyamatosan keressük az új irányokat és fejlődési lehetőségeket. Ez jövőnk záloga.